Томас Уоллас - Планирование продаж и операций: Практическое руководство

Нам часто задают вопрос: «Какое программное обеспечение большинство компаний использует для объемного планирования продаж и операций?»

Ответ простой: Excel или другие программы работы с электронными таблицами. Компании извлекают данные из своих ERP-систем, своих CRM-систем, прочих исторически применяемых систем и т. д., после чего они загружают их в Excel для обработки и отображения. Практически все успешные пользователи пошли этим путем или подобным. Это тот путь, каким «росло» планирование продаж и операций в последние четверть века.

С этим фактом связаны как хорошие, так и плохие новости. До недавнего времени хорошие новости определенно перевешивали плохие.

Хорошие новости. «Экселем» владеют все. Так что изучение программы не являлось отвлекающим фактором при решении первоочередных задач изменения организационного поведения людей. Успешное внедрение объемного планирования продаж и операций – это задача, в основном концентрирующаяся на людях, а не на программном обеспечении.

Плохие новости. Без более мощного программного обеспечения, многие потенциальные достоинства объемного планирования продаж и операций так и остаются нереализованными. Новые возможности – полное моделирование, финансовая привязка, соответствие рекомендациям правительства и др. – начинают обретать все большую значимость, по мере того как среда функционирования становится более сложной и подверженной быстрым изменениям.

Правда, есть еще одна хорошая новость. Мы наблюдаем рождение мощного специального программного обеспечения, позволяющего расширить практику объемного планирования продаж и операций. Это новое программное обеспечение будет поддерживать, помимо прочего, следующее:

• полное и очень быстрое моделирование как на уровне объемов, так и на уровне номенклатуры в натуральном и стоимостном выражении как внутри, так и за пределами границы во времени при планировании;

• полную интеграцию финансовых и операционных планов, позволяющую управлять бизнесом с «одним внутренним набором цифр»;

• обеспечение согласованности объемов и номенклатуры внутри границы во времени при планировании;

• запись принятых решений, вместе со связанными с этим данными для поддержки соответствия правительственным требованиям.

Некоторые из этих новых программных средств используют Excel как средство графического отображения данных. Но они, однако, способны извлекать, хранить и быстро обрабатывать значительно большие массивы данных, чем Excel.

В последнее время потенциальные пользователи и поставщики программного обеспечения часто стали задавать нам вопрос о том, какими функциями должно обладать хорошее программное обеспечение для планирования продаж и операций. Некоторые поставщики программного обеспечения уже заявляют, что у них есть такое программное обеспечение, но оно не отвечает критериям, которые мы приводим ниже.

Чтобы прояснить ситуацию, мы разработали комплекс критериев по-настоящему эффективного программного обеспечения для объемного планирования продаж и операций. При этом нами руководило желание помочь компаниям в оценке программного обеспечения, а производителям – в производстве более полнофункциональных и мощных программных продуктов.

Критерии выбора программного обеспечения делятся на две категории: а) возможности, уже существующие в Excel; б) новые возможности, отсутствующие в Excel.

Очевидно, что если поставщик программного обеспечения использует Excel как средство отображения данных, то первый комплекс требований уже выполнен. Для других программ мы предлагаем следующий список возможностей Excel, которые являются необходимыми и для нового программного обеспечения.

1. Программа Pivot Tables(«Сводные таблицы») помогает легко представить подробные фактические данные бизнеса в любом нужном разрезе во многих вариантах как со стороны спроса, так и со стороны поставок. Эта способность нужна для поиска данных для разработок и управления упрощающими допущениями на будущее, а также для исследования значительных разбросов, когда они возникают.

2. Графики– способность легко и быстро связать таблицы данных с графиками и диаграммами.

3. Удобство– возможность для пользователя легко ориентироваться в функциях и возможностях программы, включая механизм типа «управляющей панели».

4. Возможность полного и быстрого моделирования в натуральном выражении по объемам– возможность смоделировать альтернативные планы спроса (штуки, ящики, галлоны и т. д.) и поставок (часы, количество людей, тонны, складские площади и т. д.) на объемном уровне с использованием упрощающих допущений о номенклатуре. Это моделирование в натуральном выражении должно отвечать на вопрос: «Можем ли мы сделать это за пределами границы во времени при планировании?» Это моделирование должно осуществляться легко и быстро, буквально в режиме реального времени, например во время совещания руководства не должно возникать необходимости прерывать его на то время, пока моделирование будет производиться.

В дополнение к этому первоклассный набор программного обеспечения для объемного планирования продаж и операций должен позволять следующее:

5. Возможность полного и быстрого моделирования в натуральном выражении по номенклатуре– способность моделировать альтернативные планы спроса (штуки, ящики, галлоны и т. д.) и поставок (часы, количество людей, тонны и т. д.) на уровне номенклатуры, используя подробности (единицы хранения запасов). Это моделирование в натуральном выражении отвечает на вопрос: «Можем мы сделать это как внутри, так за пределами границы во времени при планировании?»

6. Полное и быстрое финансовое моделирование как объемов, так и номенклатуры,т. е. способность привязать доллары к двум предыдущим типам моделирования. После того как моделирование^) в натуральном выражении доказало(и), что мы можем это сделать, финансовое моделирование должно ответить на вопрос: «Хотим ли мы это сделать – дает ли это экономическую выгоду?»

7. Непрерывное согласование объема и номенклатуры– совокупность номенклатурных планов (как для спроса, так и для поставок) непрерывно сравнивается с объемным планом. Отклонения, где они существуют, отображаются для соответствующих пользователей.

8. Непрерывное согласование натурального и стоимостного измерения– переведенный в стоимостное выражение из натурального выражения план постоянно имеется в наличии. Он отражает самые последние изменения плана в натуральном выражении на уровне номенклатуры и/или на уровне объемов.