Вивек Кале - Внедрение SAP R/3: Руководство для менеджеров и инженеров

Успех любого проекта SAP в огромной степени зависит от предоставления необходимых ресурсов в полном объеме и в установленные сроки. По сравнению с аналогичными по масштабу и уровню инвестиций IT-проектами, внедрение SAP протекает гораздо быстрее. Именно поэтому необходим менеджер по ресурсам (Resource Manager), который имеет опыт закупок и несет ответственность за предоставление ресурсов для IT-проектов. Менеджер по ресурсам должен хорошо разбираться в процедурах закупок компании и ее политике в этом отношении, а также в процедурах отчетности об освоении средств в рамках проекта SAP.

Как на начальной стадии проекта, так и в дальнейшем менеджер по ресурсам может состоять в организационном комитете проекта, что позволяет ему оперативно предоставлять на утверждение предполагаемые закупки, а также решить вопросы, связанные с задержками предоставления ресурсов, неполными инсталляциями, недопоставками, незавершенными курсами обучения, техподдержкой и т. д.

В отличие от традиционных проектов, внедрение SAP подразумевает гораздо более масштабное участие

Одна из основных обязанностей менеджера по обучению — обеспечение не только достаточного количества инструкторов, но и освобождение соответствующих групп персонала от своих обязанностей на время проведения курсов обучения, согласно обговоренным в плане срокам. Менеджер по обучению также должен сотрудничать с менеджером по ресурсам в целях установки программного обеспечения и организации соответствующего обучения.

Во время обучения функциональной и технической команд можно получить лицензии на Internet Demo and Evaluation System (IDES) и InfoDB с соответствующей инфраструктурой терминалов, сети и т. д. Подобным образом, перед началом обучения конечных пользователей необходимо полностью составить и утвердить обусловленную спецификой компании документацию для всех модулей, и в дальнейшем использовать ее для обучения.

Политика и принципы управления проектом должны быть окончательно определены и донесены до всех участников проекта как можно раньше.

Как уже упоминалось в разделе «Информация как новый ресурс» в главе 1, внедрение даст все неоспоримые преимущества только тогда, когда компания начнет использовать обработанную системой SAP информацию как полноценный ресурс; для этого необходимо установить и запустить все базовые модули. В противном случае система будет выступать всего лишь как средство для регистрации и отчетности произошедших действий.

Вопросы отчетности о развитии проекта могут вызвать разногласия среди участников проекта. Так как движущей силой проекта SAP являются менеджеры подразделений компании, полемика может разгореться даже вокруг таких вопросов, как выбор пакетов программного обеспечения для проекта.

Для успешного внедрения SAP, особенно если оно происходит по рекомендуемому в данной книге принципу «Большого взрыва», очень важную роль играет своевременное предоставление достаточных объемов ресурсов, что подразумевает следующие действия:

• Составление бюджета и своевременное выделение средств на соответствующих этапах проекта.

• Приобретение и плановая установка серверов и терминалов, сетевого и коммуникационного оборудования, программного обеспечения для управления сетью и мониторинга коммуникаций, операционных систем, систем автоматизации офиса, и, наконец, системы SAP R/3.

• Формирование персонала проекта путем перевода или делегирования сотрудников подразделений компании, а также набора новых для комплектации функциональных и технических команд, администраторов ресурсов, команд по обучению и логистике, а также привилегированных и обычных пользователей в целях обучения и повторения курсов непосредственно перед пуском системы.

• Сбор данных из существующих на предприятии систем (или систем ключевых деловых партнеров). Загрузка данных может быть одновременным мероприятием перед непосредственным запуском системы или проходить на регулярной основе в заранее установленные сроки ежемесячно. Сам процесс загрузки данных может проводиться по пакетному принципу, или с помощью интерфейса реального времени, который обновляет данные и осуществляет обмен данными между SAP и другими системами на постоянной основе.

Проекты внедрения SAP подразумевают серьезные требования к обучению пользователей, в то время как традиционные проекты обычно администрируются одним централизованным компьютером и подразумевают гораздо меньшее число конечных пользователей. Более того, эти конечные пользователи едва ли участвуют в деловых операциях — как раз наоборот, такой персонал зачастую отвечает всего лишь за ввод в систему данных о транзакциях и другой информации.

Системы ERP в прямом смысле доносят компьютеризацию до рабочих мест непосредственных исполнителей деловых операций. Именно поэтому требования к обучению персонала в рамках проекта SAP столь обширны и могут потребовать участия 10–20 % кадрового состава компании. Обучение SAP может затрагивать три группы:

• Выборочная группа менеджеров — ключевых работников различных департаментов, которые направляются в функциональную команду.

• Группа ключевых пользователей из состава привилегированных пользователей, которым будет доверено полномасштабное тестирование системы и обучение конечных пользователей.

• Остальные пользователи, которые будут использовать систему при выполнении своих повседневных обязанностей. Важная часть стратегии поддержки после внедрения состоит в том, чтобы эта третья группа пользователей обучалась пользователями второй группы.

Обучение управленческой группы персонала будет состоять из общего обзора системы SAP и модулей, имеющих отношение к их работе. Обучение группы ключевых пользователей будет состоять из обзора конкретного модуля или модулей, имеющих отношение к их работе, а также соответствующих важнейших бизнес-процессов. Обучение группы конечных пользователей будет заключаться в изучении только тех бизнес-процессов, которые они будут использовать при выполнении своих повседневных обязанностей.

Так как проект SAP — это внедрение стандартного пакета программного обеспечения, связанные с проектом риски отличаются от рисков, традиционно ассоциируемых с внедрением программного обеспечения. Перечень основных рисков, связанных с внедрением традиционного ПО: