Владимир Первушин - Практика управления инновационными проектами

Мониторинг соблюдения расписания осуществляется на основе диаграммы Гантта:

• проводится регистрация результатов работы на текущий момент (выполненные операции и объемы работ);

• осуществляется оценка оставшегося объема работ и времени;

• определяется влияние отклонений на завершение задачи.

Контроль исполнения расписания и стоимости должен производиться на комплексной основе. Если несколько наблюдений (замеров) показывают отклонения в одном направлении, высока вероятность того, что проявляется тенденция, например, к отставанию проекта от графика.

Мониторинг стоимости является существенно более сложным процессом, чем контроль расписания. В большинстве проектов недостаточно просто сравнить факт со сметой, поскольку в этом случае не принимается во внимание фактор времени.

Контроль стоимости, как и контроль календарного плана, выполняется в первую очередь на уровне отдельных задач (пакетов работ) руководителем функционального подразделения, отвечающим за конкретную задачу. Основные задачи менеджера проекта – мониторинг затрат на уровне задач и более высоких проектных уровнях, выявление значительных отклонений реальных затрат от бюджета и инициация корректирующих мер, направленных на то, чтобы общая итоговая стоимость проекта не превысила запланированный бюджет.

Для обеспечения качественного мониторинга и формирования отчетности по проекту необходимо получать разнообразную информацию:

• отчеты о состоянии проекта, содержащие информацию:

– по выполняемым и завершившимся работам проекта,

– наступившим контрольным событиям,

– оценкам времени, требуемого для завершения выполняемых в данное время задач,

– отклонениям от планов,

– возможным задержкам с выполнением работ проекта,

– возможным дополнительным затратам,

– иным проблемам, которые могут повлиять на выполнение других задач, соблюдение календарных планов, стоимость проекта;

а также:

• вести учет хода выполнения календарного плана проекта;

• выявлять основные отклонения от расписания и от бюджета;

• формировать изменения в календарном плане и назначать дополнительные работы и ресурсы;

• подводить итоги для каждого уровня по промежуточным этапам работы;

• формировать уведомления участников проекта об отклонениях проекта;

• проводить совещания по анализу хода выполнения проекта и вести протоколы этих совещаний.

Из перечисленного видно, что разработка системы отчетности и мониторинга является достаточно серьезной проблемой, требующей отдельного внимания и затрат времени и ресурсов.

Принятие решения о ходе проекта осуществляется на основе полученных менеджером проекта разнообразных отчетов. Пример такого ежемесячного отчета о ходе проекта приведен ниже.

ПРИМЕР. Ежемесячный отчет о ход работ по проекту

1. Проект в графике (подчеркнуть): да нет.

2. Результаты проекта

3. Были ли изменения в замысле проекта? ____________________________

4. Как это повлияло на проект? _____________________________________

5. Отклонение от плана

Ниже приведен фрагмент системы мониторинга крупной компании, основанной на Положении по контролю за реализацией проекта и представлению отчетности.

ПРИМЕР. Положение о контроле и мониторинге реализации проектов компании ООО «СДЕ» (фрагмент)

Финансовый контроль проекта

Объектом финансового контроля являются производственно-хозяйственные процессы реализации проекта, связанные с использованием финансовых, материальных, трудовых, природных и других ресурсов, имеющих денежную оценку.

Основные задачи финансового контроля:

• получение точных оценок затрат;

• распределение расходов во времени;

• подтверждение затрат;

• своевременная отчетность по затратам;

• выявление ошибочных затрат;

• подготовка отчета о финансовом состоянии проекта;

• прогноз затрат.

Основными функциями финансового контроля являются:

• структурирование проекта, определение состава и уровня детализации объектов, подлежащих контролю;

• назначение бюджета для отдельных позиций проекта;

• деблокирование бюджета;

• блокировка проводок, приводящих к перерасходу бюджета;

• определение организационно-экономических требований к организации бизнес-процессов, которые оказывают влияние на формирование себестоимости проекта.

Финансовый контролер обеспечивает ведение системы управленческого учета по проекту в соответствии со следующими требованиями:

• соответствием представляемой информации данным первичного учета;

• учетом платежей и затрат в соответствии со структурным планом проекта, договорами и сметами;

• использованием оцененного запаса проекта;

• ведением аналитики по работам хозяйственным и подрядным способом по каждому элементу структурного плана проекта;

• разделением импортных и отечественных поставок оборудования.

В целях выполнения контроля над формированием себестоимости проекта финансовый контролер проверяет и регистрирует в журнале произвольной формы:

• договоры подряда, договоры оказания услуг, договоры поставки материалов и оборудования с проверкой наличия доступного источника финансирования и отнесения затрат и соответствия основных условий договоров устанавливаемым требованиям по управлению проектами;

• договоры обеспечения финансированием проекта;

• выдаваемую проектно-сметную документацию, сетевой график и операции;

• изменения проектно-сметной документации и договоров;

• требование платежей/авансовых платежей с привязкой к номеру договора и операций сетевого графика;

• заявки подрядчиков и поставщиков на включение платежей в финансовый план предприятия на предстоящий период.

Для обеспечения целевого и адресного использования бюджета проекта финансовый контролер согласовывает с руководителем проекта:

• оперативный финансовый план по проекту;

• корректировки оперативного финансового плана;

• счета подрядчиков на требования авансирования работ;

• требования-накладные на перемещение материалов и оборудования из запаса проекта в общий запас, а также их реализацию на сторону.

К финансированию принимаются только завизированные финансовым контролером контракты, отраженные в финансовом меморандуме на текущий квартал.