Джон Джестон - Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

Можно назвать следующие три силы, продвигающие решение автоматизации управления бизнес-процессами:

1. Силы внутри предприятия.

2. Поставщик программного обеспечения.

3. Системный интегратор и/или консультант.

Во многих организациях есть внутренние спонсоры и сторонники решения автоматизации BPM. Однако наблюдается переход от усилий индивидуалов-энтузиастов к более структурированной поддержке хозяев процессов, Центров совершенствования бизнес-процессов или главных руководителей процессов. Во многих случаях собственный персонал организации успешно использует опыт и уроки, полученные во время предыдущих проектов.

Долгое время поставщики решений BPM были нишевыми игроками на узком рынке. Поставщики ПО для «чистых» решений BPM начинали с разработки и поставки решений для рабочего процесса (например, Staffware) или управления документацией (например, Filenet). Когда первые специалисты – энтузиасты внедрения технологий BPM продемонстрировали их существенные выгоды и преимущества для предприятий, а также хорошую окупаемость (высокий коэффициент ROI), такие бизнес-аналитики, как Гартнер (Gartner) и Форрестер (Forrester) начали обращать на это внимание. О перспективах и преимуществах управления бизнес-процессами были написаны благоприятные отчеты, а также спрогнозирован рынок объемом в миллиард долларов. Это, естественно, пробудило рынок поставщиков ПО. Появились новые игроки – поставщики «чистых» решений, а некоторые изменили позиционирование, подавая себя не в качестве поставщиков CRM, а в качестве поставщиков систем BPM. Третья категория игроков вышла на рынок путем приобретения или поглощения (например, Tibco software, купившая компанию Staffware). Наконец, такие традиционные крупные фирмы, как IBM, SAP и Siebel, стали предлагать решения типа BPM. Однако, как описано в данной главе, решающим фактором все еще является то, что поставщики ПО рассматривают управление бизнес-процессами с точки зрения конкретного бизнеса, а не с точки зрения пакетного решения.

В то же время многочисленные системные интеграторы вкладываются в знания BPM и организуют специализированную практическую деятельность по ним. Консультационные фирмы предлагают услуги проектирования, описания и содействия внедрению бизнес-процессов. Важно убедиться, что эти организации способны обеспечить лучшее решение и не ограничены узкими рамками в силу партнерства или владения конкретным пакетом решения.

Для разработки стандартов BPM созданы такие ассоциации, как WfMC и BPMI.org. Сформированы сообщества BPM, например bpm-forum.org и BPtrends.com. Доступны многочисленные новые веб-сайты, курсы обучения, специализированные журналы и научные степени.

Имея столь многообразные источники решений: от поставщиков «чистого» ПО BPM и консультационных фирм до диссертаций на соискание ученых степеней, при выборе конкретного поставщика покупатель должен очень четко представлять себе бизнес-требования организации и учитывать, что резкий рост числа поставщиков решений BPM рано или поздно приведет к консолидации рынка и уходу с него мелких компаний.

Как уже отмечалось выше, реальность внедрения BPM значительно сложнее, чем кажется на первый взгляд. Проекты BPM потенциально (а так обычно и происходит) пересекают границы подразделений и все чаще выходят за рамки организаций, вовлекая больше клиентов, поставщиков решений и партнеров. Проекты затрагивают множество меняющихся и сложных взаимоотношений между заинтересованными сторонами как внутри, так и вовне организации.

Хотя каждый отдельный проект уникален и имеет свои индивидуальные характерные факторы успеха, мы выделили десять базовых критически важных факторов для успеха всех проектов BPM:

1. Лидерство/ведущая роль . Очень много написано о ведущей роли в связи с BPM. Высказывалось предположение, что если не удалось заручиться безраздельной и полной поддержкой высшего исполнительного лица (руководителя) организации (СЕО), не следует затевать никакие проекты BPM. На практике же лишь немногие руководители компаний готовы сделать из руководимых организаций полностью процессно-сконцентрированные предприятия. Хотя, несомненно, растет понимание важности процессов для организаций, впереди еще долгий путь. Как подробнее говорится ниже, руководство не всегда означает именно высшего руководителя. Внутри организации могут оказаться лидеры, экспериментирующие с проектами BPM. Лидерство в этом контексте означает внимание, поддержку, финансирование, твердую приверженность и время руководителя, участвующего в проекте. Очевидно, что мера каждого из этих качеств меняется в зависимости от зрелости организации и руководителя по отношению к BPM. На них также влияет тип реализуемого проекта BPM: от опытных пилотных проектов и «экспериментальных» внедрений до полномасштабных реализаций в рамках отделений или всего предприятия. Время – особенно важный фактор для проекта. Это не означает, что руководитель появляется на совещаниях руководящего комитета раз в месяц. Обязательство уделять время учитывает еще и поддержку проекта в среде коллег, заинтересованных сторон, клиентов, поставщиков и сотрудников внутри организации. Руководитель – это «главный проводник» BPM, и ему нужно постоянно пропагандировать предполагаемые выгоды и преимущества, быть рупором и наглядным примером реальности BPM.

2. Опытный бизнес-менеджер проекта BPM . В определенном смысле эта роль на ступеньку ниже ведущей роли руководителя. Менеджер возглавляет группу проекта, весь окружающий персонал, заинтересованных лиц и всю деятельность. Он обязан обладать значительными навыками работы с заинтересованными сторонами, а также необходимым образом влиять на отношение персонала к проекту. Хотя можно утверждать, что для грамотного проектного управления эти навыки необходимы всегда, проекты BPM требуют более полной и точной их реализации. Другой немаловажный аспект данного фактора успеха – необходимость, чтобы менеджер проекта был из бизнес-подразделения, а не из подразделения ИТ. Проект BPM – это бизнес-проект, влияющий на результаты бизнеса, а составляющая ИТ может либо вовсе отсутствовать, либо являться лишь частью проекта. Более того, проект BPM требует фундаментальных и структурных перемен, чего часто нет в «традиционных» проектах (это станет очевидным в части II).

3. Увязка со стратегией организации . Проекты создаются, чтобы вносить дополнительный вклад в осуществление стратегии организации и ее целей. В противном случае проект не нужен, если он заранее не планировался как краткосрочное тактическое решение; такие решения, однако, могут оказаться чрезвычайно опасными. Сколько раз нам приходилось сталкиваться с краткосрочными тактическим решениями лет через двадцать после их реализации, которые настолько плотно были вплетены в саму ткань организации, что заменить их было практически невозможно. Нет ничего более постоянного, чем временные решения. Менеджеры прибегают к временным решениям, чтобы решить неотложную проблему, но затем внимание отвлекается на другие вопросы, и у них так и не находится времени, чтобы вернуться к исходной проблеме, а это приводит к череде тактических временных решений, которые становятся серьезным операционным вызовом. Стратегия организации – это основа, которая объединяет всех участников проектов и обеспечивает их работу на общие цели.