Джон Джестон - Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

Необходимо обеспечить выяснение проблем при изменении бизнеса, чтобы их устранение можно было отслеживать через реализацию выгод. Некоторые из проблем устанавливаются еще в плане реализации выгод, другие возникают по мере разработки более подробных планов управления изменениями персонала. Аналогично, в план реализации выгод должны включаться скрытые выигрыши, выявленные во время реализации. Также необходимо разработать сдаточные стадии и целевые показатели реализации выгод, связанные с деятельностью по управлению изменениями персонала, чтобы можно было отслеживать продвижения в реализации выгод в контексте этих действий по изменению персонала.

В начале этапа разработки после обновления плана проекта нужно заполнить матрицу реализации выгод (рис. 21.7). Эта матрица показывает взаимосвязи между сдаточными стадиями проекта и выгодами, как описано в матрице сдаточных стадий выгод. Разница заключается в том, что сдаточные стадии и выгоды увязываются по времени, а затем постоянно корректируются в связи с изменениями дат сдачи стадий (очередей) проекта. Заметьте, что между завершением сдаточной стадии проекта и реализацией выгоды может быть разрыв, как в примере с выгодой D на рис. 21.7.

В этом примере:

• сдаточные стадии A1 и A2 были сданы согласно графику, что позволило реализовать выгоду А в планируемую дату;

• сдаточная стадия A3 была просрочена, в то время как сдача стадий B1 и B3 прошла по графику, что вылилось в реализацию выгоды B позже срока и реализацию выгоды C в срок; задержка реализации выгоды В привела к затратам, связанным с задержкой;

• сдаточные стадии B2 и B4 были просрочены, что вызвало отсрочку реализации выгоды D, а это также вылилось в связанные с задержкой затраты.

Важно отслеживать задержку сроков, поскольку их невыполнение может повлиять на организацию в самых разных аспектах, в том числе:

• наименьшие потери связаны со стоимостью потерь денежных средств в результате несвоевременной реализации выигрыша до намеченного срока (расходы на проценты и движение денежных средств);

• упущенные возможности бизнеса (неспособность воспользоваться бизнес-возможностью в силу нереализации проекта или сдаточной стадии); у некоторых бизнес-шансов окошко возможностей ограничено во времени;

• дополнительные затраты по проекту, включая стоимость ресурсов на затянутый срок;

• недостигнутые нормативы организации по прибыли (выполнение может переноситься на другой финансовый год или квартал);

• недостаток человеческого ресурса для нового контракта.

Когда назревает невыполнение сдаточных сроков, понимание взаимосвязей сдаточных стадий и выгод подскажет группе проекта и бизнес-подразделению, как направить ресурсы, чтобы получить максимальную выгоду для организации. Возможно, ресурсы следует перебросить с одних задач и проектов (выгоды которых менее ценны) на задачи с более высокой отдачей в виде выгод.

Мониторинг продвижения с учетом сдаточных стадий реализации выгод должен быть составной частью отчетности проекта и регулярных отчетов спонсору проекта и руководящему комитету.

На этапе разработки нужно продолжать вести (обновлять) матрицу сдаточных стадий выгод и матрицу реализации выгод и учитывать их на этапе работы с персоналом.

В обязанности лица, ответственного за реализацию выгод входит:

• обеспечение осуществления всех мероприятий, указанных в сводном плане выгод;

• обеспечение наличия всех контролирующих структур, необходимых для реализации выгод.

Планирование управления изменениями персонала должно считаться критически важным фактором успеха проекта; необходимо начинать его параллельно планированию реализации проекта и фактически, вместе со всем проектом. Спонсор проекта и лицо, ответственное за реализацию выгод, должны обеспечить отражение в планах любых зависимостей между деятельностью по реализации проекта, управлению изменениями персонала и мероприятиями по реализации выгод.

Реализовав выгоды, получите формальное подтверждение, внесите их в журнал и расскажите людям.

Поскольку выход на некоторые целевые показатели выгод опираются на работу после завершения проекта, в пост-проектных обследованиях необходимо обеспечить проверку того, что цели выгод достигнуты и продолжают реализовываться. Такая проверка должна включать:

• внутренний аудит соответствия выгод целевым показателям, внесенным в журнал реализации выгод;

• рассмотрение планов проекта и журналов, чтобы убедиться в успешном завершении всех мероприятий, связанных с реализацией выгод;

• рассмотрение реализации выгод, связанных с основными мерами по управлению изменениями персонала.

Это не означает, что необходимо ждать окончания проекта, чтобы начать мониторинг реализации его ожидаемой ценности. Посредством различных описанных выше матриц, а также через аудит соответствия требованиям или аудиты проекта мониторинг следует вести в течение всего срока существования проекта.

По завершении проекта необходимо предоставить полный отчет о достижении выгод спонсору и хозяину бизнес-проекта. Если выгоды достигнуты полностью или даже превышены целевые показатели, нужно просто зафиксировать такие ситуации. Если выгоды не достигли целевых показателей более чем на 10 %, в отчете необходимо проанализировать ситуации, которые привели к невыполнению цели, и дать рекомендации о целесообразности каких-либо мер исправления. Полный анализ содействует более точным оценкам выгод и вносит вклад в этап стартовой площадки других проектов.

В подобных вопросах необходимо участие отвечающих за данную область бизнес-менеджеров, чтобы сверить правильность выводов и выявить области, где целесообразны корректирующие действия. Если бизнес-менеджеры считают, что выгоды все еще можно извлечь, в консультациях с ними нужно установить новые целевые показатели.

В каждой из областей, где были согласованы новые целевые показатели, необходимо совместно с отвечающим за данную область бизнес-менеджером разработать план мероприятий. Ответственность за реализацию плана должна возлагаться именно на бизнес-менеджера, ответственного за область, в которой будут реализовываться выгоды. Журнал реализации выгод следует обновлять, чтобы отразить вновь согласованные целевые показатели выгод.