Павел Дубнов - Access 2002: Самоучитель

5. В окне Имя файлауказать название создаваемой копии.

6. Щелкнуть по кнопке Экспорт.

Созданная статическая копия отчета представлена на рис. 5.16 (показана лишь часть страницы). Файл копии полностью соответствует оригиналу (см. рис. 5.13), но обратите внимание, что копию можно просмотреть только в окне Просмотр снимка.

1. В Access 2002 отчет создается почти так же, как форма. Разница между этими двумя объектами базы данных заключена не в технологии их построения, а в их целевом назначении. Если с формой пользователь будет работать на экране, то отчет предназначен для печати и представляет ценность как материальная копия документа, полученного из базы данных.

2. Отчет, созданный с помощью автоотчета, будет отображать все поля и записи базовой таблицы или запроса. Как и в случае с формой, такой отчет наиболее прост в построении и наименее гибок по своей структуре.

3. В первичный отчет Access позволяет включить подчиненный отчет, в рамках которого записи могут быть отсортированы на втором уровне группировки. Но этот подчиненный отчет может быть создан уже с использованием конструктора отчетов, хотя саму группировку записей допускается выполнить и с помощью мастера отчетов. Наиболее гибкую структуру отчета позволяет получить конструктор отчетов.

4. В Access 2002 появилась новая возможность – создать статическую копию отчета. По сути, это фотография отчета – файл с расширением. snp, который содержит копии каждой страницы отчета, сформированного в Access 2002, двумерных графиков, чертежей и других элементов, включенных в отчет. Такой файл можно просматривать, печатать, посылать по электронной почте, рассылать по сети и архивировать, уже не работая непосредственно в среде Access. В этой программе такая процедура рассматривается как разновидность экспортной операции.

Страница доступа к данным – файл особого типа, предназначенный для просмотра и работы через Internet или intranet с данными, хранящимися в базах данных Microsoft Access или Microsoft SQL Server. Страница доступа к данным загружается в базу данных Access 2002 или базу данных SQL-сервера, но может также создаваться и загружаться за пределами Microsoft Access. Использование страниц доступа к данным для ввода данных аналогично использованию форм для ввода данных: пользователь имеет возможность просматривать, вводить, редактировать и удалять данные в базе данных. Однако страницу можно использовать за пределами базы данных Microsoft Access, предоставляя пользователям возможность обновлять или просматривать данные через Internet или intranet. Страница доступа к данным иногда включает данные из других источников, например из Microsoft Excel. Кроме того, страница доступа к данным может использоваться при работе непосредственно в базе данных или проекте, создаваемом средствами Access 2002.

Традиционные формы и отчеты Access применяются для отображения, редактирования и подготовки отчетов по тем данным, которые хранятся в настольной системе пользователя. Как уже сказано выше, создавать такие объекты позволяют специальные мастера (например, мастер форм и мастер отчетов), автоматически включая в формы и отчеты заданные пользователем стили и элементы форматирования. Формы и отчеты сохраняются в файле базы данных с расширением. mdb, после чего их можно просматривать с помощью интерфейса Access.

Страницы доступа к данным тоже обеспечивают доступ пользователя к данным и работу с ними, но, кроме этого, позволяют вести поиск и структуризацию данных в информационных сетях. Фактически страницы выступают в роли форм и отчетов Access для Internet. При работе со страницами доступа к данным не надо преобразовывать их формат, поскольку страницы – это HTML-файлы. Они создаются с помощью Access, но работают в браузере Internet Explorer.

По своим функциям страницы доступа к данным очень похожи на классические формы и отчеты. Понятно, что и процесс подготовки этих страниц практически не отличается от технологии построения формы или отчета.

На рис. 6.1 показан пример страницы, которая создается для ввода данных в режиме конструктора. Вводится запись Products(Изделие), содержащая сведения о коде изделия (Product ID), его наименовании (Product Name), имени фирмы (Company Name), цене за единицу продукта (Unit Price), скидке (Discontinued).

Рис. 6.1

Хотя страницы доступа к данным могут использоваться при работе с локальной базой данных Access 2002, все-таки их основное назначение – обеспечивать просмотр, редактирование и составление отчетов в рамках Internet Explorer. Страницы имеют ряд новых Web-функций и поддерживают перетаскивание объектов. По сути это HTML-страницы, которые содержат динамические ссылки на данные (иными словами, данные «связываются» со страницей). В отличие от традиционных форм и отчетов, Data Access Pages сохраняются не в файле базы данных (с расширением. mdb), а в отдельных HTML-файлах. Это позволяет легко пересылать страницы доступа к данным по каналам электронной почты и размещать на Web-серверах.

В Access 2002 можно открыть любой HTML-файл с помощью конструктора Data Access Pages, а затем добавить в этот файл поля – ссылки на данные. Также конструктор позволяет формировать страницы доступа к данным. Рабочая область конструктора создается с помощью Internet Explorer и использует такие хорошо знакомые вам средства, как таблицы свойств, списки полей, наборы инструментов и мастера. Использование программных средств, в частности языка SQL, позволяет значительно расширить функциональные возможности страницы доступа к данным. Так, например, можно:

• запрашивать параметры в запросе;

• передавать параметры с одной страницы доступа на другую;

• производить подстановку значений из другого набора значений на странице;

• применять условное форматирование;

• использовать макросы, в частности основанные на событиях страницы, для увеличения разнообразия принимаемых решений;

• добавить один или несколько пользовательских фильтров на страницу доступа к данным и др.

Каждый объект базы данных создается для определенной цели. В табл. 6.1 обобщены сведения о том, пригодны ли различные объекты Access 2002 для достижения тех или иных целей. Позиция «Да» означает, что использование данного объекта по определенному назначению является оптимальным решением, «Нет» – недопустимым, «Да/Нет» – возможным, но не лучшим.

Основные типы страниц доступа к данным:

• диалоговый отчет – используется для сбора и структуризации сведений, которые вводятся в БД для последующего отображения;

• ввод данных – используется для добавления, удаления и редактирования записей;