Е. Добронравова - Настольная книга бизнес-администратора

Правило № 3. По возможности выполняйте только самые важные дела .

В. Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность. Необходимо контролировать намеченные сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности зачастую 80 % решений принимаются за 20 % времени. Главная трудность заключается в том, чтобы выявить те 20 %, от которых и будет зависеть успех дела. Кроме того, составляя план рабочего дня, необходимо учитывать, что планировать нужно не более 60 % вашего времени, а 40 % – это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

Правило № 4. Используйте делегирование .

Деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам – это непозволительная роскошь. Те функции, выполнение которых в состоянии взять на себя другие, непременно должны выполняться именно ими. Если у вас совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует срочно заняться их набором с соответствующей подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющихся сотрудников. Так как делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее всего длительное время пользоваться платными услугами сторонних организаций, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм, оказывающих необходимые услуги.

Правило № 5. Небольшие однородные задачи и дела группируйте и выполняйте сериями .

Рутину и мелочи необходимо объединять однородные задачи в рабочие блоки. Человеку, который умеет сосредоточиться на одном деле, намного проще сделать всю необходимую работу, чем тому, кто постоянно отвлекается. Из-за таких перерывов человеку требуется больше времени и усилий для концентрации на определенном занятии и подготовки к очередному погружению в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему и сходных по характеру работ (например, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками, телефонные разговоры, ответы на корреспонденцию) в рабочие блоки по 30 минут или более (блок должен длиться не более часа), то экономия времени окажется существенной.

Правило № 6. Выкраивайте спокойный для себя час (неприемный час) .

На практике хорошо зарекомендовало себя ежедневное планирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время для концентрации. Этот час обязательно нужно занести в план, что существенно повысит производительность вашего труда. Для выполнения чрезвычайно важных заданий и тех дел, которые не требуют сиюминутного решения, но занимают большой объем времени для подготовки, необходимо иметь возможность работать спокойно, без отвлечений. Для руководителя недопустимо, чтобы двери рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того, невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т. д. Поэтому необходимо планировать время для личных неприемных часов. Для этого нужно переключить телефон на секретаря, помощника или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, достигнуть наивысшей работоспособности и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно ответить и позднее.

Правило № 7. Устанавливайте жесткий регламент на переговорах.

Определяйте временные затраты для выполнения определенных задач. Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Очень часто деловые люди жалуются на слишком затяжные и нерезультативные переговоры. Обсуждать следует все самое необходимое, но не более часа. Этого времени вполне достаточно для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Кстати, о назначении времени переговоров. Лучше всего встречу планировать на 11 часов утра, тогда есть гарантия, что она непременно закончится к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом, нежели вы бы назначили на час раньше или позже обеда. Время – деньги, и если последние постоянно считают, то временные затраты, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, крайне редко кто учитывает.

Правило № 8. Выполняйте большие задания небольшими частями.

Из-за того что результат отдален по времени, людям свойственно уклоняться от крупных и сложных заданий или затягивать с их выполнением, проще говоря, откладывать их в долгий ящик. Цели и проекты при планировании времени руководителя тоже следует разбивать на небольшие блоки и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по полтора-два часа. Это надо выполнять систематически, иначе можно и не справиться в установленный срок. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение других оставшихся задач.

Правило № 9. Устанавливайте для себя сроки выполнения дел категории «А».

Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. В каждой организации, подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к отклонению запланированных важных дел. Стоит ли делать это, решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств. Ограждать себя от такого рода моментов можно и нужно. Если же заранее в рабочем календаре забронировать определенные временные блоки для выполнения своих начинаний и воспринимать их, как заранее запланированные совещания или деловые встречи, к тому же выделить их тем же цветным маркером, который вы используете для обозначения всех своих важных дел, то это выработает определенный психологический настрой на обязательность их выполнения. Когда вы станете в дальнейшем заносить в календарь сроки новых переговоров, совещаний, то встретите свою прежнюю запись и будете вынуждены перенести намечаемое мероприятие на другой срок.

Правило № 10. Обязательно согласовывать план дня с секретарем .

Для того чтобы создать лучшие условия для своей работы, необходимо согласовать свои планы на день и приоритеты с секретарем. Он будет в курсе ваших дел и поможет оптимально распланировать день. Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой – снижает как минимум наполовину.

Правило № 11. Учитывайте в рабочих планах перепады своей работоспособности.