Коллектив авторов - Управление в социальной работе. Учебник

Достаточно близким к большинству из вышеизложенных понятий является понятие функции управления.

Функция (от лат. functio – исполнение, осуществление) – деятельность, обязанность, работа, внешнее проявление свойства какого-либо объекта в данной системе отношений, роль, которую выполняют определенные составляющие по отношению к целому. В соответствии с этим процесс управления деятельностью организации находит свое выражение в реализации определенных функций управления– направлениях управленческой деятельности, позволяющих в совокупности осуществлять управляющее воздействие и создавать необходимые условия для решения задач организации и достижения поставленной цели. Выполняемые в определенной последовательности, они образуют управленческий этап, состоящий из нескольких фаз, работ и операций. Таким образом, функции управления – это обобщающее понятие, и в зависимости от рассматриваемой последовательности действий под функцией управления можно понимать весь реализуемый процесс управления или отдельные его этапы и работы. Функции управления характеризуются видом и объемом входной, выходной и обрабатываемой информации и реализуются с использованием специальных устройств в технических системах или с помощью постоянно или временно создаваемых функциональных подразделений в организационных системах управления.

Функциональная структура управленческой деятельности определяет состав и отношения между функциями. Функции являются механизмами процесса разделения деятельности органа управления на взаимосвязанные части, совокупность которых представляет единое целое – процесс управленческой деятельности.

Как известно, в теории управления в качестве общих функций управления выделяются функции планирования, организации, руководства и контроля (рис. 1.6).

Рис 1.6. Общие функции управления

Однако нельзя не подчеркнуть, что общие функции управления потому и называются общими, что они в общем случае проявляются, как правило, обязательно при выполнении любых более или менее самостоятельных управленческих действий и не могут претендовать на строгую последовательность или подчиненность, так как при выполнении каждой из перечисленных функций проявляются остальные общие функции.

Планирование является важнейшей функцией управления, определяющей задачи, наиболее эффективные методы и средства, сроки выполнения поставленных задач, а также исполнителей. Существует множество определений функции планирования, каждое из которых справедливо для определенной сферы применения (государственной, экономической, производственной, социальной и т. д.). Вместе с тем все они согласуются с единым общим определением планирования как функции, в соответствии с которым планирование состоит в определении и ранжировании по важности для выполняемой задачи целей и задач деятельности определенного периода времени, в разработке сбалансированных по необходимым затратам и наличным ресурсам планов действий для их достижения и определении ответственности за исполнение.

Функция организации на практике не является столь однозначной, как планирование, так как она может рассматриваться в двух аспектах. Во-первых, как функция формирования дееспособной системы управления (совокупности органов управления, различных должностных лиц и определенного порядка их взаимодействия) и обеспечения ее деятельности необходимыми силами и средствами; при этом она обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности организаций на всех иерархических уровнях. Именно с такой точки зрения мы должны подходить к изучению организации управленческой деятельности. Во-вторых, как функция организации выполнения принятых решений и планов; в этом случае она следует за функцией планирования.

Независимо от последовательности осуществления функций организации и планирования в любых условиях они должны предшествовать выполнению функции руководства.

Руководство, или собственно управление как процесс непосредственного воздействия на управляемые элементы, является в отличие от функций организации и планирования действенной функцией управления, осуществляемой в порядке и целях, установленных при организации и планировании. Эта функция наиболее зависима от изменения условий при выполнении поставленных задач. По этой причине руководство должно быть адаптивным. Оно включает оперативную корректировку действий исполнителей при изменении условий выполнения постановленных задач с учетом результатов текущего контроля их выполнения, а также мотивацию (стимулирование) действий исполнителей. Последнее в полной мере соответствует сугубо научной трактовке функции руководства как совокупности побудительной (мотивационной) и наставнической деятельности. В этом смысле оно сводится к применению руководителем, с одной стороны, знаний, умений и опыта, а с другой – предоставленной ему власти для побуждения и принуждения подчиненных к действиям по выполнению поставленных задач.

Контроль выполнения поставленных задач является завершающей функцией процесса управления на определенном этапе. Эта функция важна по той причине, что процесс управления протекает при постоянно изменяющихся условиях выполнения задач и характеризуется различной степенью неопределенности. Контроль дает ответ на вопросы: достигло ли управляющее воздействие поставленных целей и нуждаются ли управленческие решения в корректировке; он обеспечивает обратную связь в системе управления и тем самым дает возможность оценить качество выполнения задачи как на отдельных этапах, так и по его завершении.

Контроль объединяет виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), с изучением информации о процессах и результатах его деятельности (анализ), с диагностикой и оценкой этих процессов и результатов деятельности, эффективности стратегий, успехов и просчетов в использовании средств и методов управления (оценка). Контроль тесно связан с планированием и руководством как функциями управления. Играя, в основном, роль завершающей функции на определенном этапе управления, контроль, тем не менее, осуществляется и текущим порядком, что дает возможность своевременно скорректировать деятельность объекта управления.

Кроме упомянутых функций, являющихся аналогами общих функций управления, управленческой деятельности присущи функции регулирования и координации, выступающие как функции второго порядка (динамические), уточняющие ранее принятые решения, а также организацию взаимодействия в новых условиях.