Барри Томас - MBA в кармане: Практическое руководство по развитию ключевых навыков управления

Согласование с начальником

Принципиально важно согласовать с начальником (или коллегами-дирек­торами) вопрос о том, что будет считаться достижением высоких результатов в вашей работе.

Необходимо согласовать меморандум о ключевых результатах, перечисленных в порядке важности:

(1) Ключевой результат:

___________________________________________________

___________________________________________________

Критерий оценки:

___________________________________________________

___________________________________________________

Срок исполнения:

___________________________________________________

___________________________________________________

(2) Ключевой результат:

___________________________________________________

___________________________________________________

Критерий оценки:

___________________________________________________

___________________________________________________

Срок исполнения:

___________________________________________________

___________________________________________________

(3) Ключевой результат:

___________________________________________________

___________________________________________________

Критерий оценки:

___________________________________________________

___________________________________________________

Срок исполнения:

___________________________________________________

___________________________________________________

В процессе подготовки такого согласованного списка вам будет необходимо:

• понять ограничения и требования, с которыми сталкивается ваш начальник;

• получить оценку своей деятельности;

• договориться о ресурсах, необходимых для достижения ус­пеха;

• заручиться поддержкой.

Следует составить перечень внешних и внутренних препятствий, которые предстоит преодолеть:

(1) Препятствие:

___________________________________________________

___________________________________________________

Необходимые действия:

___________________________________________________

___________________________________________________

Нужна помощь от:

___________________________________________________

(2) Препятствие:

___________________________________________________

___________________________________________________

Необходимые действия:

___________________________________________________

___________________________________________________

Нужна помощь от:

___________________________________________________

(3) Препятствие:

___________________________________________________

___________________________________________________

Необходимые действия:

___________________________________________________

___________________________________________________

Нужна помощь от:

___________________________________________________

Нужно договориться о том, какие благоприятные возможности следует использовать, и заручиться конкретными обещаниями помощи. Контрольный список мог бы включать:

(1) Цель и результаты, которые будут достигнуты:

___________________________________________________

___________________________________________________

___________________________________________________

(2) Предложение:

___________________________________________________

___________________________________________________

___________________________________________________

(3) Другие реальные выгоды, которые будут получены:

___________________________________________________

___________________________________________________

(4) Методы работы:

___________________________________________________

___________________________________________________

___________________________________________________

(5) Необходимые затраты и срок исполнения:

___________________________________________________

___________________________________________________

(6) Ожидаемые финансовые результаты:

___________________________________________________

___________________________________________________

Делегирование полномочий и создание команды

Очень важно увлекать людей личным примером, в частности:

• зафиксировав свои цели в письменной форме и демонстрируя уверенность в их достижении;

• определив ключевые результаты, которые должны быть достигнуты;

• демонстрируя своим внешним видом и манерой поведения, что вы на пути к успеху;

• планируя преодоление внутренних и внешних препятствий.

Вам потребуется найти сотрудников, способных на неординарные достижения, а также создать и культивировать радостную атмосферу, в которой будет процветать успех. Необходимо поинтересоваться у людей:

• заинтересованы ли они в достижении ключевых результатов;

• верят ли они в то, что эти результаты будут достигнуты;

а также распросить людей о том, что:

• сделало бы их работу более интересной и приятной;

• должно быть сделано, чтобы гарантировать достижение резуль­­татов;

и о том, есть ли у них идеи и предложения:

• по преодолению трудностей;

• относительно новых возможностей, которые можно использовать.

Вам необходимо определить, какую работу передать своим подчиненным, а для этого выделить ключевые задачи и по каждой запи­сать:

• кто из команды может сделать эту работу;

• что конкретно препятствует ее делегированию;

• что вы сделаете, чтобы поручение было выполнено эффективно.

Затем вам следует составить:

• перечень дел, которые должны быть переданы подчиненным;

• список своих ключевых дел, на которые вы выделите дополнительное время.

Эти списки могут иметь следующий формат:

Дела, которые должны быть переданы другим членам команды:

(1) Задача: сэкономленное время Кому будет передана: Необходимые действия: Срок исполнения: (2) Задача: Кому будет передана: Необходимые действия: Срок исполнения: (3) Задача: Кому будет передана: Необходимые действия: Срок исполнения:

Дополнительное время для решения важнейших задач:

(1) Задача: затраты времени Что необходимо предпринять: Срок исполнения: (2) Задача: Что необходимо предпринять: Срок исполнения: (3) Задача: Что необходимо предпринять: Срок исполнения:

В целях эффективного выполнения поручений (после того как определены трудоемкие задачи, которые можно перепоручить подчиненным, и те важнейшие дела, на которые вы потратите высвободившееся время), вам необходимо:

• согласовать результаты, которые должны быть достигнуты, и критерии оценки;

• согласовать поэтапные сроки и дату завершения всей работы;

• согласовать меры промежуточного контроля;

• объяснить исполнителю важность работы, общую ситуацию и те ограничения, в рамках которых ему предстоит действовать;

• наделить его необходимыми полномочиями;

• неукоснительно следить за выполнением промежуточных сроков;

• благодарить за их соблюдение:

— сказать «спасибо»;

— послать записку;

— цветами или шампанским.

Вам необходимо потратить время на совершенствование команды и обсудить с каждым сотрудником:

• цели, к которым он стремится;

• потребности в обучении;

• удовлетворенность работой;

• следующее задание или проект.

Что касается повышения квалификации, то каждому сотруднику следует иметь персональный план, например:

Фамилия:_______________________Год:______________

Учебные курсы: ___________________________________

Профессиональный рост:___________________________

__________________________________________________

Контрольный список на тему поручений

• Не позволяйте подчиненным «поручать» свою работу вам.

• Не давайте задание, не обеспечив соответствующих полномочий.

• Поручив работу, не вмешивайтесь (кроме согласованного поэтапного контроля).