Лиззи Пост - Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе

Смерть

Узнав о том, что у коллеги умер кто-то из близких родственников, вы можете послать цветы с выражением соболезнования, сделать пожертвование в благотворительную или медицинскую организацию, которым помогал умерший, или отправить какие-то продукты, чтобы избавить родственников от домашних хлопот в тяжелую минуту. Внимательно прочтите некролог, где обычно пишется, следует ли отправлять цветы или лучше сделать пожертвование. Помните: когда человек оплакивает смерть родственника, самое главное для него – это соболезнования и поддержка. Выразить их можно с помощью открытки или словами. Проявите симпатию и готовность помочь сразу же, как только узнаете о постигшей человека утрате.

ИСКУССТВО ВРУЧЕНИЯ ПОДАРКОВ

Даже если подарок уместен, тщательно выбран и хорош сам по себе, вы можете полностью испортить впечатление, не сумев правильно его вручить. Тщательно упакуйте свой подарок. Если не можете сделать этого самостоятельно, попросите упаковать его в магазине во время покупки. Следует помнить и еще кое о чем.

• Скромность хороша всегда, но не следует принижать значение своего подарка. Будьте максимально позитивны. Подчеркните, что выбирали его именно для этого человека. Подарки становятся дороже, когда дарители ими гордятся.

• Посылаете ли вы подарок или вручаете его лично, всегда прикладывайте карточку – особенно если человек получает сразу много подарков. Карточка послужит не только выражением ваших чувств, но еще и станет полезным напоминанием, когда человек будет писать благодарственные письма. Всегда уместна открытка, но можно использовать и визитку. Если вы выбрали визитку, зачеркните свое имя и напишите от руки несколько приятных слов. Достаточно будет чего-то в таком роде: «С наилучшими пожеланиями, Бет Ландау».

ВОПРОС:Как вежливо вернуть клиенту подаренные деньги?

ОТВЕТ:Деньги ничем не отличаются от любого другого подарка. Всегда приятно, что клиент хочет проявить внимание, но многие компании категорически запрещают сотрудникам принимать в подарок деньги. Лучше всего вернуть подарок в момент получения или немедленно отослать его обратно. Даже если вы отказываетесь от подарка, покажите, что вам приятно внимание дарителя. Скажите об этом, возвращая подарок, или напишите в сопроводительном письме: «Том, большое спасибо! Я ценю ваше внимание и заботу, но в нашей компании существуют строгие правила, и я не могу принять такой подарок. Надеюсь, вы все поймете и не обидитесь».

ПРИНЯТИЕ И ОТКЛОНЕНИЕ ПОДАРКОВ

Получая подарок лично, вы можете сразу раскрыть упаковку. Обычно дарителю хочется увидеть вашу реакцию и услышать благодарность. На приеме в честь дня рождения или ухода на пенсию принятие подарков – это обязательная часть праздника. Если же ситуация более формальна – свадьба или официальная церемония, – то подарки обычно откладывают в сторону, чтобы раскрыть их позднее.

Получив подарок, покажите, что он вам понравился, вне зависимости от вашего реального к нему отношения. Это легко сделать, когда подарок действительно приятен. Если же подарок не понравился, ситуация сложнее. Даже если вещь вам совершенно не нужна, поблагодарите дарителя за внимание. Тактичность поможет скрыть разочарование. Будьте вежливы, не переходя на конкретику: «Как мило, что вы так обо мне думаете!», «Какой необычный подарок!». То же самое следует написать и в благодарственном письме.

Благодаря человека за подарок лично, подчеркните его внимание, а не пользу для себя. Кроме обычного «Какой чудесный подарок!», скажите дарителю что-то вроде: «Вы так внимательны!» или «Вы всегда умеете выбрать замечательный подарок!».

Помимо словесной благодарности, через день-два стоит отправить благодарственное письмо, искреннее и теплое. Постарайтесь не откладывать написание такого письма в долгий ящик. Во-первых, спустя какое-то время написать его сложнее. Во-вторых, поздняя благодарность говорит о том, что подарок не произвел на вас особого впечатления. Напишите письмо от руки, сделайте его коротким и теплым – словно вы благодарите лично. Если подарок сделан целым коллективом, поблагодарите всех одновременно. Можете поместить свою благодарность на доске объявлений или разослать ее по электронной почте. Какой бы способ вы ни выбрали, постарайтесь сделать так, чтобы в вашей благодарности были отражены все, кто принимал участие в подарке.

Если вы открыли подарок в присутствии дарителя и поблагодарили его лично, можете не писать благодарственных писем. Но, хотя этого и не требуется, вы можете написать такое письмо – это еще одна возможность закрепить отношения с дарителем. Написать письмо несложно, а произвести положительное впечатление всегда полезно.

Отклонение подарков

Отказываться от подарков всегда неловко, но порой это необходимо. Вы не можете принять подарок, стоимость которого превышает лимит, установленный в вашей компании. Нельзя принимать чрезмерно личные подарки, несущие в себе сексуальный подтекст.

Если подарок слишком дорогой, не смущайтесь. Вы вынуждены отклонить его из-за правил компании. Достаточно будет небольшой записки с объяснением сложившегося положения. Вот небольшой пример такой записки, которая не обидит человека, имевшего самые лучшие намерения. В то же время вы ясно дадите понять, что рассчитывать на какое-то особое отношение благодаря дорогим подаркам не следует.

Уважаемый мистер Шарпли (или Дорогой Том, если в общении вы обычно называете друг друга по имени),

Подаренная Вами ваза просто превосходна, но, боюсь, правила нашей компании не позволяют мне ее принять (если стоимость подарка выше 30 долларов, он автоматически возвращается дарителю). Уверена, что Вы меня поймете – у меня просто нет выбора. Но я высоко ценю Ваше внимание и надеюсь на сохранение наших прекрасных деловых отношений.

Если подарок чрезмерно романтичен, ситуация осложняется. Вы не обязаны возвращать дюжину роз на длинных стеблях, но вы можете сообщить дарителю (на словах или запиской), что хотя вы понимаете его лучшие намерения, но подобные подарки неуместны в свете профессиональных отношений.

Более серьезную проблему представляют подарки сексуального характера, например белье. Если вы получили такой подарок от представителя противоположного пола лично, верните его немедленно и дайте понять, что подарок неуместен: «Я никак не могу принять такой подарок. Думаю, вы прекрасно понимаете, почему». То же самое следует написать в письме и отправить его. Сделайте копию с этого письма и сохраните его на случай, если возникнут какие-то проблемы. В эпоху, когда юридическое преследование может начаться в любой момент, всегда следует сохранять доказательства своего поведения.