Алексей Пыхтин - Аудит систем качества

Важно, чтобы аудит проводился профессионально и достоверно отражал результативность системы менеджмента организации. Необходимо помнить, что результаты аудита повлекут коммерческие решения, которые могут повлиять на будущее обеих организаций. Поэтому он должен быть проведен квалифицированным обученным персоналом, что является гарантией получения достоверной информации.

Аудит третьей стороной− это проверка, проводимая внешней независимой организацией (третьей стороной). Чаще всего оценка третьей стороной применяется с целью сертификации.

Как и аудит второй стороной, аудит третьей стороной предъявляет особые требования, как к аудитору, так и к проверяемой организации. Аудитор должен быть профессиональным и компетентным, чтобы результаты аудита точно и справедливо отражали состояние системы менеджмента.

Внешние аудиты имеют свои особенности, положительные и отрицательные стороны по сравнению с внутренними аудитами (таблица 1) /22, 24/.

Таблица 1 – Особенности внутреннего и внешнего аудита

К положительным сторонам внешних аудитов относятся:

– более высокий уровень объективности (поскольку это «взгляд со стороны»);

– большая эффективность работы (поскольку внешний аудит проводится аудиторами высокой квалификации);

– позитивное воздействие критики на проверяемую организацию;

– более объективная оценка проверяемой системы за счет более высокой квалификация аудиторов;

– возможность использования результатов внешних аудитов проверяемой организацией в рекламных целях;

– возможность использования результатов внешних аудитов для демонстрирования результативности и соответствия системы менеджмента установленным требованиям;

– точность определения расходов.

К отрицательным сторонам внешних аудитов относятся:

– незнание традиций предприятия;

– предубежденность персонала проверяемой организации к «чужакам», и как следствие, возможность сокрытия информации;

– незнание неформальных лидеров затрудняет получение необходимой информации;

– вероятность использования аудитором конфиденциальной информации, полученной в ходе аудита;

– ограниченные сроки аудита не дают возможности аудитору досконально проверить всю систему, и, следовательно, заключение по результатам аудита основывается на выборке из имеющейся информации.

Внутренние аудиты, также как и внешние, обычно имеют две стадии: проверка адекватности и проверка соответствия.

Проверка адекватности проводится с целью определения степени, с которой документированная система адекватна требованиям применимого стандарта.

Проверка адекватности может выполняться путём:

– рассмотрения требований соответствующего стандарта с определением тех частей документированной системы, которые относятся к данным требованиям;

– проработки пункт за пунктом документированной системы и сопоставление с применимыми требованиями стандарта.

У всех проверок третьей стороной и многих проверок второй стороной следующая стадия проверки зависит от результатов первой стадии, поскольку, если документация системы менеджмента неадекватна требованиям применимого стандарта (ISO 9001), то нет смысла проверять соответствует ли деятельность на местах требованиям, установленным в этой документации.

Проверка соответствия − эта деятельность, признанная установить степень, с которой документированная система понимается, внедрена и поддерживается работниками.

Адекватность устанавливается при проверке действующей документации по качеству на предмет полноты отражения в ней требований стандарта ИСО 9001. Проверка соответствия осуществляется путем сравнения фактического выполнения процедур с их требованиями.

В тех случаях, когда применимый стандарт не требует для осуществления той или иной деятельности разрабатывать документированную процедуру, проверка соответствия производится относительно применимых требований стандарта.

Объектами аудита могут быть продукция, процесс или система менеджмента.

Аудит системы менеджмента− предназначен для определения соответствия системы установленным требованиям. Это самый трудоемкий и громоздкий процесс, который проводится, чтобы выяснить на основе объективных доказательств, претворяются ли в жизнь система управления качеством и планы организации и соответствуют ли они предъявленному к ним набору требований. Аудиты системы могут проводиться в качестве условия привлечения нового поставщика до принятия решения о заключении контракта с ним. Аудиты системы включают в себя и превосходят по масштабам аудиты процесса и продукции. Они исследуют взаимодействие всех элементов общей структуры системы качества и ее влияние на продукцию.

Аудит процесса− предназначен для оценки соответствия процесса установленным требованиям. При этом проверяется способность процесса обеспечить достижение запланированных результатов. Наиболее распространенными являются проверки специальных процессов, т.е. процессов, недостатки которых не могут быть выявлены последующим измерением продукции (результата процесса), а выявляются только после начала использования продукции. Аудит процесса распространенный и удобный, он часто приносит более быстрые и плодотворные результаты. Причина в том, что поставщик обычно скорее согласится с необходимостью изменений в конкретном процессе, чем с необходимостью заниматься глубокими проблемами системы в целом. Аудиты процесса менее обширны и формальны, чем аудиты системы, требуют меньшего объема планирования, могут оказаться полезными в совершенствовании рассматриваемого процесса.

Аудит продукции− предназначен для проверки соответствия фактических характеристик продукции установленным требованиям. Аудит продукции ориентирован на потребителя (производится с его точки зрения). Оценка товара с точки зрения потребителя может выполняться сторонними организациями, не известными производителю товаров и не уполномоченными им. Аудит потребителей обычно не рассматривается как проверка обеспечения качества. Для ясности можно привести следующие примеры аудита потребителей, которые традиционно не рассматриваются как функция аудита качества:

– сбор отзывов о товаре путем непосредственного хождения по адресам потребителей;