Стивер Роббинс - Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше

Если в теме письма кратко сформулирована его суть, получатель быстро оценит информацию и ответит вам. Но не всякое письмо можно резюмировать в одной строке. Иногда вам нужно, чтобы кто-то принял какие-то меры, подтвердил время встречи или сделал нечто такое, что потребует определенных усилий. Секрет вот в чем: в теле письма надо указать достаточно информации, чтобы человек принял все необходимые решения и дал максимально содержательный ответ.

Часто вам придется обсуждать удобное время, договариваясь о встрече по электронной почте. Нам всем знакомы эти безумные пляски планирования. Попробуем назначить встречу, которая займет час. Это просто.

Я:Ты свободен завтра? Я – да.

Он:Нет, завтра занят. Давай в четверг.

Я:В четверг не могу. Может, в пятницу?

Он:Давай. В два часа?

Я:Нет, до двух я занят.

Он:Хм, а я не могу после двух. Тогда в следующий понедельник?

Вы можете сократить путь, сообщив всю необходимую информацию в самом первом письме. Тогда вам достаточно будет написать друг другу по одному письму:

Вы:Ты свободен завтра? Я свободен завтра, в пятницу после двух, весь понедельник и со следующего четверга по пятницу.

И вот вы сэкономили свое время и время собеседника. А освободившиеся часы сможете провести, отдыхая в офисной ванне.

Ради всего святого, не начинайте письмо с ответа: «Да! Согласен. Яблоки – то что нужно», – не дав контекста. Получатель должен прочитать семь вложенных сообщений, обратить внимание, что адреса их авторов были поставлены в копию, и попытаться понять, для чего нужны яблоки. Более того, человек даже не уверен, что должно его волновать. Ой! Да тут целых десять сообщений про яблоки. И в одном из них сказано: «Яблоки – совсем не то , что нам нужно». А в другом: «Ты получил мое письмо по поводу яблок?» Но какое сообщение было отправлено первым? И какое из них ответ на какое? Черт вас побери!

Добраться до сути очень и очень трудно.

Вы, наверное, отправляете письмо, потому что погружены в мысли о чем-то. Ваш адресат тоже глубоко в мыслях – но совсем о другом. Хуже всего, что в переписке с несколькими участниками сообщения и ответы на них могут приходить не по порядку. Нет, включать всю историю сообщений – не выход. Невежливо вынуждать кого-то продираться сквозь десять экранов сообщений, потому что вам лень описать ситуацию. Так что начинайте письмо, дав необходимый контекст, чтобы сориентировать получателя.

Включение в письмо контекста и информации об удобном времени встречи – лишь один из примеров общего принципа предупреждения вопросов. Немного приложенных заранее усилий позже сэкономят вам часы.

Поставьте себя на место человека, которому отправляете письмо. Спросите себя, какие вопросы могут у него возникнуть в связи с вашим сообщением, и затем ответьте на эти вопросы, не дожидаясь, когда они будут заданы. Будьте организованны и кратки. Вы не только сделаете одолжение собеседнику, но и начнете писать по-настоящему полезные сообщения, зная, как будет использована информация из ваших писем.

Например, вы совместно с кем-то готовите научную работу и хотите отправить соавтору кучу полезных статей, найденных в интернете. Можно просто отправить ему список ссылок на соответствующие статьи. И что человек будет делать с этой информацией? Скорее всего, захочет ознакомиться со статьями и понять, какие из них имеют отношение к его части работы.

Но ведь нужные страницы уже открыты в вашем браузере, а значит, вместе с электронными ссылками вы можете вырезать и вставить названия статей в ваше письмо. Так ваш получатель быстрее решит, по каким ссылкам ему пройти.

Если вы хотите, чтобы человек прошел по ссылке, изучил что-то или предпринял еще какое-то действие, пожалуйста, скажите об этом! Помните, что хотите пойти домой пораньше. Даже самые неистовые ваши поклонники не смогут оперативно сделать то, что вам нужно, если не будут знать, что вы от них чего-то ждете. Если вы хотите, чтобы что-то было сделано, так и скажите. Четко и ясно. Для получателя письма нет ничего более раздражающего, чем ситуация, когда его поставили в копию сообщения и он через три недели узнал, что кто-то рассчитывал на его участие в проекте. Суммируйте в конце письма все действия, которые нужно предпринять, чтобы каждый получатель мог без затруднений это прочитать.

Когда кто-то отправляет письмо с десятком разных вопросов и на часть вы можете ответить сразу, а на другую часть – нет, отправьте десять ответов – по одному письму по каждой теме. Так ваши адресаты смогут беспрепятственно проследить за каждой смысловой нитью.

Делайте так, когда спорные вопросы пересекаются с рутиной. Тогда можно будет спокойно решать все повседневные дела, а горячий спор вести отдельно.

Иногда проблема прямо противоположная: отправка 500 микроскопических сообщений в день сильно утруждает, хотя намерением было уменьшить завал с помощью отдельных смысловых нитей. Если у вас активны десять диалогов с одним и тем же человеком, медленный обмен печатными сообщениями, возможно, станет существенным недостатком. Просто запишите все главные мысли на (шепотом) бумаге, возьмите телефон и позвоните, чтобы все обсудить. Уверяю, вы сэкономите массу времени.

Сам по себе процесс набора письма тоже может быть оптимизирован. Если ваша работа требует, например, отвечать на множество вопросов, вы можете тратить б о льшую часть дня на вежливую болтовню и затейливые подписи. Если ваши коллеги – рассеянные болваны, к тому же слишком ленивые, чтобы найти старое письмо с ответом на их вопрос, то в итоге вы будете отвечать на одни и те же вопросы снова и снова. А значит, придется много печатать.

Шаблон – его еще называют «рыбой» – это заранее написанное электронное сообщение. Есть такое понятие «макрос» – вы печатаете символ или короткое слово, а они волшебным образом превращаются в развернутое предложение или целый абзац. Или в подпись вроде «С наилучшими пожеланиями, Джейн», которая автоматически добавляется в конце каждого письма.