Дмитрий Сидоров - Розничные сети. Секреты эффективности и типичные ошибки при работе с ними

6.4. Обращение к работникам других структурных подразделений может быть как в письменной, так и в устной форме. Повторное обращение по одному и тому же вопросу в случае его неисполнения, а также взаимодействие по всем возникающим разногласиям допускаются только в письменной форме.

6.5. При обращении в устной либо письменной форме к работникам других структурных подразделений работники департамента маркетинга должны поддерживать существующую иерархию должностей (обращение к вышестоящим должностным лицам департамента маркетинга и департамента продаж и других структурных подразделений осуществляется посредством составления служебной записки на имя своего непосредственного руководителя).

6.6. При обращении в устной либо письменной форме к сотрудникам департамента маркетинга сотрудников других структурных подразделений представители департамента маркетинга обязаны отреагировать в пределах своей компетенции в течение 3 (Трех) рабочих дней со дня обращения в форме, аналогичной форме обращения, либо в письменной форме.

6.7. При территориальной удаленности (филиалы, служебные командировки и пр.) допускается осуществление документооборота, планирования, учета и текущей отчетности, а также ведение деловой переписки посредством почты, в том числе электронной, и факсимильного аппарата. Срок хранения деловой переписки составляет 1 (Один) год, если иные сроки не установлены действующим законодательством РФ.

6.8. Основные взаимосвязи департамента маркетинга и других отделов могут быть представлены следующим образом.

6.8.1. Отдел бухгалтерского учета, отчетности и налогообложения:

• передает департаменту маркетинга бухгалтерские данные о движении, реализации, запасах продукции; информацию об итогах инвентаризации материально-технических ресурсов; нормативы на представительские, командировочные и рекламные расходы;

• получает от департамента маркетинга отчеты о затратах, произведенных на маркетинговые исследования; расчеты затрат на послепродажное обслуживание продукции; сведения о ценах на материально-технические средства у поставщиков, тарифах на услуги по перевозке, проведению рекламных мероприятий.

6.8.2. Контрольно-кассовая служба:

• передает информацию о наличных средствах, поступивших в кассу на маркетинговые нужды; информацию о выдаче наличных средств из кассы на маркетинговые нужды;

• получает информацию о контрагентах, внесших наличные средства в кассу на маркетинговые нужды; о выдаче наличных средств из кассы другим подразделениям фирмы.

6.8.3. Финансово-экономическая группа:

• передает согласованные сметы расходов на формирование спроса и стимулирование сбыта с приложением финансовых обоснований; анализ затрат, произведенных за месяц (квартал, год); сведения о кредиторской и дебиторской задолженности; планы продаж на месяц, квартал и год, информацию об ожидаемой маржинальной доходности по фирме; о поступлениях денежных или материальных средств от поставщиков продукции по договорам поставки, дистрибьюторским соглашениям, договорам оказания услуг и маркетинговым договорам; схемы оптимизации бизнес-процессов фирмы, касающихся деятельности департамента маркетинга;

• получает обобщенные данные о спросе на реализуемую продукцию; все необходимые данные о финансовых расходах на маркетинговые и промомероприятия, издательскую и рекламную деятельность; полный пакет сопроводительных документов на доходно-расходную часть бюджета (гарантийные письма, копии договоров, счета, копии расходных и приходных накладных, платежных поручений и т. д.) и порядок, формы и сроки их возмещения; маркетинговые планы поступления и расходования денежных средств; сметы расходов на формирование спроса и стимулирование сбыта, проведение рекламных кампаний, участие в выставках, ярмарках, выставках-продажах; сведения о конкурентной среде по вопросам ценовой политики, объемов оборота, конкурентоспособности, скорости реализации продукции; сведения об условиях работы с клиентами и поставщиками, касающимися деятельности департамента маркетинга (данные по ретро-бонусам, бонусам, необходимым видам перечислений и т. д.).

6.8.4. Департамент материально-технического и документационно-разрешительного обеспечения и безопасности:

• передает оперативные, месячные, квартальные и годовые планы-графики транспортных перевозок продукции, а также материально-технических ресурсов от поставщиков; оперативную информацию о движении транспортных средств по маршруту; расчеты транспортных затрат на доставку;

• получает предложения по изменению текущего маршрута следования транспортного средства; предложения по изменению текущего графика выгрузки продукции у клиента; сведения о пожеланиях покупателей и поставщиков относительно изменений графиков поставки и отгрузки; заявки на выделение транспортных средств для перевозки продукции, рекламных материалов, оборудования для участия в выставках, ярмарках; данные о разработке новых видов погрузочно-разгрузочных средств, внедрение которых позволит сократить простои под загрузкой и выгрузкой транспортных средств.

6.8.5. Департамент по организации и обслуживанию клиентов:

• передает информацию о маршрутах движения транспортных средств фирмы; данные о товарах с истекающим сроком годности; информацию о получении товара в виде бонусных поставок, рекламной продукции, товаров для презентаций, выставочных стендов и т. д.;

• получает предложения по изменению маршрутов доставки продукции; информацию о предполагаемом поступлении образцов продукции для презентаций, выставок и т. д.; информацию о предполагаемом поступлении образцов рекламной продукции; информацию и документацию на отгрузку рекламной и презентационной продукции; сведения о пожеланиях покупателей и поставщиков относительно изменений графиков поставки и отгрузки; данные о разработке новых видов погрузочно-разгрузочных средств, внедрение которых позволит сократить простои под загрузкой и выгрузкой транспортных средств; предложения по изменению графиков погрузки и выгрузки товара.

6.8.6. Группа ИТ-обеспечения:

• передает инструкции и консультации о порядке работы с программным обеспечением, Интернетом, электронной почтой; исправленные пакеты документов; необходимое программное обеспечение и оборудование, в том числе средства телефонизации и оргтехнику для обеспечения бесперебойной работы департамента маркетинга; расходные материалы к оргтехнике, установленной в департаменте маркетинга; информацию об ожидаемых перерывах в работе информационных систем и программного обеспечения; а также осуществляет установку на каждом рабочем месте необходимого пакета прикладных программ, антивирусной защиты, обеспечивает доступ в локальную сеть фирмы и программу 1С; настройку программ и приложений, необходимых для выполнения своих задач каждым сотрудником департамента маркетинга на своем рабочем месте;