Е. Добронравова - Настольная книга бизнес-администратора

Только ясно представляя себе особенности лидерского типа управления и требования, предъявляемые к нему современным бизнесом, можно вести отбор и оценку кандидатов на руководящие должности. Но для этого необходимо также знание отношения работников управления к лидерству и администрированию. Дело в том, что лидерство – это удел далеко не любого руководителя: оно трудно по реализации. Административное управление проще, стандартнее и, самое главное, предпочтительнее из-за бесконтрольности и доступа к доходам предприятия, оно психологически комфортней для людей с низкими духовными и интеллектуальными притязаниями.

Эффективное управление рабочим временем – залог успеха любого руководителя. Это возможно при развитом чувстве времени. Под этим понятием подразумевается внутренний голос, который может подсказать, сколько ехать от дома до офиса, сколько потребуется времени на подготовку отчета о выполненном проекте, какое количество шагов нужно сделать, чтобы точно по времени зайти в зал совещаний, который сейчас час. Зачастую эту способность чувствовать время называют «внутренними часами».

Многие заменяют чувство времени сознательным расчетом. Но управление временем – это не простой подсчет количества затраченных часов. Некоторые раскладывают цепь событий на звенья и фиксируют длительность каждого звена. Затем плюсуют и получают продолжительность события. Этот подход умозрителен, а чувствовать время можно только телом, практически на рефлекторном уровне. Задайте себе вопрос, сколько времени вам потребуется на выполнение того или иного задания, и постарайтесь определить, откуда вы получаете ответ.

Управление временем требует от человека составления реального плана, который воплощается. Но необходим инструмент для успешного планирования, а не убежденность в том, что планируй не планируй – все равно будет по-другому. И основная причина заблуждений – слабое чувство времени. Погрешность внутренних часов человека мала, она позволяет точнее распланировать свой день. Но и погрешности суммируются. И чем больше дел вы неверно оценили по их продолжительности, тем дальше ваш общий план от реальности и ближе к невыполнимости. Во время реализации все пойдет не так, как хотелось: «Хотели как лучше, а получилось…». Вы вынуждены признать – никто, кроме вас, в невыполнении плана не виноват.

Чувство времени есть у любого нормального человека. Отличия лишь в точности определения времени. Свои внутренние часы мы вырабатывали с детства. Именно тогда наше чувство времени давало большие погрешности. В детском возрасте нас не интересовало управление временем. Взрослея, мы уже четко знали, что урок длится 45 минут, перемена – 10 минут. И сейчас каждый из нас может сказать, сколько времени займет то или иное действие, особенно если мы выполняли его уже неоднократно. Только у одних оно работает с точностью до минуты, а у других разлажено – плюс-минус полчаса.

Чувство времени имеет большое значение для успешной работы и вообще для жизни человека. Давайте посмотрим, где именно оно применимо и какое положение занимает по отношению к другим компонентам управления временем.

Чувство времени можно определить как физическое ощущение его движения. Восприятие телом, а не умом. И это очень важно, особенно для руководителя. Потому что телесное восприятие – функция, не требующая вмешательства сознания. Следовательно, оно дает возможность разгрузить мозг для любой другой деятельности. Это очень важное отличие – чувствовать время, а не считать в голове, сколько займет та или иная работа.

Управление временем включает в себя такой элемент, как планирование деятельности, в котором большое значение имеет чувство времени. Многие из нас составляют план на день, однако далеко не всем удается сделать все и по планируемому графику. И дело не в том, что мы не умеем планировать. Планировать умеем: расписываем задачи на день, отмечаем, сколько надо времени для выполнения каждой задачи, ставим приоритеты. И, несмотря на это, выполнение планов почему-то срывается.

Важным моментом в системе планирования рабочего времени является контроль за правильным использованием этого времени. В процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью руководитель лучше узнает свою работу, требуемые ресурсы и возможности сотрудничества; получает апробированные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени. В конечном итоге руководитель познает самого себя, что помогает не просто работать, а самосовершенствоваться для достижения высоких результатов.

Нередко проблемы в организации времени связаны с неправильным планированием. При неправильном планировании можно потратить целые месяцы, а то и годы своей драгоценной жизни в дороге по ложному пути.

При планировании рабочего дня необходимо придерживаться принципа «Работа подчиняется мне, а не я – работе»! Для эффективной организации рабочего времени руководителя предлагаем золотые правила, следуя которым вы добьетесь высоких результатов.

Правило № 1. Главные задачи выполняйте рано утром.

«Кто рано встает, тому бог подает». Многие переносят большой стресс, когда уже в начале рабочего дня все планы нарушаются из-за непредвиденных обстоятельств: нагромождения незапланированных разговоров, важных непрошенных гостей, с которыми срочно надо решить вопросы, телефонных звонков и многое другое, что напрочь перечеркивает все самые хорошие задумки. Однако то, что выполнено заранее (например, перед такими повседневными делами, как разговоры по телефону, совещания, ответы на деловые письма), непременно создаст ощущение истинного успеха; результат ранней работы уже никто не сможет у вас отнять или испортить. Секрет успеха многих руководителей заключается в том, что они еще ранним утром, находясь дома или на рабочем месте, непосредственно перед началом рабочего дня успевают выполнить то или иное важное дело или по крайней мере начать его. Такое решающее опережение в любом случае окупается.

Правило № 2. Выполняйте задания в порядке приоритета.

Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию, так как во входящей деловой почте редко речь идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно. Широко распространенной ошибкой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках очень мало времени. Чтобы как-то удлинить свой рабочий день, в случае крайней необходимости некоторые прихватывают еще и часть, а то и полностью ночь. Надо помнить, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, чего мы не успели сделать. Нас угнетает сознание того, что мы не успели закончить всю необходимую работу. Возможность справиться с потоком рутинных дел, договоренностей, деловых встреч – это четко установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Практики рекомендуют воспользоваться АБВ-анализом в выстраивании приоритетности дел: приоритет А говорит о необходимости срочного выполнения определенной группы дел, приоритет В – о возможности отложить дела на некоторое время. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. В первую очередь целесообразно браться за то дело, которому отводится приоритет А.