Стивер Роббинс - Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше

Вспомните о мелочах, которые вы постоянно забываете носить с собой повсюду, и прикупите еще. Мой офис и рабочее место набиты множеством стикеров, скрепок и даже дополнительными экземплярами любимых настольных книг. Блокноты – в изобилии. И списки телефонных номеров! Не стоит забывать о копиях моих телефонных списков, которые живут в телефоне, в рюкзаке, в ящике стола и на магнитной доске.

Меня сводила с ума необходимость помнить о том, что надо брать с собой зарядное устройство для телефона в те дни, когда я знал, что постоянно буду им пользоваться. Потом я купил зарядники в машину, спальню, гостиную и офис. Где бы ни был мой телефон, он знает, что пища неподалеку (однако не забывайте выключать адаптеры питания из сети – они потребляют энергию, даже когда телефон не подсоединен).

С запасными вещами мне никогда не приходится неожиданно прерывать работу, чтобы совершить незапланированный поход в магазин за какой-нибудь мелочью. Когда я в рабочем процессе, все, что мне требуется, есть у меня под рукой.

Небольшой предусмотрительности и поездки по магазинам, которую мне все равно пришлось бы совершить, достаточно, чтобы повсюду, где я нахожусь, были все необходимые ресурсы и я мог бы работать быстрее.

Когда вы напрасно тратите время, то попросту разбрасываетесь своей работой. Когда вы проводите время за многопользовательской фантастической приключенческой онлайн-игрой, то знаете, что теряете время. И это зависит только от вас. Научившись определять свои продуктивные 20 процентов, которые дают больше всего результата, избавляясь от ненужного перфекционизма и уничтожая все мелкие расточители времени, вы можете избежать пробуксовки и направите энергию на то, что обернется реальными результатами.

Мы обсудили основные принципы экономии времени, но существует одна особенная коварная практика, которую нельзя укротить при помощи техник, упомянутых выше, потому что это коллективная трата времени, а значит, она не подлежит полностью вашему контролю. Да, вы уже догадались. Я имею в виду встречи. Любой, кто хочет работать меньше, а успевать больше, должен научиться проводить встречи продуктивно – и будучи их организатором, и будучи жертвой-участником. Так как укрощение встреч – ключ к экономии времени, мы закончим эту главу совершенно особенной темой, которая затрагивает способы контроля внутренних механизмов встреч и рассказывает, как незаметно заставить их подчиняться вашей воле.

К встречам принято относиться как к чему-то ужасно полезному. Тем не менее часто они плохо организованы, съедают попусту время и приносят мало пользы, порождая новые «способы действия», которые могут двигать, а могут и не двигать ваши проекты вперед.

Эти растратчики времени стали швейцарским складным ножом бизнеса. Есть проблема? Проведите собрание! В школе бизнеса каждый раз, когда кто-то из одногруппников хотел заработать очки, не сказав ничего по существу, он предлагал провести собрание. «Мы просто сядем и все решим. Пустяки, это будет просто!» Конечно, встреча может уладить что угодно. К сожалению, это такой швейцарский складной нож, у которого тупое лезвие.

Вы должны точно знать, для чего проводите встречу и что именно хотите в итоге получить. Тогда вы будете знать, к чему стремитесь, и сможете освободить всех из этого рабства, как только добьетесь своего. Участники встречи отправятся по своим кабинетам, ослепленные мыслью о том, что дело действительно движется, и вы будете выглядеть героем. Все склонят перед вами головы, и жизнь станет прекрасна.

Прежде чем попытаться проводить быстрые собрания, для начала убедитесь, есть ли вообще необходимость во встрече. Существует несколько разновидностей собраний, которые обычно проводят в компаниях, но которые можно полностью исключить.

Планерка – собрание с целью поделиться информацией. Такие встречи практически полностью устарели. Вы можете заменить их электронным письмом целому ряду адресатов, Википедией, доской объявлений или разговором с глазу на глаз. Если вам нужно провести собрание, решите для себя, для чего здесь каждый из сотрудников, что каждый из них должен сказать и почему всем остальным нужно это знать. В таком случае никому не придется работать больше, а делать меньше, сидя на презентации, которая не имеет к нему отношения.

Собрания для принятия решенийспособны превратиться в ужасающее шоу, так как сотрудники могут не сойтись во мнениях относительно целей, альтернатив и критериев выбора – другими словами, будут недовольны самим процессом принятия решений. Придайте делу заочную форму. Поговорите с коллегами один на один по поводу целей, альтернатив и критериев, а уже на собрании придите к согласию всем коллективом либо при необходимости внесите поправки (необходимости не возникнет, если вы проведете предварительную работу). Затем просто оцените варианты и сделайте выбор.

Собрания для укрепления командного духапредполагают, что сотрудники, страдающие коллективной скукой, сплотятся. Если вам нужен тимбилдинг, отправляйтесь вместе на обед или займитесь тем, что всем понравится. И пожалуйста, не надейтесь, что все любят футбол, гольф, развлечения на свежем воздухе и сигары. Обед будет в самый раз.

• Перестаньте терять время, убедитесь, что то, чем вы занимаетесь, – действительно работа.

• Определите 20 процентов дел, выполнение которых дает 80 процентов результата, и посвятите больше времени таким задачам.

• Остановитесь на «нормальном» результате, вместо того чтобы тратить время на ненужный перфекционизм.

• Используйте списки абсолютных «да» и «нет» и ограничивайте свой выбор, чтобы привести принятие решений к «нормальному» уровню.

• Ограничьте возможные варианты и уничтожьте «допустимые отклонения», которые больше всего вас тормозят.

• Купите по несколько экземпляров каждой нужной вещи, чтобы не терять время в поисках мелочей.

У меня есть для вас новости, пугающие и волнующие одновременно. Теперь, когда вам ясны ваши цели, вы уничтожили отвлекающие факторы, сосредоточились, навели порядок во всем и не тратите время зря, не остается никаких других способов работать меньше и успевать больше, если только вы не поменяете то, что уже делаете. И поэтому шаг номер семь посвящен оптимизации, чтобы вы не повторяли дважды одну и ту же ошибку. Существует множество способов делать все. Некоторые из них требуют меньших трудозатрат для получения тех же результатов. Б о льшую часть своей жизни я мог бы выполнять задачи эффективнее. Возможно, для вас это так же справедливо – вы могли бы найти способы заниматься теми же делами так, чтобы это отнимало меньше сил и давало больше результата. (Если вы уже делаете все идеально, не говорите мне об этом! Мое эго такого не вынесет.)