Барри Томас - MBA в кармане: Практическое руководство по развитию ключевых навыков управления

ДА/НЕТ

(13)

Часто берете работу домой или приходите в офис в выходные?

ДА/НЕТ

(14)

Считаете, что лучше сделать работу са­мо­му, чем обучить кого-то, кто сделает это за вас?

ДА/НЕТ

(15)

Позволяете людям, заглянувшим поболтать, тратить впустую ваше время?

ДА/НЕТ

(16)

Каждое утро сами вскрываете почтовую корреспонденцию?

ДА/НЕТ

(17)

Полностью пишете текст писем и других документов, которые затем печатает ваш секретарь?

ДА/НЕТ

(18)

Тратите время на работу, которую ваш подчиненный мог бы сделать так же хорошо, как и вы?

ДА/НЕТ

(19)

Сами договариваетесь о деловых встречах?

ДА/НЕТ

(20)

Впустую тратите время, раскладывая бумаги по файлам либо разыскивая нужную папку или документ?

ДА/НЕТ

(21)

Иногда уходите домой с ощущением, что весь день вас отвлекали, прерывали, мешали работать?

ДА/НЕТ

(22)

Отвечаете на телефонные звонки во время неформальных совещаний?

ДА/НЕТ

(23)

Тратите слишком много времени на бесполезные совещания?

ДА/НЕТ

(24)

Довольно часто опаздываете на совещания?

ДА/НЕТ

(25)

Тратите много времени, выслушивая упреки в нарушении сроков и упрекая в этом других?

ДА/НЕТ

(26)

Слишком требовательны по отношению к себе?

ДА/НЕТ

(27)

Соглашаетесь, если вас просят сделать что-либо, тогда как имело бы больше смысла, если бы это сделал кто-то другой?

ДА/НЕТ

Чтобы получить рейтинг менеджера, «эффективного на все 100%», вам нужно было ответить «ДА» на вопросы с 1-го по 12-й и «НЕТ» на вопросы с 13-го по 27-й. А как ответили вы? Есть необходимость в совершенствовании?

Концентрация на результатах/ благоприятных возможностях

При использовании методов планирования времени очень важно быть ориентированным на результат, т. е. выделять ключевые цели и оценивать важнейшие благоприятные возможности, как показано ниже.

Ключевые результаты, которые должны быть достигнуты (указываются в порядке важности):

(1)___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(2)___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(3) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(4) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(5) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

Основные благоприятные возможности, которые должны быть использованы (указываются в порядке важности):

(1) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(2) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(3)___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(4) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(5) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

Использование календаря-ежедневника

для планирования времени

Хитрость состоит в том, чтобы планировать сначала год, а потом день .

(1) Отметьте в ежедневнике важные даты года:

• регулярные совещания;

• заранее известные события (например, ежегодное общее собрание акционеров, отраслевая конференция, торговые ярмарки, подготовка бюджета);

• праздники;

• семейные даты;

• важнейшие дела (например, рабочая группа по стратегии, поездка в Восточную Азию, посещение клиентов).

(2) Спланируйте предстоящий месяц и:

• подсчитайте, сколько нераспланированных дней осталось в вашем распоряжении;

• внизу пометьте второстепенные дела;

• оставьте один день в неделю свободным от встреч;

• оставьте резерв времени для важнейших задач.

(3) Спланируйте следующую неделю:

• культивируйте традиции (например, коллективный обед в офисе по пятницам).

(4) Планируйте каждый день с первой минуты и:

• культивируйте традиции;

• установите определенные часы для «управления путем обхода» или для «открытых дверей»;

• выделите время для секретаря;

• составьте перечень дел и телефонных звонков, ранжируйте их;

• подключите секретаря к их последовательному выполнению;

• составляйте список ежедневно повторяющихся дел;

• помните, что «стресс» можно уменьшить, если планировать время, затрачиваемое на решение тех или иных задач.

Как планировать каждый день

• Планируйте каждый день с самого утра, а лучше — накануне вечером.

• Составьте список дел, определите время выполнения каждого из них и установите приоритеты.

• Выделите ключевые задачи и обеспечьте их выполнение.

• Не будьте слишком амбициозны — не перегружайте день делами, которые могут подождать.

• Оставьте время для уединения и/или решения неожиданной проблемы.

• Не отвлекайтесь на телефонные разговоры, посетителей и т.п. в период, запланированный для завершения работы.

• Увязывайте каждый день с планами на неделю, месяц, год и с вашими целями.

(5) Осуществляйте эффективный контроль сроков исполнения, используя три контрольных досье:

— текущая неделя;

— следующая неделя;

— текущий месяц.

(6) Формат ежедневника для планирования рабочего дня:

Используйте формат, где для каждого дня есть почасовое расписание и секции «Сделать» и «Позвонить».

ГЛАВА 3

Личная

эффективность

В этой главе рассматривается комплекс вопросов, относящихся к улучшению методов вашей работы в сфере бизнеса

Внешний вид

Вы должны сделать так, чтобы ваш внешний вид и облик вашего офиса отражали успех. Нужен план действий в отношении:

• вашего внешнего вида — прическа, фигура, одежда и т.д.;

• облика вашего офиса — стены, потолки, чистота, наружняя и внутренняя отделка.

Создайте преуспевающий имидж и помните, что у вас никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление .

Пожалуй, самым важным компонентом внешнего впечатления (который к тому же влияет на способность решать важные задачи) является ваш письменный стол.

Способы освободить поверхность стола

• Не оставляйте на нем никаких бумаг, когда уходите.

• Не выкладывайте на стол больше бумаг, чем нужно для решения текущей задачи.

• Не оставляйте бумаги неразобранными:

— отметьте в ежедневнике, что и когда нужно сделать, и после этого отправьте документ в соответствующий файл;

— выбрасывайте ненужную информацию;

— передавайте бумаги исполнителям с указанием, что надо сделать (пишите от руки, не тратьте время на перепечатку).

• Не позволяйте бумагам накапливаться (если необходимо, сами разложите их по папкам архива).

• Не отвлекайтесь на беглое просматривание бумаг, предназначенных для внимательного узучения; лучше откладывать их в отдельную папку или стопку для последующего прочтения.