Вячеслав Пустовой - 9 шагов к успешной автоматизации бизнеса

На базе всех этих сведений можно принимать управленческие решения и они будут строиться уже не только на чутье, но и на здравом смысле и холодном расчёте.

Если вы знаете анекдот про менеджера с базой контактов клиентов, то мы вам его не расскажем. Такие вещи не особенно корректно писать в книге.

Смысл в следующем – часто компании берут высокооплачиваемых специалистов, исходя из наличия у них актуальной и «живой» базы контактов . Эти сведения являются стратегически важными для любой сферы деятельности. Ведь в противном случае цепочка поиска возможного клиента начинается с самого низа. Нужно организовывать холодные звонки и годами собирать сведения с результативностью 0,01%.

Сказанное относится абсолютно к любым данным. Даже сведения о точке закупок машинного масла значительно сокращают рабочий процесс. Ваш специалист уже не будет тратить время на поиски всего этого и воспользуется готовой подборкой.

Понятно, что мы с вами не планируем перехватывать чьи-то данные или воровать готовые базы. Наша задача сейчас уяснить , что в результате работы систем автоматизации формируются бесценные сведения и копится стратегически важная информация.

Если бы такой системы не было, то многие данные безнадёжно исчезали бы со сменой условий и сотрудников.

Простой пример. Есть у вас менеджер по работе с клиентами и он записывает все данные по своей деятельности для собственного удобства в ежедневнике. Делается это не сознательно. Просто так ему удобно. И вот однажды менеджер, проработав три года, нашел более интересное предложение с более высокой заработной платой и решил уволиться. Он забирает все наработанные за три года данные в бумажном ежедневнике с собой. Результат его работы хоть и ощущается, но бесценные сведения ушли и их потребуется копить заново.

Логично предположить, что все обозначенные выше обстоятельства позволяют формулировать и распечатывать любой отчет . Если раньше для создания отчета и перелопачивания данных требовался отдельный человек, то сегодня это можно сделать одной кнопкой.

Абсолютно любой отчёт можно легко сформировать за считанные секунды, особенно когда набран необходимый набор данных. Нужно только организовать данные внутри массива, что и умеет делать любой алгоритм.

Мы уж не упоминаем про автоматизацию бухгалтерии, о котором уже многократно рассказывалось в самых различных источниках. Там мы имеем дело со стандартным набором отчетов, которые ещё и должны соответствовать требованиям существующего законодательства к форме отчетов. Да ещё и к прочим бедам стоит прибавить постоянное обновление этих форм.

Значит, ещё одно достоинство автоматизированных систем для бизнеса – это возможность формировать отчеты по в различных разрезах и за нужный период времени. Нужно посмотреть рентабельность продаж или динамику продаж за период, себестоимость выпуска или валовую прибыль – пожалуйста, лишь бы все было правильно настроено.

Большинство собственников бизнеса и директоров испытывают проблемы с тем, что непонятно куда именно уходят деньги. Непонятно какие направления прибыльные, а какие стоит закрыть. Денег вроде крутится много, а прибыли в итоге нет.

Или другая ситуация. Деньги резко заканчиваются, но вроде много кто вам должен. Но кто именно должен и сколько выявить оперативно невозможно. Контракты в работе есть, а заплатить поставщикам или сотрудникам не чем.

Это огромный массив информации. Если вы когда-либо пытались организовывать какие-либо работы или мероприятия, то вы примерно понимаете, что количество работ, данных и знаний просто не помещаются в голову обычного человека. Нужна тренировка и специфический набор качеств для организации самого себя и возможности всё это крутить. Огромный труд всё свести у себя в голове к общему знаменателю и организовать какое-либо эффективное использование данных.

Работа руководителя – это серьезный и сложный труд. Следует учитывать весь тот винегрет, про который мы только что сказали. Ситуация в двойне усложняется, если нет понимания и упорядочивания происходящего в вашем бизнесе. Тут мы подходим к понятию прозрачности бизнеса для руководителя.

Бизнес можно считать прозрачнымв случае, если руководитель в самые сжатые сроки может получить информацию к абсолютно любым данным и на основании этих данных вынести решение. Кроме того, руководитель должен чётко понимать какие именно бизнес-процессы происходят в его организации и в чем появляются затыки.

Вся эта информация также аккумулируется в системе автоматизации. Так, если рассмотреть простейший бизнес-процесс продажи какого-либо изделия, то сведения о шагах стандартного процесса занесены в полном объеме в аналитической системе. Тут можно или сформулировать отчёт, или просто самостоятельно пробежаться по данным.

Предположим, что на линию оператору магазина позвонил клиент. Оператор провёл первичную консультацию и перевел звонок на менеджера. Менеджер проконсультировал клиента в полном объеме и выставил счёт на оплату. Но после этого клиент почему-то пропал с приборов и больше не появлялся, а счёт остался неоплаченным.

Начинаем распутывать этот клубок и в какой-то момент обнаруживаем, что счёт сформировался некорректно, клиент пытался перезванивать оператору, но оператор не подошел к телефону по неясным причинам. Клиент потерян, прибыль отсутствует, заказ отработал ив минус, потому что клиент пришёл по рекламе, которая стоила денег. Стандартный затык.

Если не видеть всю эту цепочку, то руководитель увидит самую простую и стандартную картину : клиент почему-то не вышел на связь, а счёт не оплатил. Легко предположить, что клиент просто решил не оплачивать заказ или нашел более выгодное предложение. Но если забраться в информационно-аналитическую систему, то мы увидим, что клиент отвалился на стадии повторного звонка.

Система автоматизации сохранила все стадии обработки заказа. Мы видим, что клиент звонил одному-другому-третьему. Но дозвониться не смог. Не получилось это сделать потому, что оператор в этот момент отошел на склад, потому что выполняет функции двух сотрудников за одну зарплату, а счёт изначально не сформировался из-за технической ошибки в системе. Обнаружив все эти тонкие моменты, руководитель может совсем иначе обработать обозначенную неудачу.