Джерри Вайссман - Блестящая презентация. Как завоевать аудиторию

Все рассмотренные ранее советы помогут вам оптимизировать инструменты и приемы, необходимые для создания любой виртуальной презентации. А вот несколько дополнительных способов поднять планку и сделать виртуальную презентацию еще эффективнее.

• Принимайте во внимание данные о зарегистрированных участниках для настройки своей презентации.Провайдер конференц-связи предоставит вам список с именами зарегистрированных посетителей и названиями их компаний. Эта информация вместе с данными опросов и вопросами аудитории служит прекрасным источником для настройки презентации. Она поможет вам использовать приемы, рассмотренные нами в главе 11, а именно:

• прямые ссылки– называйте имена своих слушателей;

• обоюдные ссылки– упоминайте хорошо известных коллег и компаньонов участников конференции;

• обратные ссылки– на какие-то моменты и темы, всплывшие после начала вашей презентации.

Также используйте приемы настройки, которые требуют предварительной подготовки:

• Синхронизируйтесвое выступление, обращаясь к тому, что произошло в день вашей презентации. Помните о том, что ваши слушатели, скорее всего, находятся в разных часовых поясах, поэтому замените все «сегодня утром» или «сегодня днем» просто на «сегодня». Также не забывайте, что ваша виртуальная презентация будет доступна для просмотра и впоследствии. Однако ее архивированная версия будет датирована, поэтому ваши будущие слушатели поймут и учтут временной контекст.

• Локализуйте, упоминая, если уместно, известные места, где находятся участники конференции, события, компании.

• Приводите факты– точную информацию и статистические данные, подтверждающие ваше сообщение.

• Используйте открывающий слайд.Начинайте презентацию со слайда, в котором отображены сведения о вашей аудитории, тема и дата.

Я напоминаю об этих приемах с той же оговоркой, которую озвучил в главе 11: из всех методик, которым я обучаю своих клиентов на протяжении двадцати с лишним лет, приемы настройки применяются в последнюю очередь. Но при этом именно они могут сыграть решающую роль. Настройка важна для любой традиционной презентации и тем более – для виртуальной по причине расстояния между вами и аудиторией. Хоть вы и не видите своих слушателей, они столь же заинтересованы в установлении связи на личном уровне, сколь и представители живой аудитории… а может, и больше. И это ваша задача создать иллюзию первого раза, ощущение того, что вы и ваши слушатели находятся в одном «пространстве». Все это требует концентрации. Ощущение «личного присутствия» ведущего виртуальной презентации – высшая форма поддержки аудитории.

• Представляйте себе аудиторию.Списки зарегистрированных участников, опросы и вопросы слушателей позволяют вам составить представление об аудитории и мысленно увидеть, как они слушают вас и просматривают слайды, сидя за своими компьютерами. Вы можете даже представить, что выступаете в обычном конференц-зале и видите перед собой всех присутствующих. Вообразите, как они слушают вас, кивают головами, понимая ваши объяснения, и одобрительно улыбаются, улавливая АВТЧ. Такая визуализация инициирует выплеск адреналина, необходимого для того, чтобы ваше выступление было энергичным и сконцентрированным. Она поможет вам избавиться от ощущения изолированности, которое может возникнуть, когда вы сидите один в своем офисе и говорите «в пустое пространство».

• Будьте готовы на ходу откорректировать содержание.В жизни постоянны только перемены. Часто бывает так, что аудитория оказывается не такой, на которую вы рассчитывали. Те, кто зарегистрировался, могут отказаться от участия в презентации или отправить вместо себя кого-то другого. Приготовьте на такой случай дополнительные материалы, используйте данные опросов, чтобы откорректировать содержание своего выступления. Если у вас есть три альтернативных примера, иллюстрирующих вашу мысль, выберите наиболее близкий для ваших непосредственных слушателей и откажитесь от остальных. Уделяйте больше времени вопросам, важным для конкретной аудитории, а менее интересные для них проговаривайте кратко либо вообще исключайте. Одно из преимуществ виртуальной презентации заключается в том, что вы имеете возможность выстраивать презентацию по своему усмотрению. В одном из окошек консоли ведущего (которое не видят все остальные) указаны все ваши слайды. Вы можете перемещаться по ним вперед и назад или перескакивать, чтобы прояснить вопросы, интересующие аудиторию.

• Следите за голосом.Главное, чего не хватает в виртуальной презентации, – это ваше личное присутствие. Если вы выступаете исключительно в аудиоформате, слушатели не видят вас, не имеют возможности наблюдать за вашими жестами, реагировать на выражение лица или взгляд. Стремитесь к тому, чтобы ваша манера говорить компенсировала эту недостачу, а голос восполнял отсутствующее зрительное впечатление. Модулируйте голос, чтобы подчеркнуть важнейшие идеи. Меняйте тембр для разнообразия, выделяйте особенно важные моменты. Следите за темпом речи, делайте паузы, чтобы подчеркнуть ключевые мысли, меняйте ритм, чтобы избежать эффекта усыпляющего метронома, который часто возникает, когда мы говорим по телефону. (Более подробно эти вопросы рассмотрены в книге «Эффективный оратор».)

Чтобы использовать свои вокальные возможности по максимуму, выступайте стоя. Когда вы сидите (особенно сутулясь), получается обратный эффект, поскольку легкие сжаты. Уилл Флэш, радиоведущий Microsoft Office Live Meeting , проводит по нескольку презентаций в день. Уилл поменял свой обычный рабочий стол на подъемный, чтобы стоять во время виртуальных презентаций и видеть компьютер на уровне глаз. Среднестатистический деловой человек говорит более ровно и монотонно, чем сам это осознает. Выступая «в прямом эфире», старайтесь разнообразить интонации. Однако тут важно не переусердствовать, иначе ваш голос покажется неестественным. Достаточно расширить вокальный диапазон на 10–20%. Чтобы развить свои способности в данной области, используйте звукозаписывающее устройство во время вербализации выступления, а затем прослушивайте себя.

• Используйте гарнитуру.Чтобы добиться лучшего качества звука и максимального удобства для себя, в телеконференциях используйте гарнитуру вместо обычной телефонной трубки. Обычную трубку неудобно держать. Спикерфон искажает звук, а если вы отвернетесь, то запросто окажетесь вне его зоны охвата. Благодаря гарнитуре руки у вас свободны и вы можете работать мышкой или держать свои заметки. Она также позволяет вам стоять, благодаря чему расширяется объем легких и, следовательно, улучшается качество голоса.