Андрей Жвалевский - ПК без напряга

Теперь подберем такую ширину столбцов, чтобы весь текст нормально читался. Для этого можно вручную перетаскивать границы столбцов, но наша серия ведь называется «Без напряга», правильно? Поэтому просто на вкладке Главнаяленты выберите в группе Ячейкикнопку Формат. Щелкните на ней и в раскрывшемся списке выберите Автоподбор ширины столбца… Или, если написать короче, выполните команду Главная → Ячейки → Формат → Автоподбор ширины столбца. Таблица изменится быстро и приятно глазу.

Затем можно раскрасить ее. Это не только полезно, но и удобно – все сразу видно. Чтобы не тратить время на раскрашивание ячеек вручную, воспользуйтесь одной из заготовок. Для этого – при выделенных ячейках таблицы! – выполните команду Главная → Стили → Форматировать как таблицу. Появится список готовых вариантов оформления. Выберите любой, какой вам на душу лег, и щелкните на нем кнопкой мыши.

Рис. 6.5.Отформатированная таблица

Видите, у левого края каждого заголовка появилась стрелочка? Это не просто так стрелочка, она нам скоро пригодится. Буквально в следующем разделе.

Мы для примера рассматриваем очень простой прайс, всего десяток позиций. Обычно их куда больше. Найти нужный пункт бывает очень сложно… Вернее, было бы очень сложно, если бы не функции фильтрации и сортировки, которыми оснащен Excel.

Сортировка

Самый простой способ разобраться в длинном списке данных – расположить их по какому-нибудь признаку. Во-первых, нас могут интересовать книги определенного автора, во-вторых, книги, которые начинаются на определенное слово, в-третьих, книги определенной ценовой категории.

Допустим, нас интересуют книги Н. Макаровой, которые попали в список. Выделяем столбец Автор(для поставленной задачи этого достаточно), а затем на ленте находим кнопку Главная → Редактирование → Сортировка и фильтр:

При нажатии этой кнопки появится меню, в котором надо выбрать пункт Сортировка от А до Я. Содержимое столбца – а за ним и всей таблицы – будет перестроено так, что авторы расположатся в алфавитном порядке.

И мы сразу увидим, что столбец Авторзаполнили не совсем правильно. Нужно было указывать сначала фамилию, а уж потом инициалы или имя. Тогда фамилии авторов были бы выстроены по алфавиту, а не их имена. Моя вина. В следующий раз будем умнее.

Ну все равно, книги одного автора оказались на соседних строках, чего мы и добивались (рис. 6.6).

Сортировкой должен уметь пользоваться каждый! Это сэкономит уйму сил и времени, а главное – позволит разобраться в самой сложной таблице Excel.

Фильтрация

Фильтрация – это, по сути, усовершенствованный вариант сортировки. Он применяется для того, чтобы сфокусировать внимание только на определенных данных, а все прочие убрать с глаз долой, чтобы глаза не мозолили.

Рис. 6.6.Результат сортировки по автору книги

Наблюдательный читатель, который добросовестно выполняет в программе Excel все, что написано в книге, уже заметил команду Фильтрв меню Главная → Редактирование → Сортировка и фильтр. Недобросовестный тоже мог догадаться о чем-то по названию меню.

Да, это именно то, о чем мы ведем речь! После применения команды Фильтрвозле заголовков столбцов появляются те самые треугольнички, о которых я обещал вам рассказать (см. рис. 6.5). Что ж, пришло время.

Рис. 6.7.Меню фильтрации

Логика подсказывает, что в нижнем списке нужно снять все флажки, кроме тех, где упоминается Н. Макарова. Проверим, права ли логика. Оставим установленными только флажки Н. Макароваи Н. Макарова, Г. Николайчук, Ю. Титова.Нажмем кнопку ОК… Как говорят американцы: «Бинго!» Или, по-нашему, «Ага!» или «Во как!» (рис. 6.8)

Рис. 6.8.Результат фильтрации Есть еще один способ фильтрации – по ключевому слову или сочетанию слов. Например, нас интересуют все книги, в названии которых есть слово «Информатика». Выполняем команду Фильтрв меню Главная → Редактирование → Сортировка и фильтр. Появляются треугольники возле заголовков столбцов таблицы. Щелкаем на треугольнике, который появился рядом со словом Название. В меню фильтрации (см. рис. 6.7) выбираем команду Текстовые фильтры → Содержит. Появится окно настроек (рис. 6.9).

Рис. 6.9.Настройка текстового фильтра

После слова содержитвписываем слово Информатика(на рис. 6.9 оно уже вписано для пущей наглядности).

В принципе, можно добавить дополнительные условия – для этого служат два нижних поля, – но с этим вы вряд ли столкнетесь. А если столкнетесь, то разберетесь без труда.

Если теперь нажать кнопку ОК, в таблице будут отображаться только те книги, в названии которых есть слово «Информатика».

Неопытный пользователь может испугаться: дескать, куда пропали остальные строки таблицы? Ужель они исчезли навсегда? Не уподобляйтесь такому паникеру. Фильтр только прячет ненужные результаты, но в недрах электронной таблицы они остаются. Чтобы снова увидеть все данные, без учета фильтрации, надо ее отменить. Для этого в уже надоевшем вам меню Главная → Редактирование → Сортировка и фильтрнадо щелкнуть на пункте Фильтр. Стрелки у заголовков таблицы исчезнут, все станет, как было. Можно и не так радикально. Если хотите отменить один какой-нибудь фильтр, щелкните на соответствующем треугольнике и в меню фильтрации (см. рис. 6.7) выполните команду Снять фильтр.

Для начала уточним место, в котором происходят все расчеты в Excel. Это строка формул – помните, где она? Я уже дважды говорил, повторю в третий и последний раз: строка формул находится под лентой справа от значка

У вас еще не закрыт файл с созданным прайс-листом? Вот и чудненько, на нем и опробуем работу строки формул.