Вивек Кале - Внедрение SAP R/3: Руководство для менеджеров и инженеров

• Технический консультант

• Проектный инженер.

Команда управления изменениями несет ответственность за оценку проекта и сопутствующих организационных рисков, разработку и запуск коммуникаций, спонсорство, развитие навыков, передачу знаний и оптимизацию процессов SAP, направленных на устранение таких рисков.

Организация команды

Эта задача подразумевает проведение собеседований и назначение людей на различные роли, указанные выше, а также организацию персонала для административной поддержки и поддержки инфраструктуры проекта.

Цель этой задачи — подготовка плана проекта с учетом поставленных целей, принятых стратегий, а также выделенных ресурсов и финансов. В состав такого плана должен входить план освоения ресурсов и бюджета, а также расписание, определяющее сроки прохождения различных рубежей проекта. Очевидно, что такой план не будет статичным — он будет совершенствоваться по мере продвижения проекта и прохождения различных этапов.

План работы по проекту

Крайне важно выработать подробный план расписаний, задач и другой деятельности, который будет использоваться как средство контроля за развитием проекта. Четко сформулированный план, доступный всем сотрудникам — это эффективное средство ориентирования всего персонала на достижение поставленных целей.

План работы по проекту регулирует такие непостоянные величины, как различные виды деятельности и задачи, рубежи и результаты, периоды и крайние сроки, а также центры ответственности за эти задачи.

План бюджета проекта

Корректный план бюджета, который четко описывал бы все предстоящие расходы — это средство обеспечения адекватного финансирования проекта. Расходы могут включать в себя оплату консалтинговых услуг, приобретение оборудования и программного обеспечения, обучение, командировочные расходы и т. д.

План ресурсов проекта

План ресурсов проекта регулирует назначение необходимого количества персонала с надлежащим уровнем ресурсов позволяет осуществить координирование такого назначения на уровне всей компании, и четко согласуется с общим кадровым планом компании.

Эта задача предписывает всем членам основной и дополнительных команд пройти необходимое обучение, которое, как уже указывалось, является необходимым предварительным условием назначения сотрудников на те или иные позиции в команде проекта. Также необходимо удостовериться, что все сотрудники обучаются в области их непосредственной ответственности и на уровне, необходимом для исполнения обязанностей в команде проекта, иначе несостыковка полученных знаний с практическим применением полученных навыков приведет к ухудшению характеристик работы команды. На случай возникновения таких ситуаций план должен предусматривать «освежающие» курсы, чтобы обеспечить максимальную отдачу членов команды проекта.

Программы обучения могут проводиться на рабочем месте, в центрах обучения SAP или партнеров SAP. Набор курсов будет различным, в зависимости от области ответственности и имеющейся квалификации членов команды проекта.

Эта задача преследует цель установления основных правил работы в рамках проекта. Унифицированные методы работы, записи результатов и отчетности позволяют осуществлять беспрепятственную коммуникацию, поддерживать согласованность действий и избежать излишних объемов работ.

В SAP предусмотрена возможность определения двух типов стандартов. Первый тип применяется напрямую к работе в рамках проекта; второй тип регулирует коммуникацию между различными сторонами относительно статуса проекта и хода его выполнения.

Эта задача подразумевает установление различных стандартов для проекта SAP, в том числе для обмена информацией в рамках проекта, фиксирования деятельности по проекту и пройденных рубежей, составления системной документации, а также установление стандартов качества для приложений и вопросов управления изменениями, формирования команды и т. д.

Обмен данными в рамках проекта

Эта задача второго плана подразумевает организацию и расписание запланированных и специальных собраний, стандартизацию повестки дня и ведения протоколов, порядок проведения собраний и отчетности по проблемам, мероприятиям и статусам, а также обмен данными с сотрудниками, которые не входят в команду проекта.

Планирование и мониторинг проекта

Планирование и мониторинг проекта — это средство фиксирования затраченных консультантами усилий, отчетность по проекту, сроки выполнения той или иной задачи, обзоры качества, обратная связь, процедуры планирования, пересмотра и утверждения расписаний и т. д.

Планирование проекта производится на основе Сетевого графика ASAP (Roadmap), IMG-операций и данных Ассистента по внедрению ASAP с помощью такого инструмента управления проектами, как MS Project. Планирование проекта позволяет обновлять расписание проекта согласно плановым работам, бюджетному плану и плану по ресурсам.

Стандарты документации проекта

Эта задача относится не только к документированию работы по проекту, но и к параметрам бизнес-процессов, конфигурации настроек, усовершенствованиям в рамках конкретной компании, документации для конечных пользователей, а также к связанным со службами SAP отчетам.

План управления рамками проекта

Эта задача подразумевает сохранение рамок проекта SAP, а также обработку запросов на изменения и их обоснование, оценку последствий изменений и запись выполненных изменений. Кроме того, план управления рамками проекта может пригодиться при обработке запросов, поступающих на различных стадиях проекта. Это очень важный аспект, так как обычно поступает множество запросов на расширение функциональности и соответствующих рамок проекта — выполнение таких запросов влечет изменения в бюджете и расписании проекта, а также изменение требований по ресурсам.

План управления проблемами

Эта задача подразумевает регистрацию и решение возникающих вопросов, что нужно для составления обзоров проекта и принятия решений по необходимым мерам и способам устранения проблем, а также для отслеживания этого процесса.

План управления организационными изменениями

Организационные изменения — это важнейший аспект методологии ASAP, который рассматривается в совокупности с планом проекта SAP. План управления организационными изменениями нацелен на обнаружение и расчет возможных рисков, которые могут повлиять на успешное завершение проекта SAP как на уровне человека или команды, так и на уровне всей организации. Такой план упорядочивает поступающие во время Концептуального проектирования инициативы и служит основой для анализа последствий, оценки основных рисков, стратегии спонсорства и коммуникации, развития навыков и передачи знаний, а также процесса организационной оптимизации. Этот план включает в себя отчетность по статусу программы управления изменениями в компании, а также деятельность, методы, результаты и крайние сроки, предусмотренные этой программой.