Юрий Михайлов - Связи с общественностью по-русски

1) административная группа (4 чел.):

• помощник начальника отдела – менеджер по развитию и кадрам;

• специалист (инженер) по информационным технологиям;

• оператор ПК;

• курьер.

2) исследовательско-аналитическая группа (4-6 чел.):

• менеджер по исследованиям и аналитике;

• специалист-исследователь (2-3);

• специалист-аналитик (1-2).

3) творческая группа (4-6 чел.):

• менеджер по креативу;

• текстрайтер (2-3);

• бильд-редактор (1-2).

4) производственная группа (5 чел.):

• менеджер-координатор;

• менеджер по работе с заказчиками;

• менеджер по обеспечению;

• менеджер по работе со СМИ;

• менеджер по производству.

5) группа специальных проектов и внутрикорпоративного PR (8-10 чел.):

• менеджер-консультант;

• менеджеры специальных проектов (1-2);

• пресс-атташе;

• редактор внутреннего издания;

• контент-менеджер корпоративного сайта;

• спичрайтер;

• фотограф-видеооператор;

• web-мастер;

• верстальщик.

В данном параграфе речь пойдет не только о развернутой схеме организации работы отдела по связям с общественностью, но и о наиболее важных организационных особенностях деятельности его внутренних подразделений (групп). Начнем же мы с рассмотрения развернутой организационной схемы деятельности отдела по связям с общественностью.

Руководство повседневной деятельностью отдела по связям с общественностью осуществляет его начальник. Он, в свою очередь, подчиняется или непосредственно руководителю предприятия (директору), или его заместителю по маркетингу (одному из заместителей директора, курирующему вопросы связей с общественностью).

Полученные от руководства предприятия указания и распоряжения по вопросам связей с общественностью начальник отдела принимает к исполнению. После выработки и утверждения соответствующего управленческого решения начальник отдела организует работу своих подчиненных таким образом, чтобы обеспечить своевременное, полное и качественное выполнение задания. Общий порядок работы начальника отдела по связям с общественностью предполагает:

1) получение указания (распоряжения) и его уяснение;

2) выработку решения о порядке выполнения задания;

3) доклад и утверждение решения руководством предприятия (в решении отражаются сроки, средства и методы выполнения задания, а также то, какие ресурсы – персонал, техника, информация и т. п. – должны быть привлечены для его выполнения);

4) распределение обязанностей между исполнителями, выра ботку и утверждение плана работы;

5) организацию взаимодействия, управления и обеспечения в процессе работы отдела;

6) приемку результатов работы, их оценку и доклад руковод ству предприятия о выполнении задачи.

Основным организационным документом на период выполнения задания является план работы (план PR-кампании или отдель- ного мероприятия), в котором отражаются:

1) перечень действий;

2) сроки их выполнения;

3) сведения об ответственных исполнителях;

4) сведения о привлекаемых ресурсах;

5) порядок осуществления контроля (кто и как осуществляет соответствующие меры);

6) содержание основных мер обеспечения и взаимодействия;

7) учет результатов проделанной работы.

Отметим, что в выработке плана, как правило, участвуют все руководители внутренних подразделений отдела. Рассмотрим далее то, как осуществляют свою деятельность внутренние подразделения отдела в процессе выполнения задания (уточним, что в данном случае под заданием подразумевается осуществление мероприятий в рамках т. н. «внешнего», т. е. некорпоративного PR).

Как правило, первыми в работу – еще до утверждения плана – включаются сотрудники исследовательско-аналитической группы. На начальном этапе работы они, как правило, проводят комплексное (выборочное) исследование, по итогам которого определяются:

• целевая аудитория, на которую предполагается оказать PR-воздействие;

• информационные каналы PR-воздействия (конкретные СМИ);

• основные инструменты PR-воздействия.

Выполнение данной работы возлагается непосредственно на специалистов группы – исследователей. Результаты работы группы – в форме отчета с конкретными рекомендациями – менеджер по исследованиям и аналитике представляет начальнику отдела.

Начальник отдела изучает результаты исследования вместе с менеджером по креативу (руководителем творческой группы) и менеджером-координатором (руководителем группы обеспечения и производства). По результатам изучения менеджер по креативу представляет начальнику отдела предложения относительно разработки конкретных информационных материалов и подготовки специальных мероприятий (акций) с привлечением представителей СМИ или основанных на собственных возможностях предприятия по информированию общественности (в том числе через внутреннее издание, интернет-сайт, при помощи распространения специальных информационных материалов и т. п.).

В свою очередь, менеджер-координатор представляет начальнику отдела свои предложения по порядку распространения информационных материалов (включая вопросы взаимодействия с конкретными СМИ, издательскими предприятиями и пр.), в том числе и в ходе специальных мероприятий. Получив от начальника отдела «добро» на выполнение, руководители внутренних подразделений организуют соответствующим образом работу подчиненных.

Техническое обеспечение работы осуществляют оператор ПК и курьер. Готовые проекты (образцы) информационных материалов, а также частные планы проведения отдельных PR-мероприятий руководители групп представляют начальнику отдела. Последний, в свою очередь, оценивает их качество, после чего представляет материалы и планы для утверждения руководству предприятия. Утвержденные для распространения (опубликования) информационные материалы передаются представителям СМИ (в необходимых случаях – на издательские предприятия для тиражирования).