Коллектив авторов - Управление проектами

При организации работы над проектом необходимо решить две главные задачи:

– формирование команды проекта;

– организация эффективной работы команды.

В зависимости от специфики, размера и типа проекта в его реализации могут принимать участие от одной до нескольких десятков (иногда сотен) организаций и отдельных специалистов. У каждой из них свои функции, степень участия в проекте и мера ответственности за его реализацию. Специалистов и организации, в зависимости от выполняемых ими функций, принято объединять в совершенно конкретные группы (категории) участников проекта, в состав которых входят: заказчики, инвесторы, проектировщики, поставщики ресурсов, подрядчики, консультанты, лицензиары, финансовые институты – банки и, наконец, команды проекта, возглавляемые руководителем проекта – менеджером проекта (в терминологии, принятой на Западе, – проект-менеджера), а также, в зависимости от специфики проекта, другие участники.

Следует отметить, что участники проекта – категория более широкая, чем команда проекта.

Команда проекта – одно из главных понятий управления проектами. Это группа сотрудников, непосредственно работающих над осуществлением проекта и подчиненных руководителю последнего; основной элемент его структуры, так как именно команда проекта обеспечивает реализацию его замысла. Эта группа создается на период реализации проекта, а после его завершения распускается.

Очевидно, что количество людей в команде определяется объемом работ, предусмотренным проектом. Как правило, лидеры (менеджеры) функционально и (или) предметно ориентированных групп специалистов и составляют команду управления проектом. Лидеры групп – это руководители, координаторы усилий всех членов группы; члены группы – непосредственные исполнители, которые имеют возможность сосредоточиваться на конкретной работе. При необходимости некоторые роли членов команды могут совмещаться.

Основными характеристиками команды являются:

• состав;

• структура;

• групповые процессы.

Состав – совокупность характеристик членов команды, важных для анализа ее как единого целого. Например, численность, возрастной, половой состав и т. д.

Структура рассматривается с точки зрения функций, выполняемых отдельными членами команды, а также с точки зрения межличностных отношений в ней. Выделяют структуры предпочтений, власти и коммуникаций.

К групповым процессам относятся такие показатели динамики, как процесс развития, сплочения группы, процесс группового давления, выработки решений.

Совокупность показателей, определяющих положение человека в команде, включает:

• систему групповых ожиданий;

• систему статусов и ролей членов группы.

По отношению к каждому члену у группы есть система ожиданий в отношении его поведения. Поведение, соответствующее групповым нормам и правилам, поощряется, несоответствующее – наказывается.

Статусно-ролевые отношения отражают систему взаимосвязей, складывающихся в группе. Каждый человек занимает определенное положение в группе: по вертикали – руководство и подчинение, по горизонтали – сотрудничество. Это отражается на статусе каждого члена. Статус реализуется через систему ролей, то есть функций, выполняемых человеком в соответствии с его положением в группе.

Чем отличается менеджер – управляющий проектом от технического исполнителя? Задача управляющего – это эффективное кадровое обеспечение (надлежащее управление людьми). Одна из причин провалов в бизнесе – это неспособность отыскать толковых управляющих. Инженеры в основном ориентированы на предмет, а не на человека? Они, скорее, интроверты, а не экстраверты, сосредоточены на своем внутреннем мире концепций и идей, а не на внешнем мире. Поэтому с людьми они часто обращаются как с неодушевленными предметами, а не как с людьми, жалуясь, что люди нерациональны, нелогичны и не поддаются математическому анализу.

Стиль управления, подходящий команде, зависит от этапа развития команды:

– на этапе формирования – это директивный стиль управления;

– на этапе приспособления – стиль влияния;

– на этапе нормализации – участвующий стиль;

– на этапе выполнения работ – передача полномочий.

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

• планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки);

• сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта;

• отчетность о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование;

• документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.

План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя:

• план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения; план распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки; детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения;

• план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций;

• методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.

План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:

• внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т. д.);

• формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);

• письменные и устные;

• вертикальные и горизонтальные.

Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных программных средств.