Дэвид Перл - Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

Это произошло несколько лет назад. Думаю, игра давно приелась, так что вам, если вы решите вводить новые правила, придется выдумать что-то посмешнее.

У любой игры, в том числе у игры в собрание, есть свои правила. Хотите изменить игру – меняйте правила.

Если вы распоряжаетесь на встречах традиционным образом, вы устанавливаете правила и пытаетесь навязать их коллегам. Если же вы отважитесь на озорство, то предоставите коллегам изобретать собственные правила и самим следить за их выполнением.

Вот как можно сделать это за 20 минут – и сэкономить примерно 20 дней в году.

Объявите, что ради укрепления дисциплины и повышения эффективности собраний вы вводите новые правила проведения собрания (базовые установки).

Попросите участников подумать, что их сводит с ума на ваших собраниях. Призовите всех к честности и открытости. Не нужно личных обвинений, нужно выявить проблемы. Составьте список как минимум из 10 проблем.

А теперь задайте вопрос: «Из этих 10 проблем, какие ТРИ мы больше не станем терпеть?» Простым голосованием вы обнаружите трех победителей. Можно дать каждому участнику по три голоса и отобрать проблемы с максимальным количеством баллов.

Мозговой штурм: ищем способы избавиться от этих проблем.

Подписываете соглашение, в котором ясно и позитивно формулируется, что именно группа ОБЯЗУЕТСЯ отныне делать иначе. Рекомендуется составлять документ сроком действия на три месяца. Этого хватит, чтобы вы смогли испытать новые установки и внести коррективы.

Теперь нужно попросить всех подписать контракт. Удивительно, насколько крепче люди ощущают обязательства благодаря этому простому акту – поставив свою подпись.

Обсудите ваши действия на случай нарушения этих договоренностей или отклонения от них. А нарушения будут непременно – такова жизнь.

Предусмотреть последствия столь же важно, как заключить соглашение. Если за нарушение не предусматривается наказание, так и весь документ недорогого стоит и скоро будет предан забвению.

Этот секрет я усвоил, проводя собрания для различных организаций. Они пытались заставить меня соблюдать конфиденциальность, вот почему я твердо решил поделиться тайной. Вам это знать необходимо, чтобы озорство сработало. Запишите секрет на клочке рисовой бумаги (рисовая вкуснее) и проглотите по прочтении. Итак, секрет:

Собрания проходят плохо, потому что мы сами этого хотим.

Из любых «гадостей», какие случаются на собрании, мы что-то извлекаем. Только поэтому мы продолжаем делать эти гадости. Иными словами, «плохие» собрания чем-то для нас хороши, иначе мы бы их не проводили.

Не верите – присмотритесь:

С учетом этой таблицы имеет смысл до начала реформы задать коллегам вопрос: а что нам дают собрания в их нынешнем виде? Этот вопрос не прибавит вам популярности, особенно поначалу. Людям почему-то нравится жаловаться, особенно на свою организацию, это удивительным образом всех сплачивает. И ваши собеседники будут рассчитывать на полное понимание с вашей стороны: да, собрания – это ужас и кошмар, тут ничего не поделаешь, и мы, конечно, нисколько в этом не виноваты .

Когда же вы подкинете им такой сложный вопросец, вы подвергнете сомнению целое мировоззрение, сотрясете его, словно огромное толщенное желе. Еще одна озорная и эффективная проделка!

Ричард Бэндлер, родоначальник нейролингвистического программирования, сказал так: « Можно изменить мир, а можно изменить модель мира. И это гораздо легче ». Вот пример из элементарного НЛП, чтобы пояснить, как меняется модель.

Подруга приходит к вам вся в слезах, она только что рассталась с парнем. «Я больше никогда никого не полюблю», – рыдает она. Перед вами альтернатива:

Вариант А: подставить дружеское плечо, пусть выплачется, а вы будете причитать: «Бедняжка», «как же ты страдаешь» и тому подобное. Прекрасно, вы выразили сочувствие, но основную идею не затронули. Более того, вы с ней как бы согласились, поддержали мрачную модель мира: «Бедная я, несчастная, никто меня не полюбит».

Вариант Б: задать вопрос с подковыркой. Например: «никогда никого» – это действительно никогда, до конца жизни? Или через пару лет новый претендент появится?

Вы задали вопрос – и модель зашаталась. Не то ожидала услышать от вас подруга. Вероятно, она и не хотела такое услышать. Ее модель мироздания подразумевала на данный момент полное и вечное отсутствие любви. По-другому и невозможно в горе: если человек понимает, что боль в разбитом сердце со временем пройдет, так он и не страдает по-настоящему. Быть может, от вашего нахального вопроса источники слез пересохнут, и полчаса спустя вы уже будете выпивать в пабе, приговаривая, что в «море еще полно рыбки». Ваш вопрос может облегчить страдание – может и усугубить.

Так что наши «страдальцы собраний»? Когда на работе вы слышите от кого-то (или сами себе говорите) простую «истину» вроде: «наши собрания скучны, и это никогда не изменится», стоит подкинуть страдальцам несколько вопросов, которые встряхнут их модель мироздания, помогут по-новому взглянуть на проблему, а значит – и устранить ее.

1. Все собрания таковы? (Добивайтесь конкретности!)

2. «Наши собрания» – те, на которые вы ходите, те, которые вы проводите, или и те и другие? Заметьте: часто «хорошими» оказываются те собрания, которые человек проводит сам, но, как только он становится слушателем, все «плохо». В таком случае (как ни мало правдоподобны эти претензии) спросите: «Что ж вы не научите коллег, как лучше проводить собрания?»

3. Чем они плохи? (Снова настаивайте на конкретности.)

4. Только вам так кажется или другим тоже? (Имеем ли мы дело с мнением или фактами?)

5. Нужно ли что-то менять? («Было бы хорошо» повысить качество собраний или это необходимо, причем срочно?)

6. Что и как изменить? Какими они станут, если станут лучше?

И, наконец, наносим модели мира смертельный удар:

7. Чем для вас сейчас хорошо, что они такие «плохие»?

За такой вопрос вас не поблагодарят, во всяком случае поначалу. Но кем вы предпочитаете быть? Плечом для плакальщиков или коллегой, который преобразит жизнь всех? Выбирайте сами.