Джерри Вайссман - Блестящая презентация. Как завоевать аудиторию

В мире деловых коммуникаций появился новый феномен – веб-конференции, или онлайновые собрания. С полным правом их можно считать виртуальными презентациями. В этом новом средстве объединены Интернет и родственные электронные технологии, что позволяет вам обмениваться информацией и идеями с аудиторией без вашего физического, личного присутствия. По сути, вы можете обращаться к аудитории, состоящей из десятков и даже сотен человек, находящихся в самых разных точках страны и мира.

Благодаря новейшим системам программного обеспечения, разрабатываемым несколькими компаниями, которые специализируются на хостинге виртуальных презентаций, люди с разных частей планеты могут видеть ваши слайды и другие графические материалы, слышать ваш голос и даже общаться с вами в режиме реального времени.

Виртуальные презентации имеют множество преимуществ. Поскольку войти в систему через Всемирную паутину можно из любой точки планеты, не покидая собственного офиса, вы имеете возможность привлечь гораздо больше участников, большая часть которых иначе бы отсутствовала. Участие в онлайн-конференциях позволяет экономить тысячи долларов на дорожных расходах (авиабилеты, жилье, питание, наземный транспорт и другие текущие расходы). Более того, существенно сокращаются временные затраты и полностью исключается стресс, связанный с поездками. Принимающая сторона также значительно экономит на средствах конференц-связи, проекционном и звуковом оборудовании и прочих презентационных атрибутах.

Разумеется, остаются затраты, связанные с виртуальной презентацией, – они зависят от тарифов и прочих переменных, устанавливаемых поставщиками конференц-связи, но они значительно уступают затратам на «живые» презентации.

Современные тенденции мира бизнеса способствуют массовому распространению виртуальных презентаций. Все больше и больше компаний, в силу расширения экономической активности и партнерских отношений, становятся глобальными. В их рассредоточенных по миру подразделениях растет потребность обмениваться информацией на встречах, семинарах, брифингах, демонстрациях, тренингах… и делать это совместно. Более того, в экономически сложные времена компании ищут возможности сократить расходы. Очевиднее всего начать это с сокращения командировочных затрат. Командировки сократились и из соображений безопасности, которые стали особенно актуальными после 11 сентября 2001 года, а также в силу подорожания топлива. И наконец, виртуальные презентации привлекательны сами по себе. Многие компании любят применять новейшие технологии и новые приложения с целью поддержания своего имиджа передовых и дальновидных бизнес-игроков.

В силу всех этих причин виртуальные презентации завоевывают все большую популярность. Однако чтобы научиться проводить их, требуются силы и время. Когда выступающий и аудитория общаются через Интернет из разных точек страны и планеты, появляются новые факторы, которые могут определять исход. В этом разделе дается ряд советов, которые помогут вам осознать весь потенциал этого замечательного средства деловой коммуникации.

Большинству людей бизнеса знакомы телеконференции, в ходе которых несколько человек, находящихся в разных местах, беседуют по общей телефонной линии, но здесь отсутствует визуальная составляющая. Она есть в видеоконференциях, которые обеспечивает Polycom , TelePresence компании Cisco Systems и Halo Hewlett Packard , однако стоимость передачи данных и специального оборудования ограничивает сферу распространения такого коммуникационного средства. Популярность виртуальных презентаций обусловлена повсеместностью компьютеров и тем, что PowerPoint входит в универсальный пакет программ Microsoft . Виртуальные презентации можно считать телеконференцией на стероидах – с наглядными пособиями и интерактивностью, – которая проводится через Интернет и не требует больших затрат.

В виртуальных презентациях используется несколько технологий.

• Стандартный веб-браузер, используемый для доступа к интернет-адресу (URL) поставщиков конференц-связи, таких как Microsoft Live Meeting или Cisco\'s WebEx , и для хоста интерактивной презентации.

• Потоковые аудио и видео для видеопрезентаций на базе интернет-технологии.

• Обычная телефонная связь или телефония на базе IP (VoIP) для обеспечения звука аудиопрезентаций.

• Слайды PowerPoint (или любые аналогичные электронные документы), доступные всем участникам.

В наши дни большая часть видеоконференций проводится исключительно в пространстве Всемирной паутины с использованием потоковой передачи аудио– и видеоданных через Интернет. Увеличение пропускной способности позволяет проводить все более сложные конференции с живым звуком и графикой, а в некоторых случаях и двусторонние, более интерактивные презентации. Практически любой, кому доступна быстрая интернет-связь, может принять участие в чьей-то конференции или провести свою для широкой целевой аудитории. (Некоторые технические вопросы, связанные с пропускной способностью и защитой с помощью межсетевого экрана, могут повлиять на возможности компании пользоваться виртуальной службой презентаций, но поставщики конференц-связи помогут вам преодолеть ограничения и удовлетворить потребности. Достаточно сказать одно: чем выше скорость вашего Интернета, тем более гладкой будет презентация.)

Для проведения менее формальных виртуальных конференций и презентаций не требуются затраты на провайдеров вроде Microsoft или Cisco . Вместо них вы можете воспользоваться такими программами мгновенного обмена сообщениями, как AOL Instant Messenger или Yahoo! Messenger , чтобы провести небольшую презентацию без графического интерфейса и видеоконференцию, а также поделиться файлами с аудиторией. Кроме того, презентационные программы на базе интернет-технологии наподобие Google Presentations позволяют многим пользователям видеть на экране одну и ту же презентацию из любой точки планеты в режиме реального времени. Такие презентации не располагают всеми интерактивными возможностями Live Meeting или WebEx , но они существенно дешевле и проще в использовании.

Если вы пользуетесь конференц-услугами сторонней фирмы, вы обсуждаете все детали с провайдером. Сначала вы согласовываете время презентации, затем приглашаете возможных участников по телефону или электронной почте. Провайдер присваивает каждому зарегистрированному участнику URL-адрес для сеанса онлайновой связи, номер для конференции по телефону (в случае передачи данных по телефонным каналам) и пароль или код для входа в сессию. Ближе ко дню веб-презентации, возможно, вам понадобится загрузить или выслать по электронной почте своему провайдеру слайды PowerPoint , чтобы он разместил их на сайте. Кроме того, иногда предоставляется возможность проводить презентацию «вживую» с вашего рабочего компьютера во время самой конференции.