Вячеслав Пустовой - 9 шагов к успешной автоматизации бизнеса

Многие же сразу представляют себе этот процесс, как процесс автоматизации механо-сборочного цеха, где есть конвейер и сварочный робот. Не нужно путать системы автоматизации бизнеса и автоматизацию технологических процессов и производств.

Правда отметим, что и автоматизация бизнеса не исключает и использование труда роботов. Скажем, в разработанной системе автоматизации бизнеса вполне могут участвовать автоматические машины типа устройств адресного хранения или автоматической проходной, которые будут не только выполнять свою непосредственную функцию, но и сохранять параметр в соответствующей базе данных.

Применительно к автоматизации бизнеса принято считать, что сюда относятся следующие пункты :

– автоматизация бизнес-процессов

– автоматизация создания печатных форм

– накапливание значимой информации

– разработка автоматизированных отчетов

– повышение оперативности доступа к информации.

Всё это повышает «прозрачность» бизнеса для руководства, приводит к повышению качества предоставляемых услуг и снижает затраты на персонал. Поговорим про каждый из них более подробно.

Про бизнес-процессы мы ещё поговорим отдельно. Ведь это одно из самых важных понятий при разработке системы автоматизации.

В любом учебнике бизнес-процесс описывается, как регулярно повторяющаяся последовательность взаимосвязанных мероприятий, при выполнении которых используются ресурсы внешней среды, создается ценность для потребителя и выдается результат . По сути дела, это любое действие, которое повторяется регулярно. Чуть выше мы уже привели самый простой пример подобного действия и таких примеров может быть множество. Скажем, у каждого сотрудника есть его обязанность. Его обязанность и есть бизнес-процесс. Применительно ко всей фирме эти процессы от каждого сотрудника переплетаются в сложные системы и устанавливаются незримые взаимосвязи. Вот именно тут и рождаются бизнес-процессы предприятия.

Теперь давайте подумаем, что если какое-либо действие повторяется регулярно и имеет одинаковый результат, то это неплохо было бы оптимизировать и заставить такое действие выполняться автоматически. Возможно какое-то действие слишком сложное для работников и его можно упростить с помощью технологий. Иногда одно дело делают слишком много сотрудников, что очень усложняет процесс и запускает закон убывающей отдачи. Тут тоже компьютер упростит процесс и оптимизирует его.

Возьмем любую задачу на работе. Скажем, та самая приемка товара в качестве самого простого варианта. Это всегда одинаковое действие, отличающееся только различными параметрами. Параметров не ахти как много. Номенклатура да количество. В сложных случаях ещё и характеристики поставки: откуда привезли, когда привезли, индивидуальная серия или маркировка. Приемка товара, его складирование, а затем и отгрузка по требованию заказчика – это набор бизнес-процессов. Без этого действия в магазине не будет товара для реализации, а менеджеры не будут знать какой товар есть на складе, а какого нет.

Не сложно догадаться, что внеси мы эти данные в систему на приемке, то дальнейшая работа сильно бы упростилась. Но если запустить процесс без использования специальных средств – сканеров кодов или учетной системы и автоматического определения номенклатуры, то такая на первый взгляд, казалось бы, простая операция, может занимать гораздо больше времени, чем кажется. Возможно даже придется нанять дополнительного сотрудника на прием, который в отсутствии специальных инструментов будет принимать всё в ручном режиме. Это снизит вашу постоянную прибыль и увеличит себестоимость продажи. Используя учетную складскую систему, терминалы сбора данных, можно автоматизировать такой глобальный, но не всегда заметный, бизнес-процесс в компании.

Если же эту логику расширить, то автоматизировать можно будет и многое другое. Остается только провести аудит. Про все эти важные моменты мы будем рассказывать в книге.

Обычно результаты обработки бизнес-процессов выливаются в формирование печатных форм . К сожалению.

Почему к сожалению? Потому что даже если опустить безнадежное уничтожение леса на изготовление бумаги, то работа с печатными формами и документами отнимает огромное количество времени . В крупных организациях целые отделы занимаются одной только бумажной работой. Но ситуация требует именно такой расстановки. Где-то без бумажных экземпляров сложно вести учет, где-то следует выполнять требования законодательства и напечатать приказы на отпуск, где-то возникают другие бумажные задачи. Так уж сформировалось, что документооборот строится преимущественно на бумаге .

Печатные формы – это всё то, что является документами, появившимися в результате описываемых выше действий. Печатной формой в сфере автоматизации является документ, который был сформирован на базе полученных в процессе данных.

Например, если рассматривать печатную форму для нашего кладовщика и рассматриваемого выше процесса, то печатная форма для него – это ведомость принятых товаров.

Отметим, что у нас в компании для этого когда-то был нанят отдельный человек. Никто не хотел заниматься этой работой и это тормозило ряд процессов в компании. Самая большая проблема возникла, когда этот нанятый человек перестал справляться. Мы стояли перед выбором: или нанять еще одного сотрудника, или все же приступить к автоматизации процесса. Итог выбора был очевиден и мы не прогадали.

Печатных форм скапливаются мегатонны и, конечно же, логично рассмотреть процесс их автоматизации. Ведь трудоемкость, как мы уже отметили ранее, просто огромная. Автоматизировать нужно как создание, так и заполнение форм . Именно это является вторым этапом планирования автоматизации. Так же нужно обработать их рассылку по почте клиентам и настроить отправку оригиналов.

Автоматизировать можно 80% этой работы – формирование заявлений на отпуск, ведомость получения оборудования, дефектную ведомость, зарплатную ведомость, договора, накладные, акты приема-передачи, заказ наряды и многие другие формы.

В процессе автоматизации происходит и ещё одно важное явление. Поскольку все действия «проворачиваются» через информационно-аналитическую систему, они сохраняются в этой системе и имеют различные параметры. Среди этих параметров – данные о заказчиках, их контактная информация, какие-то наработки и, конечно же, огромный массив сведений для тщательной аналитики. Имея такой багаж знаний можно, например, проанализировать, когда лучше продаются велосипеды. Или создать отчет, внутри которого будет собрана информация об интенсивности использования и выхода из строя метелок, что позволит выбрать более качественные экземпляры.