Сергей Петренко - Политики безопасности компании при работе в Интернет

• периодически проверять политику лаборатории антивирусной защиты и данное руководство на предмет обновлений, так как новые вирусы появляются почти каждый день.

4. Политика хранения электронной почты

Цель

Политика хранения электронной почты предназначена для помощи сотрудникам в определении, какая информация, посланная или полученная по электронной почте, должна быть сохранена и на какой срок.

По вопросам надлежащей классификации информации следует обращаться к вашему менеджеру. По вопросам, связанным с этой политикой, нужно обращаться в отдел информационной безопасности.

Вся информация, содержащаяся в сообщениях электронной почты, разделена на четыре основные категории, определяющие время хранения:

• административная корреспонденция – 4 года;

• финансовая корреспонденция – 4 года;

• общая корреспонденция – 1 год;

• недолговечная корреспонденция (хранят, пока не прочитают, потом уничтожают).

Суть политики

Административная корреспонденция. Административная корреспонденция компании включает (но не ограничена этим) информацию об отпусках, поведении на рабочем месте и о любых юридических проблемах, например о нарушении интеллектуальной собственности. Вся электронная почта с пометкой «Для руководства» будет рассматриваться как административная корреспонденция. Для гарантии сохранения административной корреспонденции создан почтовый ящик admin@CompanyName. при копировании сообщения на этот адрес ответственность за его хранение будет нести отдел информационных технологий.

Финансовая корреспонденция. Финансовая корреспонденция – вся информация, связанная с доходами и расходами компании. Для гарантии сохранения финансовой корреспонденции создан почтовый ящик fiscal@CompanyName. при копировании сообщения на этот адрес ответственность за его хранение будет нести отдел информационных технологий.

Общая корреспонденция. К общей корреспонденции относится информация, которая имеет отношение к взаимодействию с клиентами. Каждый сотрудник ответственен за хранение электронной почты такого типа.

Недолговечная корреспонденция. Недолговечная корреспонденция, безусловно, наиболее объемная категория, включающая личную электронную почту, запросы или рассылки, электронную почту, связанную с разработкой продуктов и услуг и т. д.

Службы мгновенного обмена сообщениями. Общая корреспонденция, проходящая через службы мгновенного обмена сообщениями, может быть сохранена с использованием функции журналирования службы или путем копирования в файл. Сообщения, проходящие через службу мгновенного обмена сообщениями, которые являются административными или финансовыми, должны быть скопированы и отправлены по электронной почте на соответствующий адрес для хранения.

Шифрование сообщений. Шифрование сообщений должно соответствовать политике обработки и хранения информации, но, вообще, информация должна храниться в незашифрованном виде.

Восстановление удаленных почтовых сообщений с использованием резервных копий. Отдел информационных технологий отвечает за поддержание резервных копий в актуальном состоянии с хранением копий за пределами компании.

Ответственность Любой сотрудник, нарушивший эту политику, может быть подвергнут дисциплинарным мерам, вплоть до увольнения.

Термины и определения

Разрешенная электронная почта – все почтовые системы, поддерживаемые отделом информационных технологий. Если в связи с выполнением служебных обязанностей необходимо использовать адрес электронной почты вне компании, следует обратиться в отдел информационных технологий.

Разрешенное шифрование электронной почты и файлов – методы шифрования, включающие использование DES и PGP. Шифрование DES доступно во многих бесплатных программах на всех платформах. Для использования PGP в компании необходимо приобрести лицензию. За помощью в приобретении нужно обратиться в отдел информационных технологий.

Разрешенное средство мгновенного обмена сообщениями – Jabber Secure IM Client – является единственным средством мгновенного обмена сообщениями, разрешенным для использования на компьютерах компании.

Средства контроля доступа – методы электронной защиты файлов от получения к ним доступа неавторизованными сотрудниками, кроме тех, кому это разрешено владельцем ресурса.

Незащищенные каналы – все каналы связи, которые не находятся под контролем компании.

Шифрование – важная информация защищается в соответствии с политикой допустимого шифрования. Международные законы по использованию средств шифрования неоднозначны. Следуйте корпоративным руководящим документам по использованию средств криптографии и консультируйтесь с вашим менеджером и/или корпоративными юридическими службами.

5. Политика использования электронной почты компании

Цель

Недопущение нанесения ущерба имиджу компании, поскольку электронная почта, отправляемая с электронного почтового адреса компании, рассматривается сторонними лицами и организациями как официальное утверждение от имени компании.

Эта политика описывает порядок использования электронной почты, посылаемой с почтовых адресов компании, и должна выполняться всеми служащими, продавцами и агентами, работающими от имени компании.

Суть политики

Запрещается! Система электронной почты компании не должна использоваться для создания или распространения любых материалов, не связанных с деятельностью компании, включая материалы националистического, сексуального, порнографического, религиозного и политического характера. Сотрудник, получивший электронное письмо такого содержания от любого работающего в компании, должен немедленно сообщить об этом своему руководителю.

Использование в личных целях. Использование ресурсов компании в личных целях приемлемо в разумных пределах, но такие электронные письма должны храниться в отдельной папке.

Отправка рекламных писем или развлекательных почтовых сообщений от имени компании запрещена. Отправка предупреждений о вирусах и любых других предупреждений, массовые отправки почтовых сообщений от имени компании должны быть одобрены руководством компании перед посылкой. Эти ограничения относятся также к переадресации почты, полученной служащим.

Мониторинг. Сотрудникам компании не следует ожидать соблюдения конфиденциальности почтовых сообщений при хранении, отсылке или приеме почты в системе электронной почты компании. Компания может контролировать почтовые сообщения без уведомления сотрудника.

Ответственность Любой сотрудник, нарушивший эту политику, может быть подвергнут дисциплинарным мерам, вплоть до увольнения.

Читать дальше