Алексей Гладкий - Компьютер для бухгалтера

В данном разделе мы средствами Word сформируем ведомость движения товарноматериальных ценностей (ТМЦ):

• с указанием остатков на начало отчетного периода;

• с оборотами за отчетный период;

• с остатками на конец отчетного периода.

Все данные будут представлены в количественном и суммовом выражении и в разрезе номенклатуры. Для примера возьмем следующие ценности: Канистра, Бензин, Глушитель, Фара .

В окне Вставка таблицы, открываемом на вкладке Вставкас помощью команды Таблица → Вставить таблицу, настроим параметры таким образом, как это показано на рис. 2.42.

Рис. 2.42.Настройка параметров таблицы

Обратите внимание, что в данном случае переключатель Автоподбор ширины столбцовустановлен в положение по содержимому.

Следует отметить, что сетка таблицы, которая отобразится на экране после нажатия в окне Вставка таблицыкнопки ОК, будет иметь несколько необычный вид – в частности, она отличается весьма небольшими размерами (рис. 2.43); однако по мере заполнения ячеек таблица будет увеличиваться в размерах в зависимости от количества вводимой в нее информации.

Теперь последовательно введем названия столбцов таблицы: Наименование, Ед. изм., Остаток на начало периода, Приход, Расход, Остаток на конец периода; затем в столбец Наименованиевведем перечень товарноматериальных ценностей, движение которых будет отражено в нашем документе, – результат выполненных действий приведен на рис. 2.44.

Поскольку данные в складской ведомости должны быть представлены в количественном и суммовом выражении, нам необходимо соответствующим образом разбить столбцы Остаток на начало периода, Приход, Расходи Остаток на конец периода. Порядок действий рассмотрим на примере одного из них.

Рис. 2.44.Заголовки строк и столбцов таблицы

Установим курсор в ячейку Остаток на начало периода, нажмем правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выберем команду Разделить ячейки, после чего в открывшемся окне Разбиение ячеекукажем Число столбцов – 1, а Число строк – 2; в результате ячейка будет разбита на две части – верхнюю и нижнюю. Теперь установим курсор в нижнюю часть разбитой ячейки и снова выполним команду контекстного меню Разбить ячейки; в окне Разбиение ячеекукажем Число столбцов – 2, а Число строк – 1. В левую из образовавшихся ячеек с клавиатуры введем наименование Колво, а в правую – Сумма.

После этого каждую ячейку столбца Остаток на начало периодаразобьем на две части.

Все перечисленные действия необходимо повторить для столбцов таблицы Приход, Расходи Остаток на конец периода – в результате таблица примет вид, изображенный на рис. 2.45.

Рис. 2.45.Разбиение ячеек таблицы

Теперь можно приступать к заполнению ячеек таблицы. После ввода всех необходимых данных добавим с помощью команды контекстного меню Вставить → Вставить строки сверхустроку вверху таблицы, объединим ее ячейки и введем название документа: «Ведомость движения ТМЦ». Затем выделим таблицу и с помощью кнопки Выровнять по центру, находящейся в контекстном меню в подменю Выравнивание ячеек, выровняем текст ячеек по центру. Сформированный и готовый к выводу на печать документ изображен на рис. 2.46.

Рис. 2.46.Ведомость движения товарноматериальных ценностей

Готовый документ можно выводить на печать, воспользовавшись командой Файл → Печать(предварительно можно просмотреть, как он будет выглядеть на печатной странице).

В данной главе мы научимся использовать табличный редактор MS Excel для профессиональной деятельности бухгалтера. В отличие от текстового редактора Word, средствами Excel можно выполнять массу вычислений, разной специфики и уровня сложности. Это позволяет формировать бухгалтерские документы, в которых пересчет итогов будет производиться автоматически при каждом изменении исходных данных (они могут находиться как в текущем документе, так и во внешних Excel-файлах). При этом возможно построение диаграмм, графиков, выполнение прочих расчетных операций.

Использование табличного редактора Excel позволяет формировать и выводить на печать документы, имеющие табличное представление, выполнять расчетные действия на основании исходных данных и др. Основные задачи, решаемые с помощью программы, можно сформулировать следующим образом.

• Ввод, редактирование и оформление разнообразных табличных документов.

• Выполнение расчетных действий с исходными данными с применением специально предназначенного инструментария.

• Сохранение созданного документа в различных форматах (Excel, вебстраница, шаблон, текстовый документ и др.).

• Ввод и обработка табличных данных с использованием встроенных механизмов формул, функций, макросов и др.

• Анализ и управление данными (автоматический расчет итоговых и промежуточных данных, структуризация и консолидация данных, использование сводных таблиц и отчетов и др.).

• Вставка в документ различных объектов (рисунок, функция, примечание, объект и др.).

• Выполнение операций по ручному и автоматическому форматированию документа и его составных элементов; автоматическая проверка орфографии документа, оперативное устранение допущенных некорректностей с использованием механизма автозамены.

• Импорт необходимых данных из различных источников (включая базы данных OLAP) и последующая их обработка. Поддержка XML-формата.

• Настройка параметров представления табличного документа, а также настройка пользовательского интерфейса.

• Доступ к данным совместно с другими программами (например, Word, Power Point, Access и др.).