Михаил Горностаев - Справочник торгового представителя, или Я работаю в «полях»

Я сам имел подобный опыт и мне удалось снизить задолженность с пятидесяти до 5–8 %, а через полгода объем продаж вырос на треть по отношению к стартовому.

Договором поставки называется документ, оговаривающий условия и порядок передачи поставщиком покупателю произведенного или закупленного товара для последующего использования в предпринимательской или другой, не связанной с личным потреблением деятельности. То есть договор поставки заключается только между субъектами предпринимательской деятельности, а в жизни как обычные покупатели мы используем договор купли-продажи.

В договоре поставки оговаривается порядок передачи товара от поставщика к клиенту, цена, порядок расчетов и решения споров, ответственность сторон за несоблюдение договора, форс-мажорные ситуации и прочие условия.

Договор поставки оформляется в двух экземплярах, один из которых после подписания хранится у поставщика, второй у клиента (Если свой экземпляр договора по каким-то причинам утерян, юридическую силу имеет ксерокопия, заверенная печатью другой стороны!).

При подписании договора поставщиком, как правило, предоставляются следующие документы:

– копия устава в действующей редакции и изменения к нему;

– копия учредительного договора (если есть) в действующей редакции и изменения к нему;

– копия протокола или выписки из протокола о назначении руководителя организации;

– копия свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ);

– копия свидетельства о регистрации (если организация зарегистрирована до 01 июля 2002 года);

– копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (о присвоении ИНН);

– копия договора аренды либо свидетельство о праве собственности на торговое помещение;

– копия доверенности на право заключения (подписания) договора, выданной лицу, подписывающему договор.

– карточка клиента.

Если договор поставки заключается с предпринимателем, не образовавшим юридического лица (ИП, ЧП), то первые три документа исключаются, но потребуется копия его паспорта. Не надо бояться спрашивать все эти документы. Нормальные клиенты, а таких большинство, хранят заранее заготовленные комплекты для новых поставщиков.

Случается, что договор подписывается человеком, не указанным в учредительных документах. Тебе следует обязательно потребовать от него доверенность на право подписи, номер которой называется в тексте договора, но убедись, что доверенность не просрочена. Бывали инциденты, когда уволенные сотрудники магазинов, пользуясь старой доверенностью, и заказав соответствующие печати, подписывали договора, принимали товар и исчезали (поэтому совет – не встречайся для заключения договора на нейтральной территории: в машине у метро, в кафе).

Но в любом случае, если ты выполнил все требования внутреннего порядка заключения договоров, то застрахован от дальнейших обвинений . Ведь дело торгового представителя привезти документы, а работа руководителей решать: сотрудничать с клиентом или нет.

Накладная – один из самых распространенных документов в работе торгового представителя. Фиксирует факт продажи и передачи товара от компании-поставщика к покупателю. В накладную вписывается юридическое название, юридический и фактический адрес торговой точки, название компании-поставщика, наименование каждой позиции, количество, цена за единицу, полная цена и конечная сумма. В официальных накладных указывается сумма НДС, а также ставится печать компании-продавца.

В работе торгового представителя применяются два вида накладных, так называемые «мягкие» и официальные «белые». Последние, в свою очередь, различаются по следующим признакам:

– если товар отгружается со склада непосредственно покупателю – это товарная накладная ;

– если товар будет перемещаться до покупателя транспортом, предоставляемым компанией – это товарно-транспортная накладная ТТН.

Составление «белой» накладной подразумевает, что на сумму отгрузки был пробит чек, накладная распечатана на официальном бланке, сопровождается счетом-фактурой и о факте продажи будет сообщено налоговым органам.

Иногда компании-поставщики для сокрытия от государства факта торговых операций используют расходные накладные. По ним товар не продается, а передается для хранения в другую компанию, то есть расходная накладная выступает как складской документ. В дальнейшем компания-получатель реализовывает этот товар по неофициальным схемам и также неофициально возвращает наличные деньги поставщику.

Мягкая накладная чаще всего применяется торговыми представителями при продажах с борта в случае неофициальной продажи. Она выписывается на свободно продающихся отрывных бланках, не имеет печати и не является официальным документом. При этом мягкая накладная позволяет подсчитать сумму отгрузки, зафиксировать передачу товара в торговую точку, служит временным документом, если подразумевается последующий привоз товарного чека и белой накладной и счета-фактуры. Главное при заполнении мягкой накладной – не ошибиться. Не пренебрегай калькулятором и не ленись пересчитать. Любая твоя ошибка в пользу клиента останется «незамеченной», но копеечная ошибка в твою пользу нанесет непоправимый ущерб твоей деловой репутации.

Важно!

1. Мягкие накладные следует использовать только при реализации по факту, когда деньги возвращаются сразу же после отгрузки. Если оплата по таким накладным происходит с отсрочкой, не единичны случаи, когда клиент отказывается от долга. Запомни, мягкая накладная это всегда риск и дополнительная статья расходов для семейного бюджета торгового представителя. Торговля – дело рискованное и даже у самых надежных и проверенных партнеров возникают ошибки в расчетах, потери документов, иногда они просто забывают! Если же твоя компания-работодатель настаивает на такой форме продаж, нужно в четкой форме уяснить, кто будет покрывать возникающие убытки. Если ты – отказывайся!

2. Я ни в коей мере не призываю к подобной организации продаж, я лишь констатирую факт, что это является распространенной практикой. Но запомни: продавая по мягким накладным, ты участвуешь в нарушении законодательства, позволяя торговой точке и компании-поставщику проводить торговые операции, не уплачивая соответствующих налогов. Если ты будешь пойман за руку в момент передачи товара, то, скорее всего, будешь оштрафован сам, твоя компания и торговая точка. Хотя в моей практике подобных случаев не было.

Кстати, некоторые торговые представители ошибочно полагают, что если факт продажи зафиксирован в компьютерной программе компании-поставщика, например в 1С, то все продажи – белые. Это не так, внутренняя система учета движения продукции может не иметь отношения к конкретной продаже.