Джон Джестон - Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

На уровне проекта для выполнения согласованных задач процессов организации нужно распределить должностные обязанности для поддержки процессов и подпроцессов и обеспечить структурирование производственной среды, дающее возможность персоналу сделать свой вклад максимальным.

Даже если организация оптимизировала структуру, процессы и операции выполняются людьми. Без людей ничего не происходит.

Этап работы с персоналом проекта охватывает:

• решение о способе выполнения этапа;

• формирование типов деятельности;

• распределение должностных функций или обязанностей;

• определение показателей производительности персонала, исполняющего процесс (процессы);

• определение измерений показателей сотрудников – исполнителей процесса (процессов);

• обеспечение управляемости «стыков» между процессами, чтобы не было разрывов.

Это предполагает выделение достаточных ресурсов, чтобы люди могли работать эффектно и эффективно.

Шаги этапа работы с персоналом показаны на рис. 18.2.

Поскольку этот этап замкнут на людей в организации, ясно, что лучше всего привлечь их к процессу и информировать о нем. Будьте готовы к следующим вопросам:

1. Что предлагается?

2. Как это будет осуществлено?

3. Как это отразится на мне?

4. Что я могу внести в результаты?

5. Что если мне не понравятся результаты?

Это лишь некоторые вопросы, на которые нужно дать ответ. Группа проекта должна обеспечить инициативный подход к общению с бизнесом и затронутыми людьми.

Хотя группа проекта должна взять на себя ответственность за выполнение данного шага, отдел кадров организации должен в значительной степени привлекаться к стратегическим разработкам и планированию подхода к этапу работы с персоналом (кадровая стратегия). Однако роль отдела кадров зависит от выбранного сценария проекта BPM. При осуществлении сценария «вне поля зрения» это может отразиться на способе привлечения отдела. Данная стратегия должна учитывать практические методы работы и ограничения отдела кадров. Если в организации существует профсоюз или совет работников предприятия, это существенно отразится на подходе к данному этапу.

Согласованная кадровая стратегия должна быть документально оформлена и утверждена соответствующими заинтересованными сторонами, среди которых могут быть: руководство и ведущие сотрудники, профсоюзы, сами работники и, возможно, даже клиенты и поставщики. Неразумно проводить реорганизацию, которую не поддержат клиенты или поставщики.

Кейс: раздувание объема проекта приводит к нехватке человеческих ресурсов

Нас пригласили в качестве консультантов в организацию, которая начала вносить мелкие усовершенствования в процессы. По ходу проекта мы обнаружили, что эта организация находила все новые и новые возможности усовершенствования путем реструктурирования и изменения действующих процессов, которые она начала реализовывать.

Хотя предлагаемые изменения были оптимальными, в них полностью игнорировался человеческий фактор, а объем проекта увеличивался. В результате менеджер по персоналу оказался настойчивым противником внедрения новых процессов, поскольку они подрывали основные принципы, сложившиеся в отделе на протяжении десяти последних лет. Так что процессы пришлось переделывать с учетом этих основных принципов. Ценный начальный импульс был потерян.

Вывод.Нужно всегда привлекать отдел кадров до начала внедрения процесса, чтобы обеспечить учет всех человеческих факторов.

Сначала посмотрим, из чего состоит «деятельность». Это может быть процесс целиком или части (операции) процесса. В любом случае, деятельность должна вносить вклад и приносить пользу, решая задачи процесса, определенные и оформленные ранее. Деятельность (комплекс операций) должна быть четко сформулирована и доведена до сотрудников, исполняющих операции. В результате исполнители проекта будут уверены, что прекрасно понимают, что именно от них требуется, насколько грамотное исполнение операций ожидается, и для чего необходимо решение задач, поставленных перед ними (см. шаг 5).

Модели процессов, созданные на этапе инноваций, покажут операции, связанные с каждым процессом, поэтому анализ этих процессов – важнейший шаг в формулировании определений деятельности.

Суть этого шага – объединение операций процесса в соответствующую деятельность, как показано на рис. 18.3.

Убедившись, что объединение операций в группы (деятельность) произведено правильно, можно начинать сбор типов деятельности в обобщенные «роли» (род занятий). Мы используем термин «роль», а не «должность», потому что на данной стадии это объединение довольно общее, а термин «должность» подразумевает конкретную функцию лица.

На данном шаге «роль» определяется на более высоком уровне, чем просто должностные обязанности отдельного лица или должностная инструкция. Это обобщенная функция, как получение квитанций или оценка исковых сумм. ( Замечание:мы осознаем, что некоторая «должность» может включать несколько ролей в зависимости от размера организации или подразделения, но в рассматриваемом примере предполагается, что это не так).

Группировка различных типов деятельности в роли может быть итерационным процессом, включающим обсуждение с руководством и непосредственными исполнителями, а затем перегруппировку деятельностей, пока вы и все заинтересованные стороны не будут удовлетворены итогами формирования новых ролей.

По окончании данного процесса можно приступать к формулированию новых ролевых инструкций. В большинстве крупных организаций имеются типовые шаблоны («рыбы») для ролевых инструкций, так что мы не приводим здесь примеров. Упомянем все же в этой связи пару соображений, конкретно относящихся к процессам.

Достойны внимания некоторые ключевые составляющие, которые должны быть учтены при формулировании деятельностей и ролей. Хорошо известная модель RACI (RASCI или RASIC) полезна при определении деятельности, ролей и обязанностей на этапе работы с персоналом проекта (см. www.valuebasedmanagement.net/methods_raci.html, по состоянию на июль 2005 года). Эта модель позволяет четко описать, кто и что должен делать, чтобы новый процесс мог исполняться людьми.