Томас Уоллас - Планирование продаж и операций: Практическое руководство

Рекомендации по проведению эффективных совещаний руководства

Со временем ваши совещания руководства должны стать весьма эффективными. Вот некоторые идеи относительно того, как этого добиться.

Разошлите всем участникам повестку дня будущего совещания.Получив за несколько дней до совещания список обсуждаемых вопросов, участники смогут подготовиться к их решению.

Приложите к повестке дня важные таблицы и графики.Это даст участникам возможность оценить статус основных групп продуктов и ресурсов.

На совещании демонстрируйте таблицы и графики на экране с помощью проектора.Не принуждайте людей листать свои альбомы с таблицами, так как это отвлекает внимание группы. Экранное изображение приковывает внимание всех участников и консолидирует обсуждение проблем при принятии решений на аргументах за и против. Раньше показ слайдов был не слишком удобен, однако теперь появились новые превосходные технические средства презентации и видеопроекции.

Используйте технологию виртуального совещания, чтобы общаться с теми, кто находится в командировках, на удаленных объектах и т. д.Это позволит устранить препятствия, которые часто не позволяют собрать на совещание всех нужных людей.

Приглашайте на совещание руководства достаточное число участников предварительного совещания, способных дать ответы на возможные вопросы.Случаи безуспешных попыток ответить за отсутствующих и переноса в связи с этим совещаний являют собой пример безответственного разбазаривания времени руководства.

Предварительно назначайте секретаря, который будет вести протокол совещания.Этим не должен заниматься оратор или организатор совещания.

Эффективно используйте время.При необходимости назначайте ведущего, который будет следить за движением по повестке совещания.

В конце каждого совещания уделите пять минут на то, чтобы резюмировать принятые решения.Это позволит предотвратить неправильное толкование и обеспечит полное понимание принятых решений всеми лицами, принимающими решения.

В конце встречи уделите пять минут критике процесса.Предоставьте каждому участнику возможность высказать критические замечания по процессу. Этот шаг внесет вклад в непрерывное совершенствование процесса и будет способствовать тому, что следующие совещания будут все лучше и лучше.

Раздайте протоколы в течение двух рабочих дней после совещания.Это совещание формирует план действий компании на последующие месяцы, и поэтому уместно будет, не откладывая, ознакомить всех с содержанием этого плана.

Пара слов по поводу посещения совещания. Как мы указывали, участие президента обязательно. Что делать, если президент не может явиться по уважительной причине (болезнь, важная встреча в офисе корпорации, встреча с перспективным и важным новым заказчиком и т. п.)?

Наш ответ (был и остается): перенесите встречу. Но есть еще одна возможность. Президент может участвовать в совещании по Интернету, и это нормально. Эта возможность существует и для других участников совещания: участие при помощи Интернета (а не только посредством телеконференции) здесь определенно поможет.

Эффективное совещание руководства обычно длится от одного до двух часов. Если совещание длится более двух часов, то, скорее всего, оно плохо структурировано и организовано: нет концентрации на главном, слишком много деталей, отсутствует продуманная повестка дня и т. п. С другой стороны, если совещание длится меньше часа, то оно проведено поспешно. Это может означать, что упущены возможности, которые часто открываются в процессе фокусного обсуждения на совещании руководства. Полезное правило здесь таково: планируйте совещание примерно на полтора часа.

Роль финансов и разработки новых продуктов

Часто приходится сталкиваться с такой неверной интерпретацией объемного планирования продаж и операций: «Это – дело менеджеров цепей поставок» или «Это – дело менеджеров по спросу/поставкам». Тот, кто так говорит, прав только отчасти. Конечно, объемное планирование продаж и операций в какой-то мере и то и другое. Но оно являет собой и нечто большее. Гораздо вернее будет сказать: «Это – дело всей компании».

Когда мы рассматривали шаги ежемесячного цикла, вы, наверное, заметили, что на каждом шаге задействован представитель финансового отдела и группы разработок новой продукции. Эти люди необходимы для успешного прохождения процесса, что отражено на рис. 5.2.

РИСУНОК 5.2

Многие компании, освоившие планирование продаж и операций, не включают в процесс менеджеров по финансам и разработкам. Это очень плохо, поскольку они лишают себя многих выгод. Если вывод на рынок новой продукции является важной частью бизнеса, отказ от применения объемного планирования продаж и операций сродни попытке сыграть партию в гольф, имея только часть из необходимого набора клюшек.

Кроме того, процесс в значительной степени теряет свою силу без корректной финансовой оценки будущего. Рассмотрим, например, моделирование. Если проводить моделирование только в натуральных единицах измерения, без учета стоимостного измерения, то мы будем в состоянии ответить только на вопрос: «Можем ли мы это сделать ?» Но мы будем не в состоянии ответить на вопрос: «Хотим ли мы это сделать?» На этот вопрос мы не сможем ответить без анализа финансовых результатов альтернатив.

Мы слышали, как Джек Уэлч, экс-президент General Electric, настойчиво доказывал неоценимую роль первоклассных финансовых специалистов в деле управления компанией. Мы не всегда соглашались с Джеком, но в данном случае мы поддерживаем его полностью.

Часто задаваемые вопросы

Что, если вскоре после совещания руководства происходит событие, оказывающее влияние на баланс спроса и поставок? Не нужно же ждать целый месяц до следующего совещания, чтобы решить столь важную проблему?

Конечно, нет. Многие успешные пользователи, сталкиваясь с такой ситуацией, выполняют укороченный, ускоренный цикл процесса объемного планирования продаж и операций. Они быстро выполняют ранние шаги процесса – планирование спроса, планирование поставок и предварительное совещание, – концентрируясь только на тех частях бизнеса, которые находятся под влиянием новых факторов. Если необходимые решения можно принять на этом этапе, то прекрасно – проблема решена. В противном случае в течение одного-двух дней они проводят повторное совещание руководства и принимают необходимые решения.