Дмитрий Сидоров - Розничные сети. Секреты эффективности и типичные ошибки при работе с ними

3.2. В структуру департамента продаж входят следующие подразделения:

• отдел дистрибуции;

• отдел по работе с ключевыми клиентами;

• отдел приема и обработки заказов.

3.3. В состав департамента продаж могут входить отделы, группы и службы, специализирующиеся по направлениям деятельности.

3.4. Отделы дистрибуции, по работе с ключевыми клиентами, приема и обработки заказов возглавляют их руководители, которые подчиняются непосредственно директору департамента продаж.

3.5. Должностные обязанности и квалифицированные требования к работникам Департамента продаж определяются их должностными инструкциями.

3.6. Порядок замещения директора департамента продаж в его отсутствие, а также лицо, временно исполняющее его обязанности, определяется директором департамента продаж по согласованию с заместителем генерального директора по коммерческим вопросам и назначается приказом генерального директора.

3.7. Штатная численность департамента продаж.

Отдел дистрибуции.

Руководитель отдела дистрибуции – 1 чел.

Руководитель группы торговых представителей – 6 чел.

Торговый представитель – 37 чел.

Отдел по работе с ключевыми клиентами.

Руководитель отдела по работе с ключевыми клиентами – 1 чел.

Руководитель группы по работе с ключевыми клиентами – 4 чел.

Менеджер по работе с ключевыми клиентами – 9 чел.

Отдел приема и обработки заказов.

Руководитель отдела по приему и обработки заказов – 1 чел.

Старший менеджер – 3 чел.

Менеджер – 6 чел.

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ДЕПАРТАМЕНТА ПРОДАЖ.

4.1. Департамент продаж имеет право:

• давать структурным подразделениям и отдельным специалистам указания по вопросам, входящим в компетенцию департамента продаж;

• требовать и получать от других структурных подразделений компании необходимые документы, материалы и информацию по вопросам, входящим в компетенцию департамента продаж;

• представительствовать от имени компании по вопросам, относящимся к компетенции департамента продаж;

• давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию департамента продаж;

• требовать устранения нарушений, выявленных в процессе своей деятельности;

• давать руководителям и работникам структурных подразделений рекомендации по совершенствованию производственно-сбытовой деятельности, продвижению продукции на рынке, разработке и реализации коммерческих проектов и повышению их эффективности;

• давать поручения и разъяснения руководителям и работникам структурных подразделений по вопросам, входящим в компетенцию департамента продаж;

• определять приоритетные направления развития каналов сбыта продукции и совершенствования технологии продаж;

• принимать работников, иных физических и юридических лиц по вопросам, входящим в компетенцию департамента продаж, и вести с ними деловую переписку;

• требовать устранения нарушений, выявленных в процессе своей деятельности;

• указания департамента продаж в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями департамента.

4.2. Департамент продаж обязан:

• соблюдать при осуществлении своей деятельности требования действующего законодательства РФ и локальных актов;

• руководствоваться в своей деятельности утвержденным планом продаж;

• рационально использовать предоставленные и имеющиеся ресурсы и полномочия;

• формировать и поддерживать в рабочем состоянии представляющие коммерческий интерес для компании деловые контакты и связи, связанные с реализацией и продвижением продукции;

• предоставлять сведения и материалы, необходимые для стратегического планирования деятельности компании и ее рыночной ориентации, а также установленную отчетность о своей деятельности и достигнутых результатах;

• информировать руководство компании о наступлении или угрозе наступления обстоятельств, влекущих негативные последствия;

• участвовать в разработке мер по совершенствованию существующих бизнес-процессов;

• обеспечивать сохранность вверенных документов и ценностей и их возврат, если иное не предусмотрено действующим законодательством РФ, локальными нормативными актами либо сторонами.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ДЕПАРТАМЕНТА ПРОДАЖ.

5.1. Департамента продаж (в лице своих работников и в пределах их компетенции) согласно настоящему Положению несет ответственность за:

• надлежащее и своевременное выполнение департаментом продаж своих функциональных обязанностей, состояние и ведение документооборота, учета и отчетности;

• соблюдение законности и требований, установленных действующим законодательством РФ в сфере организации торговли, а также локальными актами, регламентирующими деятельность департамента продаж;

• заключение договоров продажи продукции, маркетинговых договоров, договоров других услуг с клиентами;

• организацию своевременного и качественного приема заказов;

• контроль выполнения условий договоров клиентами;

• превышение дебиторской задолженностью установленных нормативов;

• необоснованное невыполнение плана продаж;

• нарушение внутреннего распорядка работы фирмы;

• несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины работниками подчиненных служб;

• необеспечение контроля организации внутрифирменных процессов в соответствии с данным Положением, с Положениями о структурных подразделениях, входящих в департамент продаж, должностными инструкциями руководителей данных подразделений, регламентами проведения работ;

• необеспечение контроля движения информации, документов и материальных ценностей;

• отсутствие контроля выполнения приказов и распоряжений генерального директора, распоряжений коммерческого директора и других нормативных актов;

• несоблюдение бюджета затрат по структурным подразделениям, входящим в департамент продаж;

• несвоевременное и недостоверное предоставление информации и документов по вопросам, входящим в компетенцию департамента продаж;

• составление, утверждение и представление достоверной информации о деятельности департамента продаж;

• разглашение сведений о принятых планах, заключаемых сделках, утрате, порче документов и имущества, иной вред, причиненный в процессе своей деятельности фирме и ее работникам.

6. ВНУТРЕННИЕ И ВНЕШНИЕ КОММУНИКАЦИИ ДЕПАРТАМЕНТА ПРОДАЖ (СХЕМА ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ).

6.1. Распоряжения директора департамента продаж могут быть доведены до работников департамента продаж, находящихся в его непосредственном подчинении, как в устной, так и в письменной форме. Распоряжения должны быть ясными, исключающими двойственность их толкования, соответствовать компетенции (должностным обязанностям и полномочиям) линейного руководителя и содержать информацию о сроках их исполнения.