Юрий Михайлов - Связи с общественностью по-русски

7 . Органиграмма (структура компании).

8 . Буклет (проспект, брошюра) о деятельности компании.

9 . Имиджевые фото.

10 . Видеопрезентация компании (на CD или DVD).

Рис. 3.3* (* Рекомендуемый объем -10-15 страниц формата А4, 2-3 имиджевых фотографии, 5-минутная электронная презентация компании на CD (DVD))

Осуществление аналитической функции предполагает решение отделом следующих основных задач:

1) управление аналитическим процессом (см. выше);

2) установление и поддержание деловых отношений с источ никами информации: СМИ, информационными, рекламными, консалтинговыми агентствами, агенствами по связям с общественностью, издательствами, экономическими, властными и общественными структурами, партиями и движениями, а также с людьми и организациями, располагающими требуемыми сведениями, иными источниками информации;

3) сбор, хранение и обработка (учет, систематизация, изучение и оценка) аналитической информации;

4) подготовка и представление аналитического отчета.

Осуществление производственной функции предполагает решение отделом следующих основных задач:

1) управление производственным процессом (см. выше);

2) обеспечение производственного процесса;

3) установление и поддержание деловых отношений с изгото вителями носителей PR-продукции: типографиями, студиями компьютерной графики, съемочными группами, студиями звукозаписи и т.п.;

4) отправка оригинальной и приемка тиражной PR-продук ции. Осуществление внутрикорпоративной функции предполагает решение отделом следующих основных задач:

1) изучение настроений и мнений работников предприятия;

2) разработка рекомендаций для руководства предприятия;

3) разработка PR-материалов;

4) распространение PR-материалов (через внутреннее издание, внутреннюю информационную сеть и т.п.);

5) реализация (подготовка, планирование, организация и про ведение) PR-мероприятий (встреч работников и руководства предприятия);

6) анализ результатов.

Отдельного рассмотрения требуют задачи, решаемые отделом по связям с общественностью в рамках организационной, коммуникационной и маркетинговой функций. Так, к основным организационным задачам отдела по связям с общественностью относятся:

1) общее управление отделом по бизнес-связям с общественно стью;

2) организация и проведение отдельных PR-мероприятий (в данном случае – нацеленных на внешнюю аудиторию);

3) организация и проведение комплексных мероприятий (PR кампаний);

4) управление внутренними связями с общественностью;

5) кризисное управление отделом.

К основным коммуникационным задачам отдела по связям с общественностью относятся:

1) общее (стратегическое) коммуникационное взаимодействие (включая личные контакты, информационный и документационный обмен) со всеми необходимыми источниками информации (см.выше);

2) текущее (оперативное) коммуникационное обеспечение ис следований;

3) текущее (оперативное) коммуникационное обеспечение творческого процесса;

4) текущее (оперативное) коммуникационное обеспечение ана лиза;

5) точечное (тактическое) коммуникационное обеспечение производственного процесса.

И, наконец, о задаче, решаемой отделом по связям с общественностью в рамках маркетинговой функции. Ее содержание логически вытекает из сущности маркетингового процесса, неотъемлемой частью которого является и бизнес-PR, а также цели, которую ставит перед собой руководство предприятия на обозримую перспективу (поскольку и эффект от бизнес-PR проявляется не сразу) – поступательное развитие, основанное на устойчивом увеличении как материального, так и паблицитного капитала.

Эту задача, которую можно обозначить как задачу высшего уровня (в отличие от задач, решаемых в рамках рассмотренных ранее функций), подразумевает создание, поддержание и укрепление положительного имиджа предприятия, его деятельности и руководства в глазах общественности. В принципе, каждый из упоминаемых здесь элементов можно рассматривать как самостоятельную задачу.* (* Однако все они настолько тесно взаимосвязаны между собой, что представляется более верным видеть в них единое целое).

Эффективность деятельности отдела по связям с общественностью во многом зависит и от того, насколько оптимальны его структура и состав. Напомним уважаемым читателям, что структуру (от лат. structura – строение, расположение, порядок) отдела по связям с общественностью образуют совокупность его внутренних подразделений (групп, а в ряде случае – отдельных сотрудников), деятельность каждого из которых сконцентрирована на самостоятельном направлении, а также организационно-информационных связей, возникающих между ними в процессе взаимодействия при осуществлении этой деятельности.

На практике структура отдела по связям с общественностью обычно выстраивается в соответствии с Функциональным принципом. Это предполагает, что, с одной стороны, каждый элемент структуры отдела самостоятельно и эффективно выполняет конкретную PR-функцию (в отдельных случаях – несколько смежных функций), а, с другой стороны, не менее эффективно взаимодействует в процессе своей деятельности с другими элементами структуры.

Исходя из содержания рассмотренных ранее функций отдела по связям с общественностью, «классический» вариант его организационной структуры может выглядеть так, как это представлено на рис. 3.4:

Рис. 3.4

В свою очередь, численный состав отдела по связям с общественностью характеризуется общим количеством работников данного подразделения, а также количественным соотношением их основных категорий – руководителей, менеджеров, специалистов и исполнителей. И при определении общего количества работников, и при выборе количественного соотношения их основных категорий следует придерживаться принципа целесообразности. Говоря иначе, работников – руководителей, менеджеров, специалистов, исполнителей – в отделе должно быть ровно столько, чтобы вся необходимая работа была выполнена ими качественно, полно и своевременно. При- ведем ниже примерный численный состав отдела по связям с общественностью, соответствующий варианту структуры, представленному выше:* (* Должностные полномочия сотрудников примерно соответствуют функциям сотрудников PR-компании (см. главу 4)).