Джон Джестон - Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

• возможность повторного использования и сохранность информации . Повторное использование и сохранность информации в инструменте моделирования и управлении процессами – это необходимые требования согласованного видения организацией процессов и структуры. А такая картина, в свою очередь, – условие толкования и интерпретации уже хранимой информации;

• согласованность и возможность анализа . Задача состоит в однозначном, полном и точном анализе информации базы данных по процессам во всех подразделениях и группах проекта.

Чтобы добиться выполнения этих требований, условные соглашения моделирования должны быть:

• практичными – сам документ, формализующий условные соглашения, должен быть полезен при моделировании процессов и давать практическую информацию (не теоретическую) о моделировании с помощью выбранных инструментов и методов в организации;

• доступными – у читателя должен быть простой и интуитивно удобный способ доступа к требуемой информации; лучше всего это обеспечивает ясное и логичное содержание и использование перечня диаграмм, глоссария и алфавитного указателя.

Условные соглашения должны быть «пригодны для использования» и не дублировать учебные пособия или руководства пользователя; они должны давать практические советы и подсказки для моделирования с помощью выбранного инструмента и управления процессами в организации.

1. Контроль версий.

2. Содержание.

3. ЧАСТЬ I – ВВЕДЕНИЕ

a. Введение в документ об условных соглашениях:

i. Цель введения условных соглашений.

ii. Кому предназначен документ.

iii. Как пользоваться документом (отдельно по каждой целевой аудитории).

iv. Общий обзор документа (описать каждую главу).

v. Прочая документация, связанная с Условными соглашениями (например, учебные пособия).

vi. Составители документа.

vii. Порядок внесения исправлений и дополнений в Условные соглашения.

b. Введение в управление бизнес-процессами (BMP):

i. Каково видение BPM организацией.

ii. Каково текущее состояние BPM в организации (например, соотнести с моделью зрелости BPM) и то состояние, которого стремится достичь организация.

iii. Каков подход руководства к бизнес-процессам (BPM).

iv. Какие методы/методики/схемы/инструменты применяются.

v. Кто отвечает за BPM в организации.

vi. Каково распределение ролей (функциональных обязанностей) в связи с BPM? (Перечень задач, обязанностей и полномочий.)

vii. Общий обзор архитектуры процессов в организации.

c. Ведение в методологию и инструментарий моделирования и управления процессами:

i. Какой инструмент (инструменты) выбран (выбраны).

ii. Каковы его основные возможности и характеристики.

iii. Какие факторы в основном предопределили выбор данного инструмента.

iv. Общий обзор инструмента/методологии.

4. ЧАСТЬ II – УСЛОВНЫЕ СОГЛАШЕНИЯ МОДЕЛИРОВАНИЯ

a. Подход моделирования:

i. Моделирование по принципу «сверху-вниз» и «снизу-вверх».

ii. Путь от моделирования процесса до утверждения, опубликования и сопровождения моделей.

b. Методические указания моделирования:

i. Принципы моделирования.

ii. Опыт и уроки, извлеченные из предыдущего моделирования в организации.

c. Общий обзор типов моделей и объектов моделей:

i. Примеры из реальной практики.

ii. Преимущества типов моделей и объектов моделей.

iii. Если необходимо, перечислите, какие именно модели и объекты.

d. Условные наименования:

i. Условные наименования для моделей.

ii. Условные наименования объектов.

iii. Примеры из реальной практики.

e. Графическое отображение:

i. Какая информация о моделях включена.

ii. Макет модели.

iii. Размер и размещение объектов.

f. Элементы моделей и объектов:

i. Элементы моделей и объектов и указание обязательных полей (если перечень слишком длинный, его нужно поместить в приложении).

g. Распространенные ошибки:

i. Часто встречающиеся ошибки, включая примеры из реальной практики; подробный пошаговый метод, позволяющий избежать ошибок или исправить их.

h. Формирование отчетов.

5. ЧАСТЬ III – ПРАКТИЧЕСКОЕ ПРИМЕНЕНИЕ

a. Установка.

b. Конфигурация и настройка.

c. Структура каталогов.

d. Смена пароля.

6. Глоссарий.

7. Перечень диаграмм (рисунков).

8. Алфавитный указатель.

Подходящее для организации средство моделирования и управления процессами нельзя выбирать исключительно по его функциональным возможностям или цене, а по пригодности для целей, в которых организация намерена пользоваться им. При выборе такого инструментального средства распространены две ошибки (рис. П .16):

1. Напрасная трата денег (завышенная цена): требования, предъявляемые организацией к инструментарию, достаточно стандартны, но приобретается новейший продукт с широкими функциональными возможностями. Это приводит к неоправданным расходам (на приобретение и содержание) и разочарованию пользователей (поскольку для работы с инструментарием требуется интенсивное обучение), но используется лишь ограниченное число из широкого множества заложенных в продукт возможностей.

2. «Традиционный» (ниже среднего): организация намерена начать с основ, и приобретает средство, обеспечивающие базовую функциональность. Однако требования со временем расширяются, и организация обнаруживает, что «традиционное» средство не отвечает требованиям по функциональности. Это ведет к умножению усилий по моделированию процессов, недовольству сотрудников и дополнительным затратам при переходе на другой инструментарий.

Если исходные требования организации скромные, и она намерена начать с простого инструментария, есть две возможные стратегии:

1. Модульный подход: выбирайте инструментарий, который либо можно расширить далее с помощью дополнительных модулей, либо можно сконфигурировать на начальной стадии с ограниченными возможностями, но впоследствии легко переконфигурировать для использования в более широком варианте. Такие дополнительные модули либо входят в приобретаемый комплекс, либо приобретаются у других поставщиков. Необходимо быть внимательным, чтобы инструмент легко масштабировался с ростом числа пользователей.

2. Тактический подход: выберите инструмент, который отвечает ближайшей цели, и примите осознанное решение заменить его, когда и если ваши требования расширятся. Важно отдавать себе отчет, что чем больше сил вложено в модели, тем труднее и дороже будет переход со старого инструмента на новый. Например, придется воссоздавать все модели процессов.