Александр Шумович - Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу

Менеджеры внимательно слушали.

– Так и агентства. Вас послушать, так мы могли бы быть очень инновационными, четкими, креативными. Единственное, что мешает нам быть идеальными, – это Клиенты, верно? Ах-ах, они не утверждают дизайн, подобранный с высочайшим вкусом, срывают дедлайны, не дают денег на блистательные идеи, выдуманные креативным директором. Но… весь мир не совершенен, и Клиенты тоже. Совершенны только агентства, но и им приходится соответствовать пожеланиям Клиентов. Такова мудрость мира. Несмотря на все инновации, нужно соответствовать требованиям Клиентов, ибо они платят по счетам.

Эта короткая речь мастера Шу тронула зал. Представители агентств задумались, а представители заказчиков одобрительно закивали.

• Мысли о Клиентах всегда полезны.

• Евентиста нанимают, чтобы он успокаивал, а не пугал.

• Не всегда нужно доказывать, что ты прав. Достаточно это знать.

• Социальное окружение значительно влияет на наше поведение.

• Клиенты не портят сервис. Сервис существует ради них.

Как-то раз менеджер Ю Ля спросил мастера Шу:

– Скажите, мастер, почему вы так часто спрашиваете о целях мероприятия? Это же дело заказчика – знать, зачем делается мероприятие. Агентство тут ни при чем, нам нужно лишь хорошо реализовать задуманное. Зачем нам это?

– Отчасти вы правы. Для агентства цель сама по себе не важна и не очень сильно влияет на нашу работу. Если есть бриф, мы можем сделать мероприятие и просто для веселья, и для выполнения стратегических целей компании. Однако, спрашивая, я проверяю, знает ли сам менеджер эти цели. Насколько он уверен в них, насколько убежден, что они важны. Другими словами, я проверяю, цела ли цепочка смысла.

– Что это значит?

– Видите ли… все не однозначно. Задумайтесь. Есть мероприятия, которые проводят время от времени, например из года в год. Это стало традицией. Смысл давно уже умер, но традиция жива. В бюджете есть строка с названием мероприятия, у менеджера есть задача сделать его, провести тендер, показать экономию. Всем весело. Мероприятие не отменяют. Все это отлично, пока не наступит темное время сокращения бюджетов. Специалисты отделов закупок будут урезать печеньки в офисе, бесплатный кофе на кухне, авиабилеты и… Как вы думаете, что случится с таким мероприятием?

– Его отменят?

– Возможно. Тут важно, понимает ли менеджер, зачем проводится мероприятие. Есть ли в нем смысл. Если понимает, то сам сможет защитить свой проект перед серьезной комиссией, отстоять его необходимость перед лицом руководства. И спасти проект. Если же менеджеры не понимают цели и не очень сильны в отстаивании идей, то возникает высокая вероятность, что проект закроют. Они просто не смогут убедить шефов, что мероприятие нужно. И тогда эту строку вычеркивают из общей сметы расходов организации.

– Почему же вас это заботит, мастер?

– Для нас это важно. Если в проекте нет смысла, значит, риск отмены мероприятия выше. Мы потратим время, деньги, таланты сотрудников на проект, который не состоится. Это обидно. Наша организация не будет процветать. Но не только это важно.

– Что же еще?

– Если мероприятия отменяют, то тогда внутренний заказчик тоже не нужен, и его тоже со временем увольняют. Проектов становится меньше, безработица выше. Тогда не будет процветать наша прекрасная страна И-Го. А я бы хотел жить в эпоху всеобщего процветания. Поэтому мы всегда спрашиваем – какова цель мероприятия. Есть ли в нем смысл? Это проявление заботы о карьере нашего заказчика.

Сказав это, мастер Шу достал смартфон и погрузился в медитацию. А менеджер Ю Ля – в мысли о Клиентах и смысле их мероприятий.

«Мы вступили в эру открытого сопротивления. Время разведки боем закончилось. Наш противник хитер и силен. Он беспощаден к своим жертвам. Он наступает по всем фронтам. Он всегда рядом. Он захватывает и поглощает наших Клиентов, забирает у нас участников мероприятий, забирает даже нас самих. Наш противник в каждом из нас. Его имя – интернет и социальные сети. Поле боя – внимание человека. Мы боремся за внимание. Кто знает, чем все закончится?»

Так представлял себе Бу речь перед финальной схваткой. Перед ним на поле до самого горизонта стояли евентисты. В руках у них были смартфоны, на ногах – кеды. Самая креативная армия мира.

«Какую порцию внимания участников вы контролируете? Какую часть внимания у вас забирает бесплатный Wi-Fi и проверка социальных сетей или почты?

Конференции и мотивационные мероприятия проводятся уже много столетий. Нам нужны новые способы вовлечения, новые виды коммуникации между участниками, новые форматы.

Конечно, мы должны использовать силу противника для своих целей. Конечно, мы должны покорить его. Важно не забывать, что в глубине мы навсегда останемся с ним принципиальными противниками: личное общение, переживание личного контакта – главный эмоциональный мотор мероприятия, а именно личный контакт – первая жертва нашего противника».

Как-то раз на мероприятии мастер Шу и мастер Бу, стоя на балконе шикарного загородного отеля, наблюдали за ходом тимбилдинга одного солидного банка с репутацией консервативной организации. Площадка утопала в зелени и цветах, по краю симпатичной поляны стояли величественные сосны. Посередине поляны менеджеры среднего звена азартно скручивали кукол из цветного скотча. Это было соревнование на творческие способности. Команды пытались подглядывать и жульничать.

К ним подошел креативный директор Ро Ма. Понаблюдав за ходом тимбилдинга, он наконец спросил:

– Они ведут себя как дети, мастер Бу. Жульничают, кричат, хихикают. Почему так происходит?

– Люди ведут себя как дети не только на этом тимбилдинге, но и на других мероприятиях. Понаблюдайте. Ответственные люди начинают опаздывать, забывать вещи. Странно шутить и заигрывать друг с другом. Это естественно. Люди ищут этого ощущения детства, это одна из причин, зачем мы вообще организовываем мероприятия.

– Разве?

– О да, поверьте мне. Есть такой термин – неотения. В широком смысле это можно описать как способность взрослых существ сохранять детское поведение. Само явление чуть сложнее, но нас интересует только этот аспект. Вы же видели, как играют дельфины? Как играют собаки или львы? Вот и взрослые люди могут и любят играть, как дети. Перед тем как учить, их следует увлечь. Решение сложной проблемы должно начаться с игры.