Джулия Моргенстерн - Тайн менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

Когда вы составили свой план распределения времени, придерживайтесь его в течение пары недель. Посмотрите на то, как вы будете себя чувствовать. После того как вы увидите его в действии, вы сможете лучше оценить его и внести необходимые изменения.

Когда вы составили свой план распределения времени, вы, скорее всего, избежите появления свободных окон в вашем графике. Если у вас больше задач, чем времени, один из вариантов выхода из создавшегося положения — работа в многозадачном режиме, совмещение или наложение задач, о чем рассказано ниже. Кроме того, в главе 9 «Назначение времени» вы научитесь приемам снижения вашей рабочей нагрузки.

Работа в многозадачном режиме (совмещение задач).

После того как вы создали свой план распределения времени, может оказаться, что вы не находите в нем достаточно места для всех ваших задач. Если это так, подумайте о том, можете ли вы совмещать выполнение задач, то есть делать два или более дел одновременно.

Некоторые виды деятельности, например заполнение и оплата счетов, редактирование текстов или вождение автомобиля, требуют большой сосредоточенности, и было бы неразумно совмещать эти занятия с чем-то еще. Однако многие другие виды деятельности легко могут быть объединены. Вы вполне можете общаться с друзьями и родственниками по телефону, выполняя уборку и наведение порядка в доме, используя радиотелефон и специальную телефонную гарнитуру (устройство, состоящее из наушников и микрофона, и закрепляющееся на голове). Вы можете выкраивать время для чтения во время авиаперелетов или поездок на железнодорожном транспорте или прослушивать записи чтения текстов книг на аудиокассетах. Вы можете делать два дела одновременно, если эти дела не требуют от вас концентрации и интеллектуальной работы.

Тем не менее не стоит считать, что вы должны всегда работать в многозадачном режиме или совмещать одно дело с другим. Иногда лучше всего упростить свое расписание и сосредоточиться на выполнении чего-то одного. Вы сами отвечаете за использование своего времени. Если вы приобретете привычку постоянно умещать выполнение нескольких разнородных задач в одно и то же время, вы, возможно, успеете сделать многое, но будете чувствовать себя раздраженным и уставшим. Найдите удобное для себя равновесие между работой в многозадачном режиме и спокойной сосредоточенной деятельностью с концентрацией на одном предмете.

Итак, каким же образом ваш план распределения времени может помочь вам? Он становится основой, каркасом той структуры, внутри которой вы размещаете все свои задачи, все, что вы делаете. Это — ваш якорь и ваш компас в хаосе бурной деятельности, в водовороте возможностей и потребностей, которыми полон мир. Он также дает вам власть и возможность управления временем, видение перспективы и становится основой для принятия решений, как мы это увидим на приведенных ниже примерах Миранды и Элли.

План распределения времени: Миранда.

Миранда работала без определенного плана распределения времени, и это очень сильно ограничивало ее продуктивность. Она — финансовый менеджер-консультант, и ее работа состояла из общения с клиентами, формирования их инвестиционных портфелей и управления ими. Она рассказывала, что ей нужно было приспособиться к своим клиентам, подстроиться под их график жизни, поэтому всегда, когда ей звонил кто-нибудь из клиентов и просил о встрече, она говорила: «Хорошо, когда вы хотели бы встретиться?» — и, какое бы время они ни назначали, она отвечала, что это время ей подходит. Даже если знала, что в это время должна заниматься разработкой и реализацией инвестиционных планов, Миранда всегда бросала эту работу и шла на встречу с клиентом. Беспокойство за запущенную работу по формированию индивидуальных инвестиционных портфелей клиентов нарастало, и в результате ей приходилось засиживаться на работе до полуночи два раза в неделю, чтобы попытаться наверстать упущенное.

Я предложила ей ежедневно выделять особое время для встреч с клиентами и специальное время для разработки для них инвестиционных планов. Поскольку клиенты обычно назначали встречи утром или в конце рабочего дня, Миранда, уважая их предпочтения, резервировала для встреч время каждое утро и дважды в неделю — вечернее время. Кроме этого, она ежедневно оставляла три часа после обеда для составления инвестиционных портфелей своих клиентов и для управления ими.

План распределения рабочего времени Миранды

Теперь, когда очередной клиент просил ее о встрече, Миранда вела себя иначе. Вместо открытого вопроса «Когда вы хотели бы встретиться?» она спрашивала: «Вам удобнее утром или в конце рабочего дня?» Когда все утреннее и вечернее время было занято, она сразу предлагала: «Давайте встретимся на следующей неделе». Если Миранда действительно хотела угодить какому-нибудь клиенту, который настаивал на встрече в середине дня, она могла отложить свои занятия финансовым планированием, но теперь это было сознательным решением. В этом случае она переносила работу с инвестиционными портфелями клиентов на утро или на вечер.

Используя новый план распределения времени, Миранда за две недели перешла из состояния постоянной сумасшедшей спешки в ритм спокойной и размеренной работы, — такова разница между теми, кто не планирует свое время, и теми, кто его планирует.

План распределения времени: Элли.

Элли, мать четверых детей, использовала свое рабочее время очень эффективно. У нее был свой план распределения домашнего времени, и она справлялась с планированием более-менее успешно до тех пор, пока не сократила свой рабочий график с полной рабочей недели до трех дней в неделю. У нее появились выходные в понедельник и в пятницу — целых два дня, но она была удивлена тем, что не могла приступить ко всему, что планировала сделать в это неожиданно освободившееся время.

Кроме желания иметь больше времени для отдыха у Элли было множество планов и дел, которыми она хотела заняться в эти дни, чтобы иметь возможность побыть со своими детьми по вечерам и в выходные. Теперь, когда у нее наконец появилось время, чтобы приступить к ремонту мебели и прочитать несколько новых романов, она обнаружила, что по-прежнему не может взяться за это. Вместо этого ее выходные были заняты такой рутиной, как стирка и уборка. Ее неформальный подход к проведению этих двух выходных не работал. Ей нужен был более формализованный план.

Элли и я составили план распределения времени по понедельникам и пятницам. Мы решили, что по утрам она будет отвозить детей в школу, возвращаться домой и в течение одного часа готовить еду, заниматься стиркой и убирать дом. По понедельникам и пятницам мы выделили время с девяти часов утра до полудня для ее проектов по переустройству дома. В эти промежутки времени Элли могла заниматься любыми личными проектами и делами.