Дмитрий Сидоров - Розничные сети. Секреты эффективности и типичные ошибки при работе с ними

1.2. Решение о создании и ликвидации департамента продаж принимается приказом генерального директора.

1.3. Департамент продаж подчиняется непосредственно заместителю генерального директора по коммерческим вопросам.

1.4. Департамент продаж возглавляет директор, назначаемый на должность генеральным директором.

1.5. В своей деятельности департамент продаж руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, в том числе в сфере предпринимательской деятельности и договорного права, оптовой и розничной торговли, рекламы, форм и правил расчетов с покупателями, настоящим Положением, приказами генерального директора, распоряжениями заместителя генерального директора по коммерческим вопросам и иными локальными нормативными актами.

1.6. Департамент продаж осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями, иными физическими и юридическими лицами.

1.7. Директору департамента продаж непосредственно подчиняются начальник отдела по работе с ключевыми клиентами, начальник отдела дистрибуции, начальник отдела приема и обработки заказов.

1.8. Настоящее Положение может быть изменено или дополнено приказом генерального директора.

2. ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ДЕПАРТАМЕНТА ПРОДАЖ.

2.1. Целями департамента продаж являются:

• организация работы системы продаж, направленная на обеспечение планируемых объемов продаж;

• максимальный охват рынка сбыта продукции;

• продвижение товара по всем каналам сбыта.

2.2. Основными задачами департамента продаж являются:

• выполнение плановых показателей по продажам;

• расширение региональных продаж продукции клиентам, работающим с розничным сегментом рынка;

• расширение зон территориальной дистрибуции;

• участие в определении ассортиментной политики;

• текущее отслеживание дебиторской задолженности и составление актов сверки платежей;

• согласование маркетинговых программ, договоров услуг и маркетинга с клиентами, а также согласование их с юридическими, организационными, финансовыми и маркетинговыми службами;

• продвижение и позиционирование основных видов продукции и брендов по всем каналам сбыта;

• разработка и освоение новых каналов сбыта;

• обеспечение продаж всем необходимым комплектом документов;

• разработка и расширение субдистрибьюторских программ;

• сбор, обработка, обобщение информации о рынке (цены, продукция, конкуренция);

• разработка и выполнение регламента работы с клиентами;

• обеспечение наличия необходимых документов по отгрузке продукции в бухгалтерии и в торговых точках;

• обеспечение бесперебойности приема заказов;

• прием и обработка заказов, согласование графиков доставок продукции клиентам;

• согласование и осуществление поставок продукции под заказ;

• выписка документов и обслуживание клиентов, получающих продукцию самовывозом.

2.3. Для эффективного достижения целей и решения своих задач департамент продаж осуществляет следующие функции:

• проведение переговоров и заключение договоров с клиентами на поставку продукции и услуг, рекламную продукцию, материальные ценности;

• участие в планировании продаж и реализации продукции;

• сбор, прием и обработка заказов;

• получение и контроль возврата денежных средств за реализованную продукцию;

• составление и подписание актов сверки взаиморасчетов;

• разработка и реализация мер по снижению затрат, связанных с технологическим обеспечением продаж, формирование системы экономического стимулирования сбыта;

• своевременное оповещение клиентов об изменении отпускных цен на продукцию;

• составление и согласование графиков поставок продукции клиентам;

• оформление и подбор необходимой документации;

• контроль выполнения заказов;

• представление всех видов продукции покупателям;

• обеспечение клиентов необходимыми рекламными материалами;

• выполнение планов продаж;

• формирование и проведение различных мотивационных программ;

• анализ предложений, в том числе включающих ретро-бонусы, в установленном порядке (в пределах установленных норм), в соответствии с технологией их учета департаментом маркетинга и финансово-экономической группой;

• согласование с департаментом маркетинга работы мерчендайзеров, контроль их работы в торговых точках, экономический анализ их деятельности;

• составление, ведение и предоставление необходимых видов отчетов;

• рассмотрение претензий покупателей на оказываемые услуги;

• оформление возвратов продукции от клиентов;

• согласование с покупателем условий работы и поставки продукции;

• сбор и обработка необходимых документов от клиентов;

• предоставление клиенту необходимого пакета услуг и цен согласно ценовым соглашениям с производителями продукции;

• разработка и внедрение комплекса мер, направленных на уменьшение возвратов продукции от клиентов;

• организация различных промоакций по продвижению продукции во всех сегментах рынка, с одобрения их проведения департаментом маркетинга, обеспечение должного уровня, контроль и оформление этих акций с последующим анализом экономического эффекта от каждого осуществленного мероприятия;

• ведение переговоров и продвижение продукции через каналы субдистрибуции, оптовые компании, рынки, региональные сети и фирмы, бартерные схемы;

• обучение персонала, обеспечение кадрового резерва;

• своевременное составление финансовых документов, планов, отчетов, информационно-аналитических материалов о выполнении планов по сбыту продукции, финансово-хозяйственной деятельности и региональной торговле;

• изучение перспективного и текущего спроса на продукцию и требований к ее качеству;

• подготовка материалов для юридической службы для подачи исковых заявлений в арбитражный суд;

• предъявление через юридическую службу претензий, штрафных санкций, судебных исков к покупателям за нарушение условий заключенных договоров, установленного порядка размещения заказов;

• рассмотрение претензий клиентов на поставленную продукцию и доведение этой информации до руководителя отдела закупок;

• составление отчетов о количестве поступивших и удовлетворенных претензий с указанием, на какую сумму, по каким причинам и чьей вине поступили претензии.

3. СТРУКТУРА И СОСТАВ ДЕПАРТАМЕНТА ПРОДАЖ.

3.1. Структуру и штатную численность департамента продаж утверждает и изменяет генеральный директор по представлению заместителя генерального директора по коммерческим вопросам, с учетом предложений директора департамента продаж, объема и сложности решаемых задач.