Алексей Гладкий - Компьютер для бухгалтера

• Справочники и настройки учета → Учетная политика. С помощью команд данного подменю производится переход к настройкам учетной политики предприятия.

• Администрирование → Настройки → Настройки программы. Данная команда предназначена для перехода в режим настройки обмена данными, прав доступа к информации, запрета изменения данных, и некоторых других режимов работы.

• Администрирование → Сервис → Настройки пользователей. Эта команда позволяет войти в режим настроек программы применительно к конкретному пользователю. Например, здесь можно настроить вид интерфейсов, режим печати табличных документов и др. Предлагается целый ряд параметров, настраиваемых отдельно для каждого пользователя.

• Главное меню, подменю Вид(см. рис. 5.5). С помощью команд данного подменю производится переход в режим настройки соответствующих элементов пользовательского интерфейса.

Следующий этап подготовки к работе – это формирование учетной политики, а также ввод исходных данных в справочники, каталоги и классификаторы. В них хранится вся информация, необходимая для дальнейшей работы. В частности, сведения о контрагентах, с которыми сотрудничает предприятие, хранятся в справочнике контрагентов, ассортимент продукции и перечень прочих товарноматериальных ценностей (сырья, материалов, полуфабрикатов и т. п.) формируется в справочнике номенклатуры, данные о складах хранятся в справочнике складов и т. д. Например, при формировании документа на отпуск товарноматериальных ценностей вам понадобятся сведения как минимум из четырех справочников: номенклатуры, организаций, складов и контрагентов. Вводить и редактировать данные в справочниках можно и в процессе работы (например, из режима редактирования документа вы всегда можете перейти в режим редактирования справочника и добавить в него необходимые данные), но намного удобнее ввести в справочники необходимый минимум сведений заранее, чтобы впоследствии не отвлекаться и не тратить на это дополнительное время.

Перед тем как начать работу, заполните хотя бы следующие справочники: организаций, контрагентов, валют, номенклатуры, складов (мест хранения), физических лиц, банков и подразделений организаций. Именно эти справочники являются наиболее востребованными в большинстве случаев. Что касается остальных справочников, их можно будет заполнять по мере необходимости.

Следующий этап – это ввод начальных остатков по счетам бухгалтерского учета. Этого не нужно делать только в том случае, если учет ведется с нуля (начало эксплуатации программы совпадает с началом деятельности предприятия). Для перехода в режим ввода начальных остатков в панели навигации раздела Справочники и настройки учетащелкните на ссылке Помощник ввода начальных остатков.

После того как выполнена настройка программы, заполнены ее справочники и классификаторы, а также введены начальные остатки по счетам бухгалтерского учета, можно приступать к ее полноценной эксплуатации. Поскольку все бухгалтерские записи должны создаваться исключительно на основании соответствующих первичных документов, то следующим этапом работы будет ввод документации.

Первичный учетный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения этой операции, а если это не представляется возможным – то сразу после ее окончания. Исходя из этой формулировки, можно сделать вывод, что, например, товарнотранспортная накладная, проведенное банком платежное поручение, приходный кассовый ордер либо акт выполненных работ (услуг) являются первичными учетными документами, а договор или доверенность – нет. Типовые формы первичных документов утверждаются законодательно соответствующими государственными органами и обязательны к применению всеми субъектами хозяйствования, осуществляющими свою деятельность на территории Российской Федерации. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть созданы как на бумажном, так и на электронном носителе информации.

Чтобы ввести документ, войдите в соответствующий режим и нажмите кнопку Создатьили клавишу Insert. Например, факт поступления наличных денежных средств в кассу предприятия оформляется приходным кассовым ордером, и чтобы ввести в программу этот документ, щелкните на панели навигации раздела Банк и кассана ссылке Приходные кассовые ордераи в открывшемся интерфейсе нажмите Создать.

Более подробно порядок ведения документации в программе «1С: Бухгалтерия 8.3» будет рассмотрен ниже.

Следующий этап работы – это формирование бухгалтерских проводок: ведь любой документ считается проведенным по учету только после того, как по нему сформирована соответствующая проводка (или несколько проводок). В большинстве случаев параметры формирования проводки определяются в самом документе, где в соответствующих полях указывается требуемая корреспонденция счетов.

Кроме этого, существуют бухгалтерские проводки, формирование которых предусмотрено самой технологией бухгалтерского учета (то есть, они не требуют непосредственного подтверждения первичными документами). К ним относятся проводки, формируемые при закрытии месяца (списание затрат, начисление амортизации, расчет финансового результата и т. д.). Переход в режим настройки и формирования таких проводок производится из раздела Учет, налоги, отчетность(команды Закрытие месяца, Регламентные операциии др.).

Следующий этап работы – это формирование и вывод на печать отчетности, полученной на основании введенных ранее данных. В программе «1С: Бухгалтерия 8.3» реализованы широкие функциональные возможности по настройке и формированию самой разной отчетности – бухгалтерской, налоговой, регламентированной, а также произвольных форм и видов. Для работы с отчетами предназначены команды и функции раздела Учет, налоги, отчетность, а также меню Стандартные отчеты, которое имеется во всех остальных разделах. Для формирования специализированных отчетов в некоторых разделах имеется также меню Отчеты.

Таковы основные этапы работы с программой «1С: Бухгалтерия 8.3». Однако стоит вкратце упомянуть и о сервисных функциях системы, которые предназначены для обслуживания информационной базы, экспорта и импорта данных, удаления помеченных объектов, группового проведения документов, а также для выполнения целого ряда иных операций. Доступ к ним осуществляется с помощью соответствующих команд раздела Администрирование.