Юрий Зозуля - Компьютер на 100 %. Начинаем с Windows Vista

В верхней части окна Access находится лента с несколькими командными вкладками, а в левой части строки заголовка – Кнопка «Office»и панель быстрого доступа. Приемы использования и настройки этих элементов интерфейса одинаковы для всех приложений Microsoft Office и были рассмотрены при изучении программы Word (см. урок 5.1).

В левой части окна Access расположена область переходов, в которой содержатся все имеющиеся в базе данных объекты. Основными объектами базы данных являются таблицы, в которых хранятся данные, а другие объекты (формы, отчеты, запросы и др.) служат для обработки и отображения хранящихся в таблице данных.

Объекты могут отображаться с группировкой по различным категориям. По умолчанию для новых баз данных используется категория Таблицы и связанные представления, в которой используется группировка объектов по таблицам, с которыми они связаны (рис. 7.6, слева ). С помощью меню области переходов можно переключиться на категорию Тип объекта(рис. 7.6, справа ) (этот способ группировки применялся во всех предыдущих версиях Access). Разработчики баз данных могут также создавать свои категории для удобства работы (как в базе данных Борей (см. рис. 7.5)).

Рис. 7.5.База данных Борей в окне Access 2007

Открытие любого объекта базы данных выполняется следующим образом.

1. Если область переходов скрыта, включите ее отображение с помощью кнопки Область переходову левой границы окна программы или клавиши F11.

2. Найдите в области переходов нужный объект. Для этого нужно знать, в какой группе он находится, и, если нужная группа свернута, разверните ее щелчком на названии.

3. Дважды щелкните кнопкой мыши на нужном объекте – он будет открыт в рабочей области окна Access.

Рис. 7.6.Варианты группировки объектов в области переходов: по связанным с ними таблицам (слева), категория Тип объекта (справа)

Объекты базы данных могут отображаться в отдельных окнах или на вкладках. Возможность отображения объектов на вкладках появилась только в Access 2007, этот вариант удобнее, чем перекрывающиеся окна в предыдущих версиях программы. Для переключения между объектами щелкайте на заголовках вкладок, а чтобы закрыть активную вкладку, нажмите кнопку

в правом углу строки заголовков вкладок.

Для некоторых баз данных использование вкладок может быть отключено; чтобы задействовать их, нажмите Кнопку «Office»,затем кнопку Парамеры Access,в появившемся окне выберите категорию Текущая база данныхи установите переключатель Параметры окна документав положение вкладки.

База данных состоит из отдельных объектов, находящихся в области переходов. Объекты базы данных имеют следующее назначение.

□ Таблицы.Используются для хранения данных и являются основным объектом Access. Все остальные объекты используют данные, которые хранятся в таблицах. Таблицы базы данных имеют внешнее сходство с таблицами Excel (см. рис. 7.1).

□ Запросы.Используются для отбора данных из одной или нескольких таблиц. В запросах можно задавать условия отбора данных, производить вычисления (в том числе и групповые) и другие операции с данными. Результат выполнения запроса отображается в виде таблицы, однако запрос не хранит никакой информации, а только показывает то, что находится в таблицах. Существуют также специальные типы запросов, которые выполняют добавление, изменение или удаление сразу большого количества записей.

□ Формы.Основное назначение форм – облегчение ввода, просмотра и редактирования записей. Формы обычно отображают одну запись из таблицы и имеют кнопки для перехода от одной записи к другой. Формы могут использоваться для других целей, различные виды форм можно найти в учебной базе данных Борей .

□ Отчеты.Позволяют отобрать данные из таблиц или запросов для просмотра и вывода на печать. В отчетах можно использовать различные приемы форматирования и оформления документов.

□ Макросы.Макрос – это последовательность специальных макрокоманд для выполнения определенных операций. Макросы обычно связываются с кнопками, реже – с другими элементами форм. После нажатия кнопки записанные в макросе команды выполняются автоматически.

□ Модули.Модуль – это программа на языке Visual Basic для приложений (VBA), состоящая из процедур и функций. Модули и макросы позволяют значительно расширить возможности базы данных, но их создание требует определенной квалификации.

С объектами базы данных можно выполнять различные операции, например создавать, изменять или удалять. Для этого можно использовать соответствующие кнопки на ленте или другие элементы, например контекстное меню. Об особенностях работы с объектами базы данных вы узнаете из следующих уроков.

Задание.Ознакомиться с окном программы Access. Запустить и рассмотреть учебную базу данных.

ВНИМАНИЕ

При выполнении задания помните, что все внесенные в базу данных изменения записываются немедленно и их невозможно отменить. Работа с базой данных требует большей аккуратности, чем с текстами или таблицами.

Последовательность выполнения

1. Запустите программу Access и откройте учебную базу данных Борей.

2. Ознакомьтесь с окном программы и его элементами (см. рис. 7.5).

3. Если область переходов не отображается на экране, включите ее с помощью клавиши F11 или кнопки Область переходову левой границы окна.

4. Щелкните кнопкой мыши на заголовке области переходов и в появившемся меню выполните команду Таблицы и связанные представления.

5. В области переходов найдите группу Заказыи разверните ее, щелкнув кнопкой мыши на заголовке группы.

6. Найдите таблицу Заказыи откройте ее двойным щелчком кнопки мыши.

7. Ознакомьтесь с содержимым таблицы. Для просмотра всей имеющейся информации используйте линейки прокрутки.

8. Аналогично найдите в группе Сотрудникитаблицу Сотрудникии откройте ее.

9. Переключитесь между открытыми таблицами с помощью вкладок.

10. Щелкните кнопкой мыши на заголовке области переходов и в появившемся меню выполните команду Тип объекта.