Джулия Моргенстерн - Тайн менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

Время с двенадцати до трех часов дня по понедельникам она проводила в разъездах по делам. С двенадцати до трех часов дня по пятницам Элли резервировала время для самой себя. Она могла пообедать с друзьями, почитать книгу или прогуляться — это было ее время. Личное время в пятницу после полудня было ее наградой в конце недели и стимулом для дальнейшей работы.

План распределения времени Элли по понедельникам и пятницам.

Без четкого плана распределения времени понедельники и пятницы были для Элли открыты для всего и напоминали общую свалку. Все, с чем она сталкивалась, становилось срочным и требовало ее внимания. Прежде чем она успевала об этом подумать, день проходил, и она понимала, что не успела ничего закончить. Когда Элли составила план распределения времени и выстроила график своих дней вокруг значимых для нее целей, она смогла взяться за все те дела, которые были для нее важны.

Ваш план распределения времени позволяет вам наглядно изобразить то, чего вы решили достичь в своей жизни; он отражает ваши личные ценности и решения. Например, степень детальности и систематизации вашего плана будет зависеть от ваших индивидуальных предпочтений. Даже после того как вы составили его, у вас есть возможность гибко подходить к его реализации. Если вы процветаете в атмосфере порядка и систематичности, следуйте вашему плану распределения времени буквально и в точности. Если вы хотите иметь больше гибкости, вы можете отступать от него и позволять себе время от времени менять порядок вещей. В этом вся прелесть правильно составленного плана распределения времени: он становится поистине индивидуально настраиваемым инструментом, который вы используете в таком виде, в котором он подходит вам наилучшим образом.

План распределения времени помогает вам управлять тем, что вы делаете и когда вы это делаете, включая даже отказ от этого плана, когда вам это необходимо. В третьей части этой книги вы познакомитесь с передовыми методиками тайм-менеджмента, которые позволят вам делать это, по-прежнему сохраняя идеальное равновесие между различными видами вашей деятельности.

Делайте свои дела в подходящее для вас время.

Составляя расписание дел, вы должны учитывать личные циклы изменения энергии. Какое время будет наилучшим для выполнения вами каждой конкретной задачи? Когда вам нравится делать то или иное дело? Когда вы выполните ту или иную задачу наилучшим образом?

Джереми был очень занятым редактором издательства, и его задачей было чтение и редактирование рукописей в течение как минимум двадцати часов в неделю. Эта работа требовала времени и сосредоточенности. Офис Джереми был просто сумасшедшим домом — постоянные хлопоты, телефонные звонки и помехи. Еще несколько лет назад он понял, что, если он хочет хоть что-нибудь сделать, он должен выполнять редакторскую работу дома. Он появлялся в офисе по утрам, проверял почту, общался с коллегами и отвечал на телефонные звонки. В полдень он возвращался домой и занимался редактированием до конца дня в тишине своего домашнего кабинета.

Старый план распределения времени Джереми.

Когда однажды он заново посмотрел на свой план и спросил себя: «А стоит ли мне заниматься редактированием в послеобеденное время?» — он вынужден был ответить на этот вопрос отрицательно. Да, он справлялся со своей редакторской работой, что и было его целью. Но, когда по утрам он появлялся на работе, его ждала кипа срочных сообщений и записок, накопившихся с прошлого дня, на которые он должен был ответить. Авторам и сотрудникам казалось, что они никогда не могут застать его на рабочем месте. Кроме того, он часто уставал к вечеру, из-за чего его редакторская работа на дому затягивалась.

Новый план распределения времени Джереми

Джереми понял, что сама по себе его идея распределения времени между различными видами деятельности была правильной, но он просто занимался редактированием в неправильное, не подходящее для этого время. Он переставил время редакторской работы на утро. Теперь он проводил послеполуденное время в офисе, отвечая на телефонные звонки, накопившиеся за первую половину дня. Он перезванивал людям в тот же день. Все его проблемы в области коммуникаций тотчас же разрешились. Джереми просто потребовалось внимательно посмотреть на свой план распределения времени и внести в него простые изменения, и он стал прекрасно работать.

Помните, что его план распределения времени отображал его идеальное расписание. В те дни, когда Джереми должен был принимать участие в совещаниях по проблемам производства или маркетинга, он мог появляться в офисе, но при этом должен был обязательно восполнить это время, чтобы иметь те самые двадцать часов в неделю, посвящая их редакторской работе. В главе 9 вы научитесь менять задачи местами, по-прежнему поддерживая идеальное равновесие между различными видами вашей деятельности.

Управление временем в условиях кризиса.

Если вы живете в условиях кризиса или если ваша энергия и силы непостоянны и подвержены непредсказуемым изменениям, вы, возможно, считаете, что план распределения времени не сможет помочь вам. Сможет, и вот каким образом.

Если вам приходится заниматься планированием времени в условиях кризиса — то есть ваша работа или жизнь в целом подвержены влиянию изменчивых или непредсказуемых факторов, тогда ваше расписание не может быть четко построено вокруг определенных зон времени. Может быть, вы мать, ухаживающая за маленькими детьми, или врач, или журналист. Вы всегда находитесь в состоянии «боевой готовности» и можете сорваться с места по первому вызову.

Построение плана распределения времени для вас и в этом случае остается посильной задачей. Прежде всего, вы должны признать, что суть вашей работы — управление и самоуправление в кризисных ситуациях. У вас есть очень ограниченное время для заранее запланированной деятельности, поэтому, когда вы строите ваш план распределения времени, выделите большую часть дня как время для антикризисного управления.

Затем составьте список дел, для выполнения которых вам постоянно не хватает времени. Прежде чем внести очередную задачу в этот список, спросите себя, действительно ли она настолько важна для вас и способствует ли она достижению ваших стратегических целей. Пойдите на компромисс и откажитесь от выполнения некоторых задач. Когда вы живете в условиях кризиса, не стоит надеяться, что вы будете способны браться за все подряд. Занимайтесь только тем, что имеет для вас наибольшее значение. Вы можете отказаться от участия в заседаниях различных комиссий и комитетов, или снизить требования к качеству своей работы по дому, или упростить свою жизнь в других аспектах и другими способами. (Глава 8 «Зачистка» расписания» поможет вам овладеть приемами рационализации и упрощения своей жизни.)