Вячеслав Пустовой - 9 шагов к успешной автоматизации бизнеса

Также стоит отметить и скорость обработки. Конечно же, когда нет всей служебной «канители» скорость обработки заказа увеличивается . Скажем, рассматриваем магазин шин. Обычно он представляет собой офис продаж, рядом с которым есть склад и точка оплаты. Взаимодействие этих подразделений без сквозной системы автоматизации и учета станет большой проблемой .

Клиент приезжает в офис и консультируется с менеджером. Вдруг выясняется, что подходящей позиции нет. Менеджер вспоминает, что где-то на складе осталось парочка подходящих позиций, да и клиенту нужно всего две шины, вместо четырех. Менеджер отправляет гонца на склад, который должен организовать там доставку в офис образца нужной продукции или отправляет клиента с перечнем товаров, которые тот хочет посмотреть. На складе нужно полчаса искать кладовщика, который гуляет где-то по складу и пусть даже заполняется рабочими делами – переписывает в тетрадь позиции со стеллажей.

Когда клиенту удается найти кладовщика или нужная позиция всё-таки доставляется в офис для ознакомления, желание покупать уже постепенно улетучивается. Но на этом ещё не всё! Предположим, что клиент хочет приобрести предложенный вариант. Теперь ему предстоит отправиться в кассу и оплатить там стоимость покупки. Но вот незадача – магазин не имеет права работать напрямую с денежными средствами. Клиента отправляют в ближайшую кассу банка. Допустим, клиент соглашается и тратит ещё 20 минут для того, чтобы оплатить покупку.

Предположим, клиент оплатил покупку и идёт дальше. Теперь он должен вернуться в офис и поставить печать, что товар разрешен отпустить со склада, ведь без санкции менеджера кладовщик не имеет права отпускать товар. Пусть наш измученный клиент всё же дошел до этого этапа.

Но клиент вновь возвращается на склад, чтобы забрать свою покупку. Он приходит на склад и тут выясняется, что кладовщик опять пошел по своему стандартному маршруту что-то переписывать. И тут мы добрались до финала этой страшной истории…

Когда кладовщика удалось найти, что тоже отняло примерно 10 минут, клиент выяснил – на складе осталось не две одинаковых покрышки, а две похожих покрышки . Занавес… Весь этот процесс нужно отматывать в обратной последовательности и опять ждать. Как вы думаете, будет ли лояльность клиента высокой при таком подходе? Одна маленькая ошибка привела к целой чехарде и беготне клиента. Он обязательно оставит плохой отзыв и будет прав.

К слову, подобная ситуация списана с реальной, но из солидарности мы не будем называть магазин, в котором столкнулись с этой ситуацией. Разве что отметим – при поиске он один из первых в выдаче яндекса.

В чем проблема? Она лишь в том, что не было адекватного учёта. Клиент потерян и никогда не вернется. Бизнес терпит убытки.

Давайте представим, как выглядела бы эта история, если бы в магазине функционировала система автоматизации. Тут много писать не нужно. Всё просто.

Есть сквозная система учёта, в которой отмечено наличие товара. Нужная позиция не завалялась бы на складе, а была бы представлена в торговом зале, так как по правилам внутреннего распорядка каждой позиции должно быть в зале по одной штуке. Дальше было бы ясно, что осталось всего две нужных шины. Клиент сразу бы в офисе увидел нужный ему товар. Он сразу же оплатил бы его «не отходя от кассы» и без всяких дополнительных отметок смог бы всё получить. Кладовщик бы получил звуковой сигнал, что нужно собрать заказ и доставить в офис и сделал это самостоятельно. Дел всего-то на 10 минут!

Вот как исключение ошибок повышает скорость обслуживания и делает клиентов более лояльными к бизнесу в следствие повышения качества .

Чуть выше мы рассматривали, что одним из эффектов автоматизации и её обязательной составной частью является рост прозрачности бизнеса для руководства. Чем выше эта прозрачность, тем быстрее можно отреагировать на возникающие сложности и проблемы, что гарантированно приведет к росту конкурентоспособности и гибкости .

Талантливый руководитель всегда сможет найти решение и выход из сложной ситуации, если имеет под рукой нужную информацию. Невозможно принимать решения, да ещё и делать это правильно без понимания того, как обстоят дела на фирме. Где можно сэкономить, а где наоборот лучше вложиться, чтобы в дальнейшем получить больший доход. Какие сферы следует развивать, а какие являются бесполезными и излишне затратными.

Все эти данные содержит информационно-аналитическая система. Или, как мы её называем в книге, система автоматизации.

Очевидно, что скорость реакции при наличии подробной и исчерпывающей информации возрастает.

Для понимания проблемы рассмотрим пример. Предположим, есть гипотетическая ситуация, где бизнесмен в начале 90х годов продает игровые приставки. Рынок далеко не стабильный. С ним работает команда, состоящая из бухгалтера и продавца-консультанта. Сам же владелец бизнеса занимается стратегическими вопросами по поиску новых поставок и развития своей торговой точки. Никакой автоматизации нет в помине. Не существует ещё даже экселя. Дела идут в гору, ведь дети того времени игры любят больше, чем свою жизнь. Но вдруг на соседней улице открывается аналогичная торговая точка. Покупатели начинают плавно перетекать от нашего предпринимателя в новый магазин. Нужно как-то действовать. Но у нашего руководителя бизнеса нет никакой информации, на основании которой можно было бы принять хоть какие-то управленческие решения . Пытаешься поговорить с консультантом – так ему как-то наплевать на проблемы предпринимателя. Заработную плату получает да и ладно. Ну может быть отметит, что в последнее время стали чаще спрашивать черепашек ниндзя. Спросишь бухгалтера по прибыли и соотношению продаж одной и другой игровой платформы – так она предложит подождать пару недель, пока будет сводиться информация из амбарной книги в удобную для чтения табличку. Драгоценное время теряется. Нет ни гибкости, ни скорости реакции. Так может и рухнуть молодой и амбициозный стартап.

На деле же секрет прост. Магазин через дорогу начал вовремя завлекать новых покупателей, продавая новую видеоигру на новой игровой платформе, выпущенную по сюжету модного фильма. Наш же предприниматель даже уже находясь на рынке и имея в ассортименте эту игру, не смог вовремя выявить эту тенденцию, так как невозможно было анализировать разобщенные данные.

Казалось бы, спасения тут нет. Клиенты уже косяком идут в новой магазин. Но понимая ситуацию, можно было принять важные решения. Представим, что информационно-аналитическая ситуация существовала.