Алина Синичкина - неЖЕНСКОЕ ДЕЛО. Секретный опыт успешных бизнес-леди [litres]

ЧЕК-ЛИСТ | ССЫЛКА НА СКАЧИВАНИЕ В НАЧАЛЕ ГЛАВЫ

Готовы ли вы управлять бизнесом удаленно

• У вас есть четкая структура организации: выстроена иерархия, назначены руководители

• Есть планы работы и продаж на месяц, полугодие и год для каждого отдела

• У каждого сотрудника есть план работы минимум на месяц

• Вы разработали ключевые показатели эффективности (KPI) для всех сотрудников

• Вы проработали систему штрафов за ошибки и невыполнение плана

• Вы продумали премии за выполнение и перевыполнение планов

• Вы выбрали оптимальный мессенджер, который доступен и удобен для всех сотрудников

• Вы создали чаты в мессенджерах для всех отделов (или проектов)

• У вас есть отдельный чат для общения с руководителями

• Вы определили, какие вопросы руководители решают сами, а какие – с вами

• Вы спланировали созвоны на конкретные даты или дни недели для решения текущих вопросов и обсуждения итогов работы

• Вы выбрали инструмент для постановки задач – например, CRM-систему или сервис канбан-досок

У меня в жизни был момент, когда я была кем только можно – от копирайтера до таргетолога. Это были самые ужасные дни. Я просыпалась с мыслью, что ничего не хочется делать. Единственным желанием было, чтобы день поскорее закончился и я легла спать, хотя еще даже не вставала с кровати. Теперь я трачу на бизнес 30 % времени, остальное – семья и личные цели. Все потому, что я построила системупо четкой структуре. Я расскажу, как вам построить такую же.

1. Первый шаг – психологический. Я поняла, что я не самая крутая девчонка и не могу сама вести бухгалтерский учет. Есть бухгалтер, который учился 8 лет и не раз сдавал отчетность – он сделает это в 100 раз лучше меня. Или, например, мне не нужно самой звонить клиенту, каким бы важным он ни был, потому что клиенту все равно, кто с ним разговаривает, а менеджер проекта делает это гораздо лучше меня.

2. Не надо делегировать все.Делайте то дело, которое вам нравится, и вы делаете это хорошо.

Бизнес-хак

Разделите обязанности, назначьте ответственных.

3. Автоматизируйте все, что можно автоматизировать.

4. Сейчас структура в моем бизнесе построена так, что я общаюсь только с 5 людьми – это бухгалтер, юрист и три проектных менеджера. Все. Зачастую я даже не знаю людей, которые работают над проектом. Мне это не нужно, потому что за них отвечают эти пять человек. Они становятся маленькими генеральными директорами, которые выстраивают команду под себя.

5. При этом у меня есть еще прослойка между мной и этими пятью людьми – исполнительный директор. Она контролирует все задачи и общается с этими людьми.

Пример

Один проджект-менеджер может контролировать до 30 проектов. Если вдруг случается проблема, он ее решает сам. Если не может решить, идет к исполнительному директору, и если уж она не может решить – идут ко мне.

Таким образом построена моя структура бизнеса. Она позволяет мне много путешествовать и не тратить на бизнес 99 % своего времени. Постройте у себя такую же систему и занимайтесь своей жизнью.

Чек-лист | ССЫЛКА НА СКАЧИВАНИЕ В НАЧАЛЕ ГЛАВЫ

Переходим на удаленное управление бизнесом

• Все бизнес-процессы описаны и регламентированы

• Когда перед вами стоит задача что-то сделать, первая мысль должна быть: «Кто эту задачу может выполнить с приемлемым качеством кроме меня?» – и делегируете эту задачу

• Вы и ваши сотрудники планируете на ежедневной или еженедельной основе, любой проект также распланирован

• Сотрудники присылают отчеты о проделанной работе ежедневно или еженедельно своему непосредственному руководителю

• Есть установленная система отчетности и контроля между сотрудниками и их руководителями

• У вас есть ограниченный круг сотрудников, с которыми вы обсуждаете рабочие вопросы

• У вас есть управляющий/исполнительный директор, который занимается оперативным управлением и решает рядовые вопросы или проблемы

Практически весь штат моих сотрудников работает удаленно. Они живут в разных городах и зачастую даже не видели друг друга ни разу в жизни.

Бизнес-хак

Работать с удаленной командой можно, только если у вас есть правила.

Чтобы поддерживать эффективность удаленной команды, у меня есть несколько правил.

1. Самое простое и эффективное правило – выстроенная система отчетности: каждый день, в такое-то время сдаем отчет. Состоит он из таких-то, таких-то показателей.

2. Каждое утро, в 10.00 или в 9.00, у нас стендап-планерка. Мы проводим ее по Skype максимум 15 минут. На планерке каждый человек говорит, что сделал вчера и что будет делать сегодня – чтобы все понимали, что происходит в компании. Планерки дают понимание происходящих процессов.

3. У нас есть правила, касающиеся коммуникаций.

Пример

Если тебе непонятна эмоция – спроси. В жизни вы можете посмотреть друг на друга и понять, что человек кипит от злости, его все бесит. А в онлайне вы лишены невербальных знаков и можете решить, что вам нагрубили, хотя на самом деле это была лишь нейтральная реплика.

4. Еще одно правило – писать понятно и грамотно,ставить запятые, писать слова правильно.

5. У нас существует отдельный чат-болталка, где принято делиться своими успехами, можно даже какими-то жизненными ситуациями и проблемами.

6. Последнее правило мы позаимствовали у футбола – правило трех желтых карточек.Если сотрудник совершает три одинаковые ошибки или трижды нарушает одно и то же правило, он получает красную карточку.

Пример

Сотрудник не сдал вовремя документ, или сдал его с ошибкой, или еще что-то. Три ошибки принимаются, на четвертый раз он получает красную карточку, то есть увольнение.

Конечно, на старте бизнеса лучше работать оффлайн. Но далее, с ростом и стабилизацией компании, можно переходить на удаленное управление.

Чек-лист | ССЫЛКА НА СКАЧИВАНИЕ В НАЧАЛЕ ГЛАВЫ

Правила работы удаленной команды

• Устраивать ежедневные коммуникации и собрания по мессенджерам, видеосозвонам

• Устраивать ежедневные собрания по командам или проектам

• Дайте удаленным сотрудникам свободу, но контролируйте их показатели

• Вся ваша команда в обязательном порядке должна пользоваться одним чатом или мессенджером