Максим Горбачев - ОТКАТ-2. Особая Техника Клиентской АТтракции

Этот способ позволяет минимизировать злоупотребления закупщиков, так как подкупить нескольких членов комиссии (в торговых сетях – ассортиментного комитета) нереально. В небольшой компании коллегиальный способ принятия решения может быть реализован группой из трех человек: генеральным директором, коммерческим директором и снабженцем. Таким путем можно утверждать потенциальных поставщиков для работы, рассматривать конкурентные таблицы при выборе лучшего предложения по ключевым товарным группам. Данный способ позволил поставщикам алкоголя, которые ранее активно использовали откаты при работе с торговыми сетями, теперь конкурировать друг с другом ликвидностью продукта, ретробонусом и маркетинговым бюджетом.

Участие контролера в процессе закупки

В крупных компаниях на страже собственности предприятия стоит контрольно-ревизионная служба. Цель ее работы – минимизация возможного финансового ущерба в связи с действиями собственных сотрудников. Выполнение этой цели в сфере закупок достигается двумя путями:

♦ утверждение контролером каждого договора и сделки;

♦ проверка закупочных цен у существующих поставщиков.

В первом случае контролер участвует в схеме закупок, которая может выглядеть следующим образом (рис. 10).

Рис. 10.Схема процесса закупки

Инициатор формирует заявку на закупку. Его руководитель утверждает данную заявку с учетом ее целесообразности. Специалист по снабжению осуществляет поиск (в случае необходимости) и выбирает поставщика с наиболее выгодными условиями поставки. Руководитель отдела снабжения утверждает выбранного поставщика. Контролер оценивает целесообразность закупки исходя из окончательной цены, сформированной по результатам выбора поставщика, и правильность оформления всех документов по данной закупке. После утверждения договора казначей осуществляет оплату в соответствии с условиями договора. Длинная цепочка утверждения выбора поставки (специалист по снабжению – руководитель отдела снабжения – контролер) позволяет создать заслон для использования поставщиками откатных схем.

Ценовой мониторинг

Обычно ценовой мониторинг рынка – удел либо отдела маркетинга, либо службы конъюнктуры рынка на крупных предприятиях. Эти подразделения собирают информацию о рыночных ценах как на продаваемую продукцию, так и на закупаемые товары. Полученные данные сводятся затем в удобную для восприятия форму (табл. 12), что позволяет руководству исходя из рыночной конъюнктуры оценивать эффективность заключаемых отделом снабжения сделок. Однако не всегда данные, полученные в ходе ценового мониторинга, соответствуют рыночной реальности. В ряде случаев ценовой мониторинг проводится в форме анализа информации о ценах и ассортименте в журналах типа «Товары и цены» или на электронных торговых площадках. При этом следует учитывать, что ряд поставщиков, рекламируя свою продукцию, ориентированы на привлечение внимания закупщиков и дают информацию, занижая реальные цены, либо размещается обычная прайсовая цена без учета скидок (или наоборот – наценок) при различных условиях поставки.

Таблица 12 Пример ценового мониторинга по отечественным грузовым автомобилям

Ценовой мониторинг, включающий не только сбор прайсов, но и уточнения системы скидок в зависимости от условий поставки, – трудоемкая задача (особенно для небольших фирм). При этом возникает вопрос о том, как проводить ценовой мониторинг поставщиков – от своего имени или от лица несуществующего предприятия. В первом случае продавец будет озвучивать цены, которые дает вашему закупщику с учетом отката. Во втором – необходимо придумать легенду: чем занимается предприятие, его месторасположение, ваша должность и Ф.И.О., объемы закупки, а также номер телефона. При этом через некоторое время продавцы начнут говорить с вами сквозь зубы, так как вы только спрашиваете цены, но ничего не покупаете, а попытки связаться с вами по телефону не приносят успеха. Поэтому возникает необходимость регулярно менять названия предприятий и легенды, иногда и людей, проводящих мониторинг тех или иных поставщиков, так как голос через некоторое время начинают узнавать.

Кроме того, возникает вопрос, с какой периодичностью проводить ценовой мониторинг на рынке. Все зависит от того, как часто меняются цены на закупаемые сырье и материалы (товары). Например, топливные компании, торгующие горюче-смазочными материалами, проводят ценовой мониторинг каждый день (цены на рынке очень динамичны).

Централизация закупок

Централизация закупок используется в холдинговых структурах или группах компаний в первую очередь для обеспечения экономии на объемах закупки (рис. 11) и уже во вторую очередь исходя из того, что один отдел снабжения проще контролировать, чем несколько. Обычно в этом случае стратегические сырье и материалы закупаются отделом снабжения в штаб-квартире или управляющей компании, а мелочь – на местах. Иногда возникают казусы, когда в пылу оптимизации издержек и борьбы с откатами все закупки замыкаются на головную компанию. При этом даже заявки на покупку швабр и веников от завхозов начинают рассматривать в штаб-квартире.

Рис. 11.Централизованная схема закупок

В небольших компаниях централизация закупок иногда заключается в том, что в переговорах со стратегическими поставщиками участвует высшее руководство. В результате поставщику проще дать дополнительную скидку, чем закладывать откат специалисту по снабжению, который выполняет только исполнительские функции.

Бюджетирование закупок

Хотя бюджетирование закупок внедряется для управления финансовыми потоками и повышения прозрачности финансовой информации в сфере закупок, тем не менее оно также является одним из инструментов борьбы с откатами. В этом случае отдел снабжения начинает работать по бюджетам, в которых указываются объемы закупок той или иной продукции, ее стоимость и источники финансирования. Бюджеты закупок обычно составляются на один год, а затем разбиваются на тактические – на более короткие промежутки времени: квартал, месяц и т. д. Ни одна сделка не может выйти за рамки установленного бюджета закупок. Для этого казначейство контролирует, чтобы ни один платеж «случайно» не прошел мимо бюджета, и оплачивает только то, что согласовано. Текущие коррективы в бюджет с учетом сложившейся ситуации (внеплановый рост цен, потребности в дополнительных закупках) раз в месяц вносит бюджетный комитет (либо высший руководитель). В торговых компаниях при закупках иногда еще планируется наценка (маржа) с учетом инфляции и сезонного роста цен, что также затрудняет ситуацию с откатами. Читать дальше