Джон Джестон - Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

Этот список – общий взгляд на факторы, которые следует иметь в виду при выборе инструментария моделирования и управления процессами. Его необходимо использовать лишь как общую ориентировку – каждый процесс выбора индивидуален и имеет свои уникальные особенности, которые должны выполняться, чтобы полученное решение было оптимальным. Список относится только к инструменту моделирования и управления процессами, не охватывая выбор автоматизированного решения BPM, которое включает значительно больше компонент (например, машину процессов – производственный процесс, мониторинг бизнес деятельности).

При выборе инструмента моделирования и управления процессами следует принимать во внимание следующие аспекты:

1. Определите наиболее важные цели, в которых инструмент будет использоваться в ближайшие два года, например:

• задача, для которой он будет применяться;

• какие типы моделей будут создаваться;

• тип требуемой документации;

• кто будет пользоваться инструментом;

• сколько людей будут моделировать и пользоваться моделями.

Помните, что большинство инструментов используются дольше и для большего числа целей, чем изначально предусматривалось. Преобразование всех разработанных моделей процессов для другого инструмента – многотрудная задача, которая может потребовать значительного времени и ресурсов. Поэтому важно четко определиться, нужно ли простое средство проектирования на короткий период или более живучий, основанный на архитектуре инструмент моделирования и управления.

2. На основе приводимого ниже обобщенного сверочного списка выработайте свой список для выбора средства моделирования процессов. Определите общие требования к инструменту (функциональные, технические и практические), охватив и поддерживаемую методологию. Используйте форму запроса информации и демонстрационные версии продуктов, чтобы сориентировать требования организации на предлагаемую на рынке функциональность. Некоторые поставщики продвигают функции, бесполезные для организации; поэтому очень важно сверить предлагаемую функциональность продукта с реальными выгодами, которые он даст организации. Поинтересуйтесь у поставщиков о сильных и слабых сторонах их продукта и решите, какие выгоды и ограничения это означает для организации.

3. Изучите ответы на запросы информации, определите подробные требования к инструментарию и сформируйте запрос предложений.

4. Проверьте отзывы о поставщиках и посетите клиентов, пользующихся их продуктами. Проверьте функциональность и поддержку, влияние на организацию, узнайте, выполняет ли поставщик свои обещания. Полезно задать вопрос: «А купили ли бы вы этот продукт теперь; стали бы снова работать с его поставщиком?».

5. Проведите пробный прогон перед приобретением продукта: убедитесь, что все предположения и обещания правильные. Привлеките соответствующие заинтересованные стороны (руководство, бизнес-подразделения, финансы, ИТ, пользователей, персонал BPM, контрагентов, системных архитекторов).

6. В переговорах с выбранным поставщиков всегда имейте про запас один-два варианта отхода (трудно договариваться о цене, когда остался только один поставщик).

В этом списке пять разделов:

1. Функциональные возможности (по каждому функциональному блоку свои вопросы).

2. Технические аспекты.

3. Практичность, простота и удобство пользования.

4. Цена.

5. Поставщик.

I. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Функциональные модули :

1. Моделирование процессов.

2. Отчеты и аналитика.

3. Управление процессами.

4. Опубликование.

5. Оптимизация.

6. Архитектура предприятия.

7. Раздельный учет затрат по типам деятельности.

8. Автоматизированное решение BPM.

• Могут ли модули устанавливаться на более поздних стадиях?

• Есть ли масштабируемость в смысле функциональности и глубины моделей?

9. Моделирование процессов:

• Какие типы моделей могут создаваться (блок-схемы, структурно-организационные схемы, цепочки создания ценности и т. п.)?

• Какие методы моделирования поддерживаются (например, IDEF0, событийные цепочки процессов и т. п.)?

• Есть ли возможность гиперссылок на документы, страницы HTML и т. п.?

• Как достигается многоуровневое моделирование?

• Какие объекты можно моделировать?

• Какого типа семантические проверки выполняются?

• Какие шаблоны/эталонные модели имеются?

• Есть ли библиотека объектов?

• Обеспечивает ли инструмент повторное использование объектов (например, при изменении объекта в одной модели изменения видимы всегда, когда объект используется)?

10. Отчетность и аналитика:

• Какие готовые стандартные отчеты имеются?

• Насколько легко сформировать индивидуальные специализированные отчеты?

• Какая стандартная аналитика имеется?

• Насколько легко выполнить индивидуальный отдельный анализ?

11. Управление процессами:

• Есть общий интегрированный подход к управлению процессами, который образует основу моделей?

• Поддерживает ли система стратегическую, тактическую и оперативную картину процессов?

• Поддерживаются ли таблицы сбалансированных показателей?

• Можно ли задавать ключевые показатели эффективности (KPI) и вести их мониторинг?

• Обеспечивает ли инструмент мониторинг бизнес-деятельности (BAM) или интерфейс со средством BAM?

• Обеспечивает ли инструмент соблюдение требований специального законодательства и управление рисками (например, соблюдение требований закона Сарбанеса-Оксли)?

12. Опубликование:

• Могут ли модели размещаться в Интернет/интранет?

• Насколько легка навигация в опубликованной версии (т. е. работают ли ссылки/«агрегированные ссылки» в Интернет/интранет так же, как они работают в инструменте)?

• Насколько легко пользователям понять модели?

• Какие поисковые возможности обеспечиваются?

• Насколько легко индивидуально настроить картинку-макет?

13. Оптимизация:

Имитационное моделирование может дать преимущества, но требует значительных усилий при разработке. Следует различать три уровня имитационного моделирования:

Анализ «что если?» – простая имитация, что произойдет, на основе заданного комплекса данных.

Динамическое имитирование – события формируются и обрабатываются по сконфигурированным параметрам.

Полнофункциональное имитирование – включает распределение ресурсов и взаимозависимость с другими процессами.

• Какой анализ обеспечивает инструмент (например, определение «узких мест»/«точек заторов»)?