Скотт Беркун - Искусство управления IT-проектами

В данном разделе я воспользуюсь двумя предположениями: во-первых, что у проекта имеются ясные цели, во-вторых, что эти цели служат мотивацией для того, что вы пытаетесь достичь. Если состоятельность обоих предположений или хотя бы одного из них для вас сомнительна, значит, этот раздел вам еще пригодится, а от вас потребуются дополнительные усилия, поскольку на данный момент у вас недостаточно средств для достижения успеха.

Описываемый здесь процесс в большей мере касается серьезных проблем с применением властных полномочий и таких ситуаций, в которых вам требуется больше власти, чем имеется на данный момент. Чем серьезнее проблема, тем тщательнее нужно продумать вопросы применения власти. Чем она менее серьезна, тем больше предлагаемых здесь шагов можно бегло просмотреть или вовсе пропустить.

Единственный способ успешного решения политических проблем заключается в выяснении своих потребностей и в разработке плана по их удовлетворению. Обычно потребности выглядят следующим образом:

• ресурсы (деньги, время, персонал);

• полномочия в принятии решений;

• возможность повлиять на решение, находящееся в чьей-то компетенции;

• корректировка чьих-то целей в поддержку ваших или приведение в соответствие с вашими целями;

• корректировка ваших собственных целей для их лучшей согласованности с целями других участников процесса;

• консультации, обмен опытом или поддержка.

Несмотря на то что вы определили круг своих потребностей, готовьтесь проявить гибкость. Даже если вы решили, что вам необходимы дополнительные ресурсы, в процессе их изыскания не отвергайте советы тех, кто сумел справиться с решением своих задач без привлечения дополнительных ресурсов. Стремясь к увеличению бюджета или сроков работы, вы можете додуматься до какой-нибудь новой идеи, позволяющей достичь поставленных целей и без дополнительных ресурсов. Поэтому не следует зацикливаться на потребностях как таковых: они представляют собой всего лишь средства к достижению целей проекта.

Наиболее подходящим временем для анализа этой разновидности политических потребностей является тот самый момент, когда цели уже определены. Когда вы сидите за одним столом со своим руководителем и согласовываете свои обязательства на следующую неделю или месяц, самое время рассмотреть вопрос о достаточности властных полномочий для выполнения намеченной работы. Должны быть выявлены любые средства обеспечения, в которых вы нуждаетесь, но не имеете на данный момент, а ваш руководитель должен наметить план, как помочь вам с их получением. В некоторых организациях это называется управлением руководством, поскольку вы должны направлять управляющие усилия не вниз, а вверх по иерархической лестнице. Выяснение своих потребностей, которые должны быть удовлетворены вашим руководством, и является первым шагом на пути успешного управления своими руководителями.

Последующие шаги управления руководством большей частью заключаются в повторении этого процесса по необходимости через определенные интервалы времени. Если вы сможете синхронизировать усилия со своим руководителем и с руководителем своего руководителя во всех своих делах и в получении всего необходимого для этого, обеспечив при этом решение единых задач, значит, вы на правильном пути.

Самый простой способ управления руководством заключается в вовлечении своего руководителя в дискуссию, во время которой нужно предложить конкретизировать следующие моменты.

• Каких действий в моих интересах мне следует ожидать от вас, моего руководителя (например, распоряжений, предупреждений о том, что я должен знать, поддержки моих решений, указаний на те области, в которых я должен совершенствоваться).

• Какие ресурсы мне понадобятся для достижения поставленных целей и у кого мне нужно их требовать.

• На каком уровне и с какой периодичностью мне требуется ваше участие (Вообще не требуется? Ежеквартальное подведение итогов? Ежедневный доклад о состоянии дел? Еженедельные встречи с глазу на глаз? Все это требует уточнения.)

Выяснив все как можно раньше, вы точно узнаете, на какую поддержку следует рассчитывать и откуда, скорее всего, следует ожидать проблем. Вы должны забить тревогу, если ваш руководитель проявляет безразличие, неопределенность или сопротивляется передаче любых ваших запросов. Это означает, что вам либо придется показать все, на что вы сами способны, либо настроиться на неудачный исход, смирившись с тем, что ваш руководитель не очень-то заботится о ваших взаимных интересах.

Для каждого вида требуемых властных полномочий следует определить человека, который может вам их предоставить. Для начала вполне подойдет иерархическая или организационно-штатная структура, но ее следует использовать лишь для освежения памяти обо всех действующих лицах и исполнителях (рис. 16.4). Затем следует поспрашивать окружающих и выяснить, кто в наибольшей степени отвечает за те или иные разновидности решений (в небольших командах все намного очевиднее, но если вы не уверены, то лучше у кого-нибудь спросить). Привлеките людей, которые обязаны помочь вам во всем разобраться: своего руководителя, коллег или подчиненных. Чтобы определить нужных вам людей, несколькими разговорами, пожалуй, не обойдешься. Иногда лучше поискать информацию такого рода на стороне, поскольку вам вряд ли захочется внепланово беспокоить нужных людей. (Избегайте странных поступков, приводящих, к примеру, к такому диалогу: «Привет, Фрэд, это ты отвечаешь за распределение новых ноутбуков?» – «Да, а что?» – «Да нет, мне просто интересно. Пока».)

Рис. 16.4.Кто является обладателем соответствующих властных полномочий – зависит от ситуации. При этом не обязательно отдавать приоритет иерархии организационно-штатной структуры. Сотрудник среднего звена может обладать большими полномочиями в конкретном вопросе, чем его непосредственный начальник

Начните изучение человека, который обладает нужными вам полномочиями, с определения его целей. В слаженной команде это сделать проще, поскольку его цели действительно совпадают с целями проекта и соответствуют тому руководящему положению, которое он занимает. Учтите его наклонности, мнения и предпочитаемые им способы принятия решений. Чем лучше ваши взаимоотношения и больше опыт совместной работы, тем проще это сделать.