Павел Дубнов - Access 2002: Самоучитель

Следует сказать, что такой способ применим для создания любой подтаблицы, а не только для инвертированной, как могло бы показаться из данного примера. Он не изменяет уже имеющихся связей между таблицами, отображаемых на схеме данных, но требует, чтобы между основной таблицей и подтаблицей связь такого типа была установлена. Если такая связь при создании подтаблицы отсутствует, Access с вашего позволения установит ее автоматически.

1. Формирование таблиц является первым этапом создания БД, так как таблицы в Access – это те первичные, исходные файлы, на основе которых в дальнейшем строится вся база данных. Access 2002 и предыдущие версии предоставляют пользователю несколько разных вариантов построения таблиц.

2. В настоящей главе рассматривались три варианта формирования таблиц: режим таблицы или режим ввода данных, режим конструктора и мастер таблиц. Еще два варианта создания таблиц – импорт таблиц и связь с таблицами – рассматриваются в том разделе главы 7, который посвящен объединению разнородных баз данных.

3. Наиболее детальным, гибким и основательным (и, соответственно, самым трудоемким) методом формирования таблиц является режим конструктора.

4. Для надежного контроля за файлами в Access предусмотрен механизм системных первичных кодов. Этот механизм очень полезен, и если у пользователя нет каких-то серьезных причин отказываться от введения первичных кодов, рекомендуется их всегда создавать.

5. Используемые в Access типы данных очень разнообразны, и для их эффективного применения следует перед выбором типа еще раз уточнить назначение этих данных при функционировании БД.

6. В Access 2002 предусмотрены два свойства полей: Формати Маска ввода.Обе опции позволяют задавать формат, в котором данные вводятся или, точнее, запоминаются при вводе в таблицу.

Свойство Форматрекомендуется применять при последовательном вводе данных в таблицу.

Свойство Маска вводацелесообразно при отображении литеральных (символьных) констант, а также при вводе данных в пустые графы (бланки, таблицы и т. д.). При этом пользователю рекомендуется сформировать маску ввода вручную – это значительно проще.

7. Часто поле может включать лишь определенные значения, которые иногда содержатся в заранее заданном списке, а иногда – в самом поле, вместе с произвольно вводимыми данными. В этих случаях ввод данных можно упростить и ускорить за счет использования подстановок.

8. Для создания информационных структур можно использовать аппарат связей между таблицами, либо возможность организации вложенных подтаблиц, либо и то и другое вместе. Эти средства позволяют пользователю создавать достаточно сложные структуры данных.

Если таблицы служат первичными, исходными элементами базы данных, то «на выходе» вы получаете формы и отчеты. Как правило, формы используются для получения ответов на запросы пользователя, записи данных в таблицы и/или изменения этих данных при их вводе либо корректировке. Отдельное направление использования представляют собой сводные таблицы и сводные диаграммы, рассматриваемые в этой главе. Для распечатки, то есть для получения копии данных на твердом носителе, применяются отчеты.

В Access формы можно создавать разными способами:

• посредством автоформы;

• с помощью разных вариантов мастера форм;

• с помощью конструктора;

• с помощью сводной таблицы;

• с помощью диаграммы;

• с помощью запросов;

• путем расширения форм за счет включения в них диаграмм, картографических данных, рисунков.

В настоящей главе будут рассмотрены три первых способа: они позволяют строить формы, в которых значения величин, хранящихся в БД, остаются неизменными. (Изменение данных – выборочное или нет – требует создания запроса и относится уже скорее к области программирования.) Кроме того, благодаря использованию гиперссылок Access 2002 позволяет включать в формы картографические данные, рисунки и фрагменты текстовых файлов.

Таким способом можно создать форму, отображающую все поля и записи базовой таблицы или запроса. Запрос после выполнения может представлять собой таблицу, структура которой аналогична любой другой таблице и содержит поля и записи. Такая структура будет жесткой и однозначной, вплоть до того, что даже если таблица имеет подтаблицу, то последняя в создаваемой форме отражена не будет. Иначе говоря, форма будет создана строго в пределах одной базовой таблицы, и изменить ее пользователь не сможет. Таким образом, автоформа – самый легкий и наименее гибкий способ построения формы. Теперь посмотрим, как это делается.

В разделе Объектыокна базы данных щелкните сначала по кнопке

а затем по кнопке

На экране появится окно Новая форма– рис. 4.1. В этом окне надо выбрать следующие параметры:

Рис. 4.1

• способ построения формы (в данном случае – автоформа). Здесь возможны пять вариантов:

– В столбец;

– Ленточная;

– Табличная;

– Сводная таблица;

– Сводная диаграмма;

• таблицу или запрос, на основе которой/которого будет построена форма (в нашем случае выберите таблицу Фирмы).

Поскольку на рис. 4.1 выбрана автоформа В столбец,то, задав нужные параметры и щелкнув по кнопке ОК,вы получите созданную форму в виде столбца (см. рис. 4.2).

Как вы помните, у таблицы Фирмыесть подчиненная таблица Менеджер(см. рис. 3.37). Между тем, как показано на рис. 4.2, при построении автоформы посредством диалогового окна Новая формав готовой форме эта связь не отражена.

Рассмотрим другой вариант создания формы с помощью автоформы. Для этого в разделе Объектыокна базы данных нажмите кнопку

Теперь укажите базовую таблицу (пусть это опять будет таблица Фирмы)и выполните одно из предлагаемых действий:

• активизируйте опцию Автоформав подменю Вставкана панели меню Access;

• щелкните по стрелке прокрутки возле кнопки

на панели инструментов Access, а затем опять активизируйте опцию Автоформа.

В обоих случаях результатом будет появление вложенной формы Фирмы,в которую включена дочерняя форма Менеджер.Последняя содержит запись, идентичную соответствующей строке из родительской формы Фирмы(см. рис. 4.3).