Александр Шумович - Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу

• Event-менеджер не ест. Он тестирует кейтеринг.

• Event-менеджер не раздувает бюджет. Он старается воплотить концепцию.

• Event-менеджер не спорит с бухгалтерией. Он обосновывает инвестиции.

• Event-менеджер никогда не орет. Он объясняет доступным языком.

• Event-менеджер не ошибается. Косяк всегда случается сам по себе.

• Event-менеджер не жадничает. Он оптимизирует бюджет.

• Event-менеджер не скрывает подрядчиков. Он просто бережет Клиента.

Мастер Пу отдал сверток своим усердным сотрудникам, менеджерам по работе с Клиентами, чтобы они вставили эти слова в рамку. Менеджеры стали фотографировать распечатку на смартфоны, и изречения мастера Шу разошлись по всему интернету.

Однажды Бу и Шу сидели в стеклянной переговорной комнате со своей командой. Это была переговорная одного из ключевых Клиентов компании, назовем его Клиент А. Бюджеты Клиента А были достойными, а мероприятия – регулярными. Сложность в том, что Клиент А всегда ругал, но никогда не хвалил. Видел и говорил о том, что нужно доработать, но никогда – о том, что сделано хорошо.

Поначалу это демотивировало команду, а через год сотрудничества стало проблемой. Сотрудники отказывались работать с Клиентом А. Увольнялись, просили перевести на другой проект. В любом случае глаза их потухали.

Тогда Бу и Шу решили сделать презентацию, в которой просто поставили фотографии ежегодных мероприятий Клиента А до и после появления агентства Пре-Мо. Разница оказалась настолько разительна, что бросалась в глаза. Получилась презентация-убийца. Она говорила за себя без единого слова. Становилось очевидно, что качество мероприятий Компании А за этот год выросло на порядок.

Презентацию в тот день никто Клиенту А не показал (ее вообще никогда не показали).

Бу и Шу шли домой и рассуждали, что же заставило их сдержаться.

– Во-первых, эта презентация унижает Клиента и восхваляет нас. Кому приятно работать с тем, кто тебя унижает? Даже если заслуженно, – отметил Бу.

– Справедливо. Во-вторых, иногда ваши ценности далеки от ценностей Клиента. Тогда то, что один считает важным, для другого пустой звук. Он не ценит ваши достижения, потому что не видит в них чего-то важного для себя. И если после нескольких попыток объяснить ситуация не меняется, нужно признать: вы с этим Клиентом живете в разных мирах. То, что ценят в вашем, в его мире – незначительная деталь. И наоборот.

– Что же остается делать, Шу?

– Найти способ пойти разными путями, Бу, сохранив лицо.

Так они и поступили через некоторое время.

Мастер Эрих Фромм писал: люди все больше увлекаются прелестями владения и забывают, что главное – быть, а не иметь. Одно дело купить новые краски и иметь их, другое – научиться рисовать, быть художником. Одно дело купить новый автомобиль и обладать им, другое – испытать радость от скорости, быть водителем.

Не секрет, что шопингомания набирает обороты, а рассуждения об «обществе потребления» уже давно стали общим местом. Радость для нас прочно ассоциируется с новым приобретением. Новая вещь – залог удовольствия. Чтобы гарантированно испытать счастье, нам нужно приобрести вещь, обладать чем-то новым.

Зная это разделение, проще понять смысл мероприятия как такового. Мероприятие – это возможность «быть», а не «владеть». Это процесс, ценность которого в нем самом. Цель мероприятия – дать гостям новый опыт, новое переживание. Цель мероприятия – возбудить эмоции. В этом смысле подарки на мероприятии противоречат его смыслу.

Дать вещь просто. Создать опыт, вызвать переживание – сложнее. Вы зовете гостей не для того, чтобы что-то рассказать, а для того, чтобы они что-то пережили вместе с вами. И это переживание будет ассоциироваться у них с продуктом или компанией. Это уникальный опыт бренда еще до его использования. То есть опыт узнавания идеи бренда.

Вы говорите «мой банк – это забота» и приглашаете тайских массажисток. Вы говорите «мой автомобиль – это адреналин» и приглашаете ушуистов с мечами. Вы говорите «моя компания – это забота об окружающем мире» и делаете декорации из травы.

Что такое получение нового опыта? Это выход из зоны комфорта, а потом – мостик между привычным и неизвестным. Иначе опыт не сможет быть воспринят.

Много ли мероприятий делается ради нового опыта? Единицы. В основном мероприятия несут задачу информирования или прямой рекламы. В то же время для решения этих задач есть намного более эффективные инструменты: рассылки, рекламные ролики, другие рекламные носители.

Ваши гости должны творить вместе с вами, ведь процесс нового опыта на 100 % творческий. Вы должны создать особую атмосферу, чтобы гости уходили от вас, переживая новое для себя состояние. Мероприятие – процесс запланированного творчества, где организатор задает условия, а гости творят, открывая для себя неизведанное. Вы должны показать им маршрут, а они – самостоятельно сделать шаг.

В этом смысле настоящее мероприятие создают ваши гости. Они и только они могут выйти окрыленными. Что вы хотите донести до них? С какой идеей хотите их познакомить? Может быть, с идеей свободы? Или уверенности в своем творческом потенциале? Необходимости заботиться о мире и об окружающих? Принадлежности к избранным? Радости от переживания настоящего момента? В любом случае вы ждете от гостей спонтанной творческой реакции.

Мероприятие – как волшебное зеркало. Вы смотритесь в него и узнаете о себе что-то новое. Только в этом смысл. Только потому гостям не скучно. Они сделают открытие в самих себе. С этим новым знанием они говорят: «Я был вчера в таком месте…» И тогда ваше мероприятие состоялось.

Как-то раз на сложном мероприятии шел монтаж. Стояла зима, на улице шел снег, и непогода задерживала прибытие одного из главных подрядчиков в огромный зал, где он должен был установить свои огромные экраны. Все находились в напряжении. Другие подрядчики ждали своей очереди, волновались, пока машины с оборудованием пытались пробиться по ледяной дороге, сквозь пургу.

В это же время в углу зала представитель пожарной инспекции пообещал отменить мероприятие, если ему не предоставят сертификаты безопасности напольного покрытия. Продюсер звездного ведущего заявил, что ведущий отказывается выступать, пока французский коньяк в гримерке не заменят на другую марку. В общем, шла обычная работа.