Филип Олт - Самое главное в PR

Исправление правописания и грамматики

Специальные программы – наборы указаний компьютеру, что делать, – могут улучшить работу копирайтера, исправив правописание и грамматические ошибки. Некоторые программы содержат орфографический словарь из более чем 100 тыс. слов и толковый словарь из более чем 10 тыс. слов. Они выявляют ошибки и предлагают более подходящие слова.

Электронная почта

Когда автор создает вариант текста для брошюры, отредактированный текст можно для отправки в печатающую компанию записать на компакт-диск. Или, если с печатающей компанией есть соответствующее компьютерное соединение, копию брошюры можно передать в электронном виде с компьютера автора на компьютер печатающей компании. Бумага не используется. Тот компьютер, в свою очередь, может загрузить текст в фотонаборную систему, из которой он выйдет в виде шрифта, готового для воспроизведения на бумаге, со вставленными заголовками. Частое сотрудничество профессионалов по связям с общественностью с клиентами и коллегами существенно возросло благодаря обмену набросками документов по электронной почте. Когда обеими сторонами используется совместимое программное обеспечение для обработки текста, графики или «настольной типографии», документы, присоединенные к электронному письму, можно открывать, редактировать и возвращать, даже если одна сторона использует «Macintosh», а на другой машине установлен Windows.

Настольная типография

Недавние усовершенствования в компьютерной технологии позволяют создавать профессионально выглядящие бюллетени и графически иллюстрированный материал на персональном компьютере прямо в офисе. Это называется настольной типографией.

Настольная типография позволяет автору и редактору PR-текстов набрасывать проекты и делать макеты отчетов, бюллетеней, брошюр и презентаций, манипулируя с текстом и графикой прямо на экране компьютера, вместо того чтобы делать это на чертежной доске. Она производит готовые для распечатывания в типографии страницы для офсетной печати.

Настольная типография экономит время и деньги. За менее чем $5 тыс. можно купить все компоненты, необходимые для производства высококачественных бюллетеней и графики: персональный компьютер, программу для обработки текста, программу для работы с графикой, программное обеспечение для верстки и лазерный принтер. Изготовление готовых для печати в типографии материалов у себя сокращает неразбериху и избавляет от затрат на услуги профессионального печатника.

Списки для почтовой рассылки

Свежие списки для почтовой рассылки жизненно важны в работе по связям с общественностью. Списки фамилий печатаются на компьютере и вводятся в его память. Перемена адреса или другие изменения можно внести, вызвав нужную фамилию и нажав на несколько клавиш. Когда требуется сделать рассылку, нужные фамилии из основного списка могут быть вызваны и напечатаны на наклейках или на индивидуальных конвертах.

Способность выбирать группы фамилий из основного списка помогает специалисту по связям с общественностью привлекать внимание целевых аудиторий. Например, представляя свои новые модели, Ford стремилась создать достаточно широкую рекламу для более чем 2 тыс. своих дилеров, расположенных в основном в сельских районах. Как сообщается в «Public Relations Journal», автопроизводитель создал компьютерный файл на каждого дилера, куда включил адрес, телефонный номер и имя местного представителя. Сочетая этот файл со своим стандартным пресс-релизом, Ford разработала 9600 специально подготовленных релизов. Каждый релиз упоминал имя локального дилера. Они отсылались по тщательно отобранным спискам рассылки в границах территории дилера.

Отделы и фирмы по связям с общественностью могут составлять свои собственные компьютерные списки медиа-контактов или покупать стандартные дискеты у компаний, составляющих справочники по прессе, таких как Bacon’s Media Source Software, которая обладает списками почтовых и электронных адресов, а также телефонных номеров почти на 30 тыс. редакторов.

Списки контактов

Схожий способ применения компьютера – когда офисы по связям с общественностью используют возможности компьютера хранить и вызывать из памяти данные для составления и регулярного обновления справочных списков отдельных лиц с их телефонными номерами и адресами, названиями должностей и другими персональными данными, которые могут формироваться в списки по различным категориям.

Онлайновые конференции

Когда два или более лица связывают свои компьютеры друг с другом по телефонной линии, они могут устроить обсуждение, обмениваясь напечатанными сообщениями. Чтобы это сделать, их компьютеры должны быть оснащены модемом (сокращенное название модулятора / демодулятора ) или подсоединены к локальной сети, например, состоящей из компьютеров университета; модем превращает электронные сигналы компьютера в сигналы, способные перемещаться по телефонной линии. Когда два компьютера могут общаться таким образом, любое число участников может присоединиться к разговору в чатах.

Онлайновые конференции становятся все более полезными в работе по связям с общественностью. Специалисты по связям с общественностью «беседуют» с клиентами и поставщиками или участвуют в форумах по профессиональным темам с группами своих коллег. Текст того, что было сказано, может быть сохранен и записан в памяти компьютера или напечатан в виде копии на бумаге с помощью принтера.

Благодаря своей мобильности – некоторые имеют размер даже с ладонь – должным образом оснащенные персональные компьютеры могут использоваться вне офиса, например во время путешествий.

Графика

Применение компьютеров для разработки притягивающего взгляд графического оформления публикаций – рисунков, графиков и таблиц, текста – стало в практике связей с общественностью новой технологией. Последние новшества в компьютерном программном обеспечении делают такое графическое оформление легко достижимиым.

Привлекательная графика придает зрительное воздействие ежегодным отчетам и публикациям сотрудников, так же как видеопрограммам и слайд-презентациям. Визуальные эффекты, пробуждающие воображение, могут быть получены при довольно скромных вложениях денег и времени. В частности, презентации с использованием слайдов могут быть существенно улучшены компьютерной графикой.

Факсимильная передача

Неоценимый инструмент в практике связей с общественностью – факсимильная передача, обычно называемая факсом. Такие часто употребляемые фразы, как «Я пошлю вам это по факсу», добавили в словарь новое понятие.