Вячеслав Пустовой - 9 шагов к успешной автоматизации бизнеса

Это самый простой пример прозрачности бизнеса для руководителя.

Таким образом, прозрачность является ещё одним важнейшим выигрышем от системы автоматизации.

В опыте нашей работы встречалась компания с миллиардным оборотом. Она наверняка для вас знакома, но мы не имеем права написать название. Парадокс в том, что собственник практически не получал никаких дивидендов.

Он заказывал отчёты у своих сотрудников, но они делали их в Execel. Эти отчеты давали весьма противоречивую картину и обнаружить точки убытка было практически невозможно.

Клиент обратился к нам и мы посоветовали вложиться в ERP систему, которую внедряли в общей сумме полтора года. Было это сделано, как говорится, потом и кровью, но в итоге в компании высвободилось до 30% времени у сотрудников, которое получилось пустить в нужное русло. Это значительно повысило рентабельность бизнеса. Кроме того, интегрированная аналитическая система позволила очень быстро выявить точки убытка и превратить их в точки роста. Именно этого не хватало в стандартных Execel отчетах.

Хотя мы уже по сути дела начали расписывать несколько положительных эффектов от автоматизации бизнеса, это были скорее части процесса и мы отмечали их полезность. В этой же главе мы распишем три конкретных преимущества от внедрения системы автоматизации, которые оценит каждый бизнес.

Не секрет, что бизнес – это процесс зарабатывания денег . Самое главное для бизнесмена прибыль. Он делает всё, чтобы её максимизировать. Ищет лазейки и ходы. Пытается повысить эффективность работы и исключить издержки. Поэтому, экономический эффект для нас очень важен.

Автоматизация бизнеса позволяет получить значительную экономию и повысить размер прибыли. Рассмотрим, как это происходит.

Внедренная система автоматизации гарантированно сократит расходы на работу . Меньше рутинной работы – меньше сотрудников. Меньше сотрудников – меньше зарплаты. Меньше зарплаты – меньше расходов. Меньше расходов – больше экономия и прибыль. Эта шуточная схема неплохо описывает эффект от внедрения системы автоматизации.

Действительно, благодаря системе расчётов некоторые сотрудники будут не нужны. Большая часть работы будет выполняться автоматически. Учёт будет тоже происходить автоматически. Если раньше требовалось 100 человек для обработки стандартной служебной операции, то сейчас потребуется всего 60 человек, которые прекрасно справятся с задачами плечом о плечо с роботами и автоматической системе.

Кроме того, скорость выполнения стандартных операций значительно возрастёт. Если раньше следовало ожидать отчета около недели, то сейчас стандартный отчёт можно будет составить за 2 часа. Если без системы автоматизации следовало проводить инвентаризацию склада в течении недели, то вооружившись терминалом сбора данных подобная процедура займет всего день-два.

Как и системы автоматического проектирования в своё время значительно упростили труд инженеров и конструкторов, так и автоматизация бизнес-процессов значительно повысит эффективность работы всего предприятия.

Следствием этих нехитрых мероприятий однозначно станет снижение себестоимости продукции. Это касается не только тех сфер, где производится конкретная продукция, но и сферы услуг. Стоимость услуги тоже значительно сокращается при использовании методик автоматизации. Кроме того, упорядочивание системы управления обработкой заказов тоже оказывает положительное влияние как с точки зрения повышения лояльности клиента, так и с точки зрения сокращения текущих издержек в работе.

Уменьшение стоимости готовой продукции или услуги при сохранении неизменно высокого качества – это однозначный залог успеха для любого бизнеса . Соответственно, автоматизация позволяет нам получить эту точку роста и пользоваться ей на всю катушку.

Для нас и нашего бизнеса это повышение конкурентоспособности. Когда наши конкуренты будут считать всё в блокнотиках и терять заказы из-за некачественной их обработки, мы будем видеть всё как на ладони и предлагать более качественный товар за меньшие деньги. Что это, если не повышение позиций на рынке и улучшение ситуации для своего бизнеса.

Ну и вишенкой на торте становится повышение прибыльности и маржинальности. Мы уже говорили, что цель любого бизнеса за редким исключением – это получение прибыли. Получается, что главный экономический эффект – это рост прибыльности.

Человеческий фактор – это страшная сила . Человек может не выспаться, человек может быть в плохом настроении. Так или иначе, множество ошибок в работе происходят именно из-за ошибок сотрудников. Скажем большее – по нашему опыту это, без преувеличения, главный источник ошибок в любом деле. Само собой, речь идёт про неумышленные ошибки. Там отвлекли. Там не успел. Там кто-то начал говорить в офисе под ухом. Только что это меняет в глобальном смысле?

Правильно настроенная система автоматизации позволяет исключить все эти ошибки . Помимо этого, повышается и качество сервиса, и оперативность обслуживания. Обсудим вопрос чуть-подробнее.

Пока в нашем распоряжении сомнительные данные и запутанные бизнес-процессы, говорить про исключение ошибок не получится. Ведь стандартный процесс выглядит как жуткий симбиоз таблиц в экселе, программы для автоматизации бухгалтерии и записей в блокноте менеджера – это самый обычный хаос. Даже гений не сможет властвовать над этим хаосом .

Мы уже рассматривали пример, где был потерян клиент из-за нарушения взаимодействия между сотрудниками. Такие ситуации случаются регулярно и это следствие нескольких последовательных ошибок.

Рассмотрим ещё более простую ситуацию. Клиент позвонил, а телефон его не сохранился. Менеджер записывал контактный телефон и в одной цифре допустил ошибку. Предположим, что заказ был крупный, а сфера высоко конкурентная, то есть клиент не заинтересован в том, что перезванивать самостоятельно. При своевременном звонке менеджера по продажам клиент с высокой вероятностью заказ всё-таки был бы совершен. Но перезвонить не получилось.

Теперь представим, что существовала и функционировала система автоматизации. Поступивший звонок автоматически создал лид в информационно-аналитической системе. Номер клиента был определен в автоматическом режиме и привязан к созданному заказу. Потерять такой номер уже не получится. Кроме того, менеджер записал все основные сведения в системе при формировании заказа. Помимо этого можно было бы и сразу записать весь диалог и приложить запись к сформированной записи заказа, что исключило бы неоднозначное понимание в случае разбора параметров по этой позиции.