Андрей Жвалевский - ПК без напряга

Каждая ячейка имеет свой номер, который состоит из номера столбца и номера строки. Например, видите – одна из ячеек обведена жирной черной линией? Эта ячейка называется активной , именно в нее можно вводить данные. Как – расскажу чуть далее. Так вот, на рис. 6.1 активной является ячейка под номером С4. Как я об этом догадался? Это не потому, что я очень умный, а потому, что внимательно рассматриваю рисунки. Активная ячейка, если присмотреться, стоит на пересечении столбца Си строки 4, вот и получается – С4.

Я обещал показать, как ввести что-нибудь в ячейку? Раз обещал, выполню.

1. Совершаете двойной щелчок на нужной ячейке.

2. Убеждаетесь, что внутри ячейки мигает курсор – верный знак, что можно вводить данные.

3. Нажимая клавиши клавиатуры, вписываете текст или число (текст или число должны сразу появиться в ячейке).

4. Нажимаете клавиши Enter, Tab, одну из клавиш управления курсором (стрелки ←, ↑, ↓, →или или просто щелкаете на любой другой ячейке.

Для редактирования содержимого ячейки нужно проделать все то же самое – начиная от двойного щелчка, заканчивая нажатием клавиши Enterили чего-нибудь подобного. Удалять и того проще. Достаточно выделить ячейку и нажать клавишу Deleteили Backspace. Содержимое ячейки можно переместить или скопировать в другую ячейку. Для этого сделайте следующее.

1. Выделите ячейку (не двойным щелчком, а одинарным!).

2. Подведите указатель мыши к границе ячейки, должен появиться значок

Заполнение ячеек данными – самое важное, но не самое интересное, что есть в электронной таблице. С данными можно много чего сотворить. Как? Чтобы ответить на этот вопрос, давайте внимательно посмотрим на окно программы Excel.

Очень похоже на Word

Рис. 6.2.Окно программы Excel 2007

1. Кнопка Office.

2. Панель быстрого доступа.

3. Лента.

4. Строка формул. Единственное принципиальное отличие от Word. Когда выше я рассказывал, как заполнять ячейки, каюсь, скрыл от вас один способ. Теперь пришло время признаться, что ячейки можно заполнять и с помощью строки формул. Выделяете нужную ячейку и вписываете данные в строку формул. Это не очень удобно, если вносишь обычные числа или слова, но при вводе формул строка просто незаменима.

Конечно, я описал далеко не все, что вы видите на экране, открыв документ Excel. Но на первый раз достаточно. Давайте уже быстрее перейдем к практике.

Заполняем прайс

Для начала забудем, что таблицы в Excel электронные, но будем помнить, что это все-таки таблицы. Если данные расположить в правильном порядке, сделать удобными для просмотра и поиска – это ли не счастье?

Поэтому в качестве первого примера давайте попробуем составить в Excel прайс-лист. Заодно и с некоторыми возможностями программы познакомимся.

Чтобы сделать приятное издательству, в котором выходит эта книга, давайте займемся изготовлением прайса Издательского дома «Питер». Разумеется, не всего прайса – он слишком большой, – а только, допустим, десятки лучших. Эту десятку я взял с сайта «Питера» из раздела «Бестселлеры».

Первым делом, как вы уже знаете, надо открыть таблицу Excel и сохранить ее в нужном месте с понятным названием.

Но и теперь, когда документ сохранен, не спешите сразу забивать его информацией. Сначала подумайте, а что, собственно, вы хотите внести в прайс-лист? Я предлагаю выбрать следующие пункты: порядковый номер, автор, название, номер издания, год издания и цену. Чтобы не забыть, давайте сразу впишем эти пункты в заголовок таблицы.

Выше я уже рассказывал, как это делать, но для любителей склероза готов повторить: дважды щелкаете на ячейке А1и пишете N(это будет означать «порядковый номер»), затем нажимаете клавишу →или Tab, переходите в ячейку под номером В1и вписываете Автор. Ну, и так далее.

В столбец Nв ячейку А2впишите цифру 1. Потом в столбец Автор(ячейка В2) впишите фамилию автора. И так далее.

Первая строка прайса после всех вставок и вписываний должна выглядеть так, как на рис. 6.3.

Рис. 6.3.Первая строка прайс-листа

Процесс ввода данных довольно нуден, поэтому хочется вам как-то помочь. О! Давайте я научу вас, как автоматически нумеровать строки. Ведь в нашем прайс-листе они нумеруются от 1 до 10. Можно не вписывать каждый номер, а заставить Excel автоматически расставить числа. И делается это буквально одним движением мыши.

Первая строка у вас уже пронумерована, в ячейке А2стоит цифра 1, так? Очень хорошо. Теперь в ячейку А3впишите цифру 2. Затем выделите обе эти ячейки (например, последовательными щелчками кнопкой мыши при нажатой клавише Shift). Ячейки А2и А3окажутся обведены рамкой, в правом нижнем углу которой хорошо видна жирная черная точка. Потяните за нее вниз мышью – и увидите, что рядом с указателем появляются числа! Дотяните до позиции, где появится 10, и отпустите кнопку мыши. О чудо! В ячейках от А2до А11включительно стоят номера от 1 до 10!

И еще одна хитрость. Внимательно изучив страницу бестселлеров, вы можете убедиться, что все они вышли в 2007 году (по крайней мере, у меня так). Как вы уже догадались, писать десять раз число 2007 нет никакого смысла. Можно заставить Excel выполнить эту монотонную, рутинную работу. Для этого достаточно выделить ячейку Е2и потянуть за точку-маркер вниз на девять строк. Тогда ячейки с Е3по Е11включительно также будут содержать число 2007.

Рис. 6.4.Данные внесены в прайс-лист

Оформление таблицы

В принципе, прайс-лист уже готов, иногда на этом этапе все и заканчивается. Заполнив таблицу данными, создатели решают, что «и так хорошо», и рассылают результат клиентам. А потом клиенты сидят и морщатся, потому что пользоваться таблицей в таком виде не очень удобно: под порядковый номер отведено слишком много места, а под название и авторов – слишком мало, да и заголовок таблицы сливается с ее телом. Неаккуратненько как-то!

Чтобы сделать «аккуратненько», выделите все ячейки таблицы. Для этого достаточно щелкнуть кнопкой мыши на ячейке А1и, не отпуская кнопку, протащить указатель до F11. Как только вы отпустите кнопку, вся таблица окажется выделена.