Дэвид Сиббет - Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы

Двенадцать презентационных сладов на большом панно помогли направить лавинообразный поток информации во время работы с директорами центрального офиса HP Labs. Фиксируя ключевые элементы на панно, я смог воспроизвести полную картину деятельности фирмы.

Идея использования заготовок графических панно для разработки планов выросла из сотрудничества с Hewlett Packard Labs, которая в 1990-х была, пожалуй, самой передовой бизнес-лабораторией в мире, привлекающей наиболее талантливых инженеров и считающейся самым престижным местом работы.

Джоэл Бирнбаум, знающий менеджер и предприимчивый инженер, работавший в разных отраслях, в том числе и в спорте, решил подойти с совершенно иных позиций к задаче объединения в интересах бизнеса 12 лабораторий компании HP. Исторически эти лаборатории могли вести самые авантюрные проекты, которые одновременно были и наукой в чистом виде, и представляли интерес для бизнеса. Но в области высоких технологий именно в секторе продуктов, которые требовали сотрудничества между лабораториями, конкуренция нарастала, и крупные фирмы стремились понять, что произойдет с лабораториями в процессе превращения их изобретений в крупные бизнес-предприятия. Джоэл Бирнбаум решил помочь ученым соединить возможности науки и бизнеса. Для осуществления замысла он привлек необычайно творческого менеджера по персоналу – Барбару Во, а также Шриниваса Сукумара, директора по стратегическому планированию. Они должны были найти подход к проблеме. Обдумав ситуацию, они пришли к мысли пригласить специалиста, чтобы фиксировать главную линию дискуссии, который, выслушав директоров лабораторий, мог бы показать аспекты, в которых их деятельность пересекается. Пройдя соответствующую подготовку, я получил эту работу, и команда Джоэла выразила желание использовать меня как «визуального слушателя» – посредника в дискуссии между лабораториями. В результате компания The Grove вышла на совершенно новый уровень профессионализма.

Представьте технологические возможности в виде сада: почва – ключевые компетенции, корни – исходные технологии, концепции продукта, которые выливаются в ствол с ветвями идей, что приводит к росту продаж. А плоды – результаты соответствия технологических возможностей реальному спросу – самой вершине дерева.

Эта история потянула бы на книгу, поэтому сразу перейду к рассказу о том, насколько важную роль сыграли графические заготовки в нашей работе. Рабочие сессии шли в Бристоле, куда съехались сотрудники всех 12 лабораторий, их руководство, а также лидеры четырех центров компании; они должны были подготовить ежегодный отчет руководству. Меня пригласили в качестве эксперта визуального конспектирования. Им не нужно было, чтобы я направлял или координировал ход дискуссий. В конце концов они были лучшими умами компании. Но тем не менее полагали, что графическая визуализация их идей и отчетов будет не лишней.

Так и произошло. В первый день я визуально конспектировал презентации лабораторий, а затем предоставил участникам возможность сразу увидеть всю их работу. На следующий день они согласились применить творческий подход и создать карту их экосистемы. Джоэл поддержал идею во время предварительных бесед и счел, что для выездной сессии этот метод вполне приемлем. Задуманный мной визуальный инструмент выглядел как рисунок, приведенный на этой странице! Я провел опрос группы и попросил их определить, в каком месте возникают законченные рисунки «деревьев». Группа быстро включилась в работу, и через час они «вырастили» 16 деревьев. Я нарисовал их разного размера, основываясь на том, насколько уверенно люди выдвигали те или иные идеи.

Затем попросил группу создать таблицу, отображающую пять тем, которым следовало бы уделить внимание в оставшееся время. Были созданы шесть таблиц, результаты которых мы разместили на панно, и скоро выявили несколько тем, которых все хотели обсудить.

Эта заготовка – графический план действий компании The Grove – стал первым элементом Group Graphics. В этом формате характеризуется цель или видение (справа), затем ресурсы, необходимые для работы (слева), а также стратегии (в стрелке посередине). Все это движется по пересеченной местности трудностей на колесах – факторах успеха, состоящих из согласованных принципов работы и поведения.

И тут я загнал себя в угол. Координатор им был не нужен, однако контакт с группой был установлен, а я, откровенно говоря, не подумал об этом заранее, решив, что буду просто графически фиксировать их работу. Хотя знал, что им потребуется поддержка в организации групп. Поэтому в очередной раз я положился на их память и набросал заготовку, приведенную на этой странице. Заготовка им понравилась. К тому времени заготовки у меня были, и я использовал их, чтобы обозначить исходную структуру на листе бумаги. В ситуации с HP структура должна была быть эксплицитной.

Через два часа пять небольших групп нарисовали пять больших схем, причем создали их инженеры. И скоро стало ясно, что среди них есть 3–4 идеи, имевших высокую степень релевантности моменту; это было видно по тому, насколько полно группа смогла изобразить их сущность.

Группа пришла в такое возбуждение, столкнувшись с методом визуализации, что им захотелось продолжить работу. Я снова положился на импровизацию. «Почему бы вам не создать ваши презентации для высшего руководства на больших панно, а не на слайдах? – предложил я. – Вы можете показать, на что способны ваши плоттеры, и даже создать небольшую демонстрационную площадку, которая позволит вам добиться от людей более высокого уровня взаимодействия и вовлеченности в работу».

Идея им понравилась, как и то, что каждая презентация будет сведена к трем графическим панно. Первое панно должно было стать картой контекста и содержать всю информацию, которую должны были знать все, чтобы понимать суть дела. Второе – картой видения потенциальных преимуществ с точки зрения бизнеса. Третье – общий план действий, показывающий, как реализовать открывшиеся возможности.